Quản lý khách trong Workspace

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Khách trong Workspace trên Google Chat được hỗ trợ trong tất cả các SKU Business và Enterprise. Khách trong Workspace sử dụng tính năng Mã hoá phía máy khách được hỗ trợ trong SKU Enterprise Plus có tiện ích bổ sung Quyền kiểm soát có đảm bảo. So sánh phiên bản của bạn

Nếu người dùng của bạn chỉ cộng tác với người dùng bên ngoài sử dụng tính năng Mã hoá phía máy khách (CSE), hãy xem bài viết Cấp quyền truy cập bên ngoài vào nội dung được mã hoá phía máy khách.

Khách là gì?

Tài khoản khách trong Workspace cho phép những người không có tài khoản trong tổ chức của bạn (chẳng hạn như một nhà thầu sử dụng hệ thống email khác) cộng tác một cách an toàn với người dùng của bạn trong các ứng dụng Google Workspace.

Cách hoạt động của tài khoản khách

Khi một người trong tổ chức của bạn gửi email được mã hoá hoặc mời người dùng bên ngoài tham gia cuộc trò chuyện, Google Workspace sẽ tạo một tài khoản khách cho người đó. Khách sẽ nhận được lời mời thiết lập tài khoản. Sau khi khách xác nhận Điều khoản dịch vụ của Google Workspace và xác nhận rằng mọi dữ liệu mà họ truy cập đều thuộc về tổ chức của bạn, họ có thể bắt đầu làm việc với người dùng của bạn.

Khách sẽ tự động được thêm vào đơn vị tổ chức Khách trong Workspace của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Tại đây, bạn có thể quản lý tài khoản của họ. Bạn có thể cập nhật thông tin của họ, kiểm soát những dịch vụ mà họ có quyền truy cập, đặt yêu cầu về mật khẩu và sử dụng các tính năng bảo mật khác. Để tăng cường bảo mật, bạn không thể di chuyển tài khoản khách sang các đơn vị tổ chức khác.

Khách có thể làm gì?

Khách truy cập Workspace có thể xem và trả lời email được mã hoá, tham gia cuộc trò chuyện, truy cập vào các tài liệu và ổ đĩa dùng chung, cũng như tham gia cuộc họp với tư cách là khách trong tổ chức của bạn.

Lưu ý: Khách không có quyền truy cập vào Gmail, Lịch Google hoặc Gemini trong Workspace. Bạn không thể thêm các nhóm này vào Nhóm động.

Hạn mức đối với tài khoản khách

Bạn sẽ nhận được 5 tài khoản khách miễn phí cho mỗi giấy phép Business và Enterprise có tính phí trong tổ chức của mình. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có 10 giấy phép người dùng trả phí, thì bạn có thể có 50 tài khoản khách.

Quản lý khách

Để hoàn tất các bước này, bạn cần có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

Thư mục Khách liệt kê tất cả tài khoản khách được tạo trong miền của tổ chức bạn, cùng với địa chỉ email, ngày truy cập gần đây nhất và trạng thái của các tài khoản đó. Bạn có thể lọc khách theo trạng thái, tìm kiếm người dùng cụ thể và quản lý họ theo nhiều cách tương tự như cách bạn quản lý người dùng trong tổ chức của mình.

Cách mở thư mục Khách:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.
2. Chuyển đến Trình đơn Thư mục Khách
3. Để lọc danh sách, hãy nhấp vào Trạng thái người dùng, chọn bộ lọc bạn muốn, rồi nhấp vào Áp dụng.
4. Để tải danh sách khách đang tương tác với người dùng trong tổ chức của bạn xuống, hãy nhấp vào nút Tải danh sách khách xuống ở đầu trang.
   • Chọn Các bộ lọc đang được áp dụng hoặc Không có bộ lọc.
   • Chọn định dạng tải xuống: Google Trang tính, Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) hoặc JSON
   • Nhấp vào Tải xuống.
5. Để thực hiện hành động đối với tài khoản khách, hãy đánh dấu vào hộp bên cạnh tên của một hoặc nhiều khách rồi nhấp vào Hành động để mở trình đơn thả xuống gồm các lựa chọn:
   • Gửi email cho người dùng: Gửi email cho một hoặc nhiều khách.
   • Tạm ngưng người dùng: Tạm thời ngưng quyền truy cập vào tài khoản của khách nhưng vẫn giữ lại dữ liệu liên quan của họ. Xin lưu ý rằng bạn không thể tạm ngưng hàng loạt khách. Tìm hiểu thêm về cách tạm ngưng quyền truy cập của khách hoặc khôi phục quyền truy cập của khách bị tạm ngưng.
   • Xoá người dùng: Xoá một hoặc nhiều khách và tất cả dữ liệu liên quan của họ. Xin lưu ý rằng người dùng vẫn có thể mời lại khách sau khi xoá. Tìm hiểu thêm về cách xoá khách hoặc khôi phục khách đã xoá gần đây.
   • Thêm vào nhóm: Thêm một hoặc nhiều khách vào các nhóm email trong tổ chức của bạn. Tìm hiểu thêm
6. Để mở trang thông tin chi tiết của khách, hãy nhấp vào Tên của họ.

