Workspace के मेहमानों को मैनेज करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Google Chat में Workspace के मेहमानों के लिए, यह सुविधा Business और Enterprise के सभी एसकेयू में उपलब्ध है. Workspace के मेहमानों के लिए, Gmail में क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा, Assured Controls ऐड-ऑन के साथ Enterprise Plus SKU में काम करती है. अपने वर्शन की तुलना करें

अगर आपके उपयोगकर्ता सिर्फ़ उन बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ मिलकर काम करेंगे जो क्लाइंट के डिवाइस पर डेटा सुरक्षित करने की सुविधा (सीएसई) का इस्तेमाल करते हैं, तो क्लाइंट के डिवाइस पर डेटा सुरक्षित करने की सुविधा (सीएसई) का इस्तेमाल करके एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किए गए कॉन्टेंट का बाहरी ऐक्सेस देना लेख पढ़ें.

मेहमान कौन होते हैं?

Workspace के मेहमान खातों की मदद से, ऐसे लोग आपके संगठन के Google Workspace ऐप्लिकेशन में सुरक्षित तरीके से सहयोग कर सकते हैं जिनके पास आपके संगठन का खाता नहीं है. जैसे, कोई ठेकेदार जो किसी दूसरे ईमेल सिस्टम का इस्तेमाल करता है.

मेहमान खाते कैसे काम करते हैं

जब आपके संगठन का कोई व्यक्ति एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किया गया ईमेल भेजता है या किसी बाहरी व्यक्ति को चैट में शामिल होने का न्योता देता है, तो Google Workspace उसके लिए मेहमान खाता बनाता है. मेहमान को अपना खाता सेट अप करने का न्योता मिलता है. मेहमान के तौर पर शामिल होने वाले व्यक्ति को Google Workspace की सेवा की शर्तों को स्वीकार करना होगा. साथ ही, उसे यह भी स्वीकार करना होगा कि वह जिस डेटा को ऐक्सेस कर रहा है वह आपके संगठन का है. इसके बाद, वह आपके उपयोगकर्ताओं के साथ काम कर सकता है.

मेहमानों को आपकी Admin console की Workspace के मेहमान संगठन इकाई में अपने-आप जोड़ दिया जाता है. यहां उनके खातों को मैनेज किया जा सकता है. आपके पास उनकी जानकारी अपडेट करने, यह कंट्रोल करने, और पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने का विकल्प होता है कि उनके पास किन सेवाओं का ऐक्सेस है. साथ ही, सुरक्षा से जुड़ी अन्य सुविधाओं का इस्तेमाल भी किया जा सकता है. सुरक्षा बढ़ाने के लिए, मेहमान खातों को अन्य संगठनात्मक इकाइयों में नहीं ले जाया जा सकता.

मेहमान क्या-क्या कर सकते हैं?

Workspace के मेहमान, एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किए गए ईमेल देख सकते हैं और उनका जवाब दे सकते हैं. वे चैट में शामिल हो सकते हैं, शेयर किए गए दस्तावेज़ों और ड्राइव को ऐक्सेस कर सकते हैं, और आपके संगठन में मेहमान के तौर पर मीटिंग में हिस्सा ले सकते हैं.

मेहमानों के लिए ईमेल की सुविधाएं

Workspace के उपयोगकर्ता के पास क्या-क्या करने की अनुमति है	क्या मेहमानों के लिए यह सुविधा उपलब्ध है?
बाहरी खातों पर एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किए गए ईमेल पाना और उनका जवाब देना	सिर्फ़ Assured Controls ऐड-ऑन के साथ

मेहमानों के लिए चैट की सुविधाएं

Workspace के उपयोगकर्ता के पास क्या-क्या करने की अनुमति है	क्या मेहमानों के लिए यह सुविधा उपलब्ध है?
स्पेस बनाएं
स्पेस ब्राउज़ करने के लिए	मेहमान सिर्फ़ उन स्पेस को ब्राउज़ कर सकते हैं जिनमें उन्हें आपके संगठन के सदस्यों ने जोड़ा है
मैसेज खोजना	मेहमान, उन चैट और स्पेस को खोज सकते हैं जिनमें वे शामिल हैं
स्पेस में शामिल होने का अनुरोध करना
डीएम में बाहरी उपयोगकर्ताओं से चैट करना
डीएम में, संगठन के उपयोगकर्ताओं के साथ चैट करना	मैसेज का अनुरोध मिलने पर
डीएम में अन्य मेहमानों से चैट करना	सिर्फ़ उसी होस्ट डोमेन से बनाए गए मेहमानों के साथ
किसी बाहरी संगठन के बनाए गए, बाहरी के तौर पर मार्क किए गए स्पेस में शामिल होना
किसी बाहरी संगठन के बनाए गए, बाहरी के तौर पर मार्क किए गए स्पेस में शामिल होना	जब आपके संगठन का कोई उपयोगकर्ता इसे जोड़ता है
डोमेन के स्पेस में शामिल होना
किसी स्पेस में अन्य लोगों को जोड़ना
स्पेस की जानकारी में बदलाव करना
लोगों के सुझावों का इस्तेमाल करना	सुझावों में सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता शामिल होते हैं जिन्होंने मेहमान को मैसेज किया है
स्पेस में लोगों को टैग करने के सुझावों का इस्तेमाल करना	सुझावों में सिर्फ़ वे उपयोगकर्ता शामिल होते हैं जिन्होंने मेहमान को मैसेज किया है
संगठन से बाहर के स्पेस के तौर पर मार्क किए गए स्पेस में फ़ाइलें अपलोड करना	एडमिन की अनुमति के साथ
किसी डीएम में फ़ाइलें अपलोड करना	एडमिन की अनुमति के साथ
बाहरी के तौर पर मार्क किए गए स्पेस में अपलोड की गई फ़ाइलें ऐक्सेस करना
डीएम में अपलोड की गई फ़ाइलें ऐक्सेस करना
किसी यूआरएल का इस्तेमाल करके सार्वजनिक जगहों को देखना
एक से ज़्यादा स्पेस में शामिल होने का न्योता मिला हो
Chat ऐप्लिकेशन ढूंढना, इंस्टॉल करना, और उन्हें इस्तेमाल करना
स्पेस में वेबहुक जोड़ना
मीटिंग में शामिल होने के अनुरोध करना
उपयोगकर्ताओं को ब्लॉक करें
उपयोगकर्ताओं की शिकायत करना
स्पेस में मौजूद मैसेज की शिकायत करना
स्पेस में इमोजी से प्रतिक्रिया देना
संगठन के उपयोगकर्ताओं के साथ डीएम में इमोजी से प्रतिक्रिया देना
पसंद के मुताबिक बनाए गए इमोजी का इस्तेमाल करके प्रतिक्रिया देना
स्पेस में टास्क बनाना, असाइन करना या उसे 'पूरा हो गया' के तौर पर मार्क करना
किसी स्पेस में @सभी का इस्तेमाल करना	स्पेस मैनेजर की अनुमति के साथ
Chat बोर्ड पर कोई मैसेज, Google Docs फ़ाइल या लिंक पिन करना