Chỉnh sửa trên trang thông tin chi tiết của khách

Để hoàn tất các bước này, bạn cần có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

Khi nhấp vào tên của một khách, bạn sẽ được chuyển đến trang thông tin chi tiết của khách đó. Huy hiệu Bên ngoài màu xanh dương bên dưới tên của họ cho biết họ là khách. Địa chỉ email được tạo cho tài khoản của họ (có định dạng như user_company.com@hostorg.com.guest.google) cũng được liệt kê. Các thao tác bạn có thể thực hiện được liệt kê bên dưới địa chỉ email:

• Đặt lại mật khẩu: Tự động tạo hoặc tạo mật khẩu mới theo cách thủ công cho khách.
• Cập nhật người dùng: Cập nhật tên hoặc họ của khách. Bạn không thể cập nhật địa chỉ email chính của khách.
• Thêm địa chỉ email thay thế: Địa chỉ email thay thế không dùng được cho khách.
• Thêm vào nhóm: Tìm kiếm một nhóm rồi thêm khách.
• Email: Gửi email cho khách.
• Tạm ngưng người dùng: Tạm ngưng tài khoản khách. Hãy xem phần Bảo mật để biết thông tin chi tiết.
• Khôi phục dữ liệu: Khôi phục dữ liệu ứng dụng do khách xoá trong một khung thời gian cụ thể.
• Xoá người dùng: Xoá tài khoản của khách.
  • Người dùng vẫn có thể mời lại khách sau khi xoá. Tìm hiểu thêm về cách xoá khách.
• Thay đổi đơn vị tổ chức: Khách chỉ có thể thuộc đơn vị tổ chức Khách.

Chi tiết về người dùng

Bạn có thể cập nhật Thông tin người dùng hoặc Ứng dụng của khách. Tìm hiểu thêm về cách thay đổi tên, ảnh hoặc địa chỉ email của người dùng.

Bảo mật

Bạn có thể cập nhật chế độ cài đặt bảo mật cho khách trong thẻ Bảo mật. Tìm hiểu thêm về cách đặt lại mật khẩu của khách, cách thiết lập tính năng khôi phục mật khẩu và cách cho phép khách thêm thông tin khôi phục mật khẩu.

Groups

Bạn có thể quản lý các nhóm của khách trong thẻ Nhóm.

Điều tra

Bạn có thể kiểm tra sự kiện trong nhật ký để tìm những vấn đề liên quan đến khách trong thẻ Điều tra. Nhấp vào Xem nhật ký để mở công cụ điều tra bảo mật.

Xem miền của khách

Bạn có thể xem miền của khách trong tổ chức trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

1. Chuyển đến Trình đơn Tài khoản Miền Quản lý miền.
2. Miền khách được liệt kê là Loại miền của khách truy cập.

Thông tin và quyền truy cập vào thư mục dành cho khách

Bạn có thể chọn xem bạn có muốn khách xuất hiện trong danh bạ của tổ chức hay có thể xem danh bạ của tổ chức hay không. Tìm hiểu thêm về cách quản lý Danh bạ người dùng hoặc kiểm soát quyền truy cập và thông tin trong Danh bạ.