मेहमानों के लिए Drive की सुविधाएं

Workspace के उपयोगकर्ता के पास क्या-क्या करने की अनुमति है	क्या मेहमानों के लिए यह सुविधा उपलब्ध है?
किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर का नाम और ब्यौरा पढ़ना
किसी फ़ाइल का कॉन्टेंट पढ़ना
किसी फ़ोल्डर में मौजूद आइटम की सूची पढ़ना
फ़ाइल डाउनलोड करना
फ़ाइल कॉपी करना
किसी फ़ाइल में टिप्पणियां जोड़ना
किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर के नाम और जानकारी में बदलाव करना
फ़ाइल के कॉन्टेंट में बदलाव करना
बदलावों के पुराने वर्शन ऐक्सेस करना
'मेरी ड्राइव' फ़ोल्डर से आइटम हटाना
'मेरी ड्राइव' फ़ोल्डर में मौजूद आइटम शेयर करना
शेयर की गई ड्राइव में मौजूद किसी आइटम को शेयर करना
शेयर की गई ड्राइव का फ़ोल्डर शेयर करना
शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें जोड़ना
शेयर की गई ड्राइव का नाम या जानकारी में बदलाव करना
शेयर की गई ड्राइव में सदस्यों को जोड़ना
फ़ाइल की अनुमतियों के बारे में ज़्यादा जानकारी ऐक्सेस करना
शेयर की गई ड्राइव में मौजूद आइटम को फिर से व्यवस्थित करना
शेयर की गई ड्राइव से बाहर आइटम ले जाना
आइटम को ट्रैश में ले जाना
ट्रैश से आइटम वापस लाना
ट्रैश खाली करना
किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर को मिटाना
शेयर की गई ड्राइव में मौजूद आइटम मिटाना
खाली शेयर की गई ड्राइव को मिटाना

मेहमानों के लिए Meet की सुविधाएं

Workspace के उपयोगकर्ता के पास क्या-क्या करने की अनुमति है	क्या मेहमानों के लिए यह सुविधा उपलब्ध है?
किसी ऐसे Meet कॉल में शामिल होना जिसे किसी इंटरनल यूज़र ने Chat से न्योता भेजा है

ध्यान दें: मेहमानों के पास Workspace में Gmail, Google Calendar या Gemini का ऐक्सेस नहीं होता. इन्हें डाइनैमिक ग्रुप में शामिल नहीं किया जा सकता.

मेहमान खाते की सीमाएं

आपको अपने संगठन में, Business और Enterprise के हर पेड लाइसेंस के लिए पांच मुफ़्त गेस्ट खाते मिलते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपके संगठन के पास पैसे चुकाकर लिए गए 10 उपयोगकर्ता लाइसेंस हैं, तो आपके पास 50 मेहमान खाते हो सकते हैं.

मेहमान खाते के लिए न्योते भेजने की सुविधा बंद करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके उपयोगकर्ता Google Chat या Gmail की क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन (सीएसई) सुविधा का इस्तेमाल करके, मेहमानों को आपके संगठन में शामिल होने का न्योता भेज सकते हैं. अगर आपको अपने उपयोगकर्ताओं को मेहमानों को न्योता भेजने की अनुमति नहीं देनी है, तो Google Chat, Gmail CSE या दोनों में मेहमान खाते के न्योते भेजने की सुविधा बंद की जा सकती है.

Chat में मेहमान खाते के न्योते पाने की सुविधा बंद करना

एडमिन खाते से Google Admin console में साइन इन करें.
मेन्यू सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल बाहरी शेयरिंग मेहमानों को न्योता पर जाएं.
उपयोगकर्ताओं को अपने संगठन से बाहर के लोगों को मेहमान के तौर पर न्योते भेजने की अनुमति दें से सही का निशान हटाएं.
सेव करें पर क्लिक करें.

Gmail में मेहमान खाते के न्योते पाने की सुविधा बंद करना

एडमिन खाते से Google Admin console में साइन इन करें.
मेन्यू डेटा अनुपालन क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन Gmail मेहमान खातों के साथ एन्क्रिप्शन पर जाएं.
उपयोगकर्ताओं को उन लोगों को क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन वाले मैसेज भेजने की अनुमति दें जो S/MIME एन्क्रिप्शन की सुविधा इस्तेमाल नहीं करते को अनचेक करें.
सेव करें पर क्लिक करें.