Cập nhật chế độ cài đặt đơn vị tổ chức Khách

Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

Theo mặc định, lời mời sử dụng tài khoản khách sẽ được bật cho tổ chức của bạn. Hầu hết các chế độ cài đặt đơn vị tổ chức Khách đều được kế thừa từ đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Bảng này liệt kê các chế độ cài đặt mặc định cho khách trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Bạn có thể quản lý các tính năng khác của tài khoản khách tuỳ thuộc vào phiên bản Google Workspace bạn sử dụng. Hãy xem phần Chế độ cài đặt bổ sung cho khách để biết thêm thông tin.

Chế độ cài đặt	Cấu hình mặc định	Kết quả
Chế độ hiển thị loại tài nguyên Workspace Trình đơn Cài đặt danh bạ Chế độ hiển thị loại tài nguyên Workspace	Không nắm rõ	Khách không thể xem Google Groups hoặc các địa chỉ liên hệ được chia sẻ trên miền của tổ chức bạn
Cài đặt hiển thị Trình đơn Danh bạ Cài đặt danh bạ Chế độ hiển thị	Không có người dùng nào	Khách không thể xem những người dùng khác trong thư mục của tổ chức bạn
Chỉnh sửa hồ sơ Trình đơn Thư mục Cài đặt thư mục Chỉnh sửa hồ sơ	Tên	Khách chỉ có thể cập nhật tên của mình
Đăng nhập một lần (SSO) thông qua nhà cung cấp dịch vụ danh tính (IDP) bên thứ ba Trình đơn Bảo mật Đăng nhập một lần (SSO) thông qua nhà cung cấp dịch vụ danh tính (IDP) bên thứ ba	ĐÃ TẮT	Khách luôn đăng nhập bằng Google và không thể sử dụng 3P IdP
Khôi phục tài khoản Trình đơn Bảo mật Khôi phục tài khoản	ĐANG BẬT	Khách có thể khôi phục tài khoản bằng email chính
Không sử dụng mật khẩu Trình đơn Bảo mật Không sử dụng mật khẩu	ĐÃ TẮT	Khách luôn phải đăng nhập bằng mật khẩu
Các tùy chọn kiểm soát API Ứng dụng bên thứ ba chưa thiết lập Trình đơn Quyền truy cập và chế độ kiểm soát dữ liệu > Chế độ kiểm soát API Cài đặt Các ứng dụng chưa được thiết lập của bên thứ ba	ĐÃ TẮT	Khách không thể truy cập vào các ứng dụng bên thứ ba chưa được thiết lập
Chuyển tiếp tự động trong Gmail Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Cài đặt cho Gmail Quyền truy cập của người dùng cuối Tự động chuyển tiếp	ĐÃ TẮT	Khách không thể tự động chuyển tiếp email đến từ tài khoản khách

Các chế độ cài đặt khác đối với khách

Bảng này liệt kê các chế độ kiểm soát bổ sung mà quản trị viên có thể áp dụng cho đơn vị tổ chức Khách Workspace, tuỳ thuộc vào phiên bản Google Workspace mà họ sử dụng. So sánh phiên bản của bạn

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
Chính sách Quyền truy cập dựa trên bối cảnh
Quy tắc tin cậy
Vault

Tắt lời mời sử dụng tài khoản khách

Theo mặc định, người dùng có thể mời khách vào tổ chức của bạn bằng tính năng Mã hoá phía máy khách (CSE) của Google Chat hoặc Gmail. Nếu không muốn người dùng có thể mời khách, bạn có thể tắt tính năng mời tài khoản khách trong Google Chat, CSE của Gmail hoặc cả hai.

Tắt lời mời tài khoản khách trong Chat

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.
2. Chuyển đến phần Trình đơn Bảo mật Quyền truy cập và chế độ kiểm soát dữ liệu Chia sẻ bên ngoài Lời mời cho khách.
3. Bỏ chọn Cho phép người dùng gửi lời mời khách đến những người bên ngoài tổ chức của bạn.
4. Nhấp vào Lưu.

Tắt lời mời sử dụng tài khoản khách trong Gmail

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản quản trị viên.
2. Chuyển đến phần Trình đơn Dữ liệu Tuân thủ Tính năng mã hoá phía máy khách Gmail Mã hoá bằng tài khoản khách.
3. Bỏ chọn Cho phép người dùng gửi thư được mã hoá phía máy khách cho những người nhận không sử dụng S/MIME.
4. Nhấp vào Lưu.