Workspace-Gäste verwalten

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Workspace-Gastnutzer in Google Chat werden in allen Business- und Enterprise-Versionen unterstützt. Workspace-Gastkonten in clientseitiger Verschlüsselung in Gmail werden in Enterprise Plus-Versionen mit dem Assured Controls-Add-on unterstützt. Versionen vergleichen

Wenn Ihre Nutzer nur mit externen Nutzern zusammenarbeiten, die die clientseitige Verschlüsselung (Client-side Encryption, CSE) verwenden, lesen Sie den Hilfeartikel Externen Zugriff auf clientseitig verschlüsselte Inhalte gewähren.

Was sind Gäste?

Mit Workspace-Gastkonten können Personen, die keine Konten in Ihrer Organisation haben, z. B. Auftragnehmer, die ein anderes E‑Mail-System verwenden, sicher mit Ihren Nutzern in Google Workspace-Apps zusammenarbeiten.

So funktionieren Gastkonten

Wenn jemand in Ihrer Organisation eine verschlüsselte E‑Mail sendet oder einen externen Nutzer zu einem Chat einlädt, wird in Google Workspace ein Gastkonto für ihn erstellt. Der Gast erhält eine Einladung, sein Konto einzurichten. Nachdem der Gast die Google Workspace-Nutzungsbedingungen und die Tatsache bestätigt hat, dass alle Daten, auf die er zugreift, Ihrer Organisation gehören, kann er mit Ihren Nutzern zusammenarbeiten.

Gäste werden automatisch der Organisationseinheit Workspace-Gäste in der Admin-Konsole hinzugefügt, in der Sie ihre Konten verwalten können. Sie können die Informationen der Nutzer aktualisieren, festlegen, auf welche Dienste sie Zugriff haben, Passwortanforderungen festlegen und andere Sicherheitsfunktionen verwenden. Aus Sicherheitsgründen können Gastkonten nicht in andere Organisationseinheiten verschoben werden.

Was können Gäste tun?

Workspace-Gäste können verschlüsselte E‑Mails ansehen und darauf antworten, Chats beitreten, auf freigegebene Dokumente und Ablagen zugreifen und als Gast an Besprechungen in Ihrer Organisation teilnehmen.

Hinweis:Gäste haben keinen Zugriff auf Gmail, Google Kalender oder Gemini in Workspace. Sie können nicht in dynamische Gruppen aufgenommen werden.

Limits für Gastkonten

Sie erhalten pro bezahlter Business- und Enterprise-Lizenz in Ihrer Organisation fünf kostenlose Gastkonten. Wenn Ihre Organisation beispielsweise 10 bezahlte Nutzerlizenzen hat, können Sie 50 Gastkonten haben.

Gäste verwalten

Zur Durchführung dieser Schritte ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle benötigten Einstellungen.

Im Verzeichnis Gäste werden alle Gastkonten aufgeführt, die unter der Domain Ihrer Organisation erstellt wurden, zusammen mit ihren E-Mail-Adressen, dem Datum des letzten Zugriffs und dem Status. Sie können Gäste nach Status filtern, nach bestimmten Nutzern suchen und sie auf viele der gleichen Arten verwalten wie die Nutzer Ihrer Organisation.

So öffnen Sie das Verzeichnis Gäste:

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.
2. Klicken Sie auf das Dreistrich-Menü Verzeichnis Gäste.
3. Wenn Sie die Liste filtern möchten, klicken Sie auf Nutzerstatus, wählen Sie den gewünschten Filter aus und klicken Sie dann auf Übernehmen.
4. Wenn Sie eine Liste der Gäste herunterladen möchten, die mit Nutzern in Ihrer Organisation interagieren, klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Gäste herunterladen.
   • Wählen Sie Aktuell angewendete Filter oder Keine Filter aus.
   • Wählen Sie das Downloadformat aus: Google Sheets, Kommagetrennte Werte (CSV) oder JSON.
   • Klicken Sie auf Herunterladen.
5. Wenn Sie Aktionen für Gastkonten ausführen möchten, setzen Sie ein Häkchen neben dem Namen eines oder mehrerer Gäste und klicken Sie auf Aktionen, um ein Drop-down-Menü mit Optionen zu öffnen:
   • E-Mail an Nutzer senden:Senden Sie eine E-Mail an einen oder mehrere Gäste.
   • Nutzer sperren:Sperren Sie den Zugriff eines Gastes auf sein Konto vorübergehend, behalten Sie aber die zugehörigen Daten bei. Hinweis: Gäste können nicht im Bulk-Verfahren gesperrt werden. Weitere Informationen zum Sperren von Gästen und Wiederherstellen gesperrter Gäste
   • Nutzer löschen:Sie können einen oder mehrere Gäste und alle zugehörigen Daten löschen. Hinweis: Ihre Nutzer können Gäste nach dem Löschen wieder einladen. Weitere Informationen zum Löschen von Gästen und zum Wiederherstellen kürzlich gelöschter Gäste
   • Zu Gruppen hinzufügen:Fügen Sie einer oder mehreren E‑Mail-Gruppen in Ihrer Organisation einen oder mehrere Gäste hinzu. Weitere Informationen
6. Klicken Sie auf den Namen eines Gastes, um die Detailseite zu öffnen.

Änderungen auf der Detailseite eines Gastes vornehmen

Zur Durchführung dieser Schritte ist die Berechtigung Nutzerverwaltung erforderlich. Andernfalls sehen Sie möglicherweise nicht alle benötigten Einstellungen.

Wenn Sie auf den Namen eines Gastes klicken, gelangen Sie zur Detailseite des Gastes. Ein blaues Extern-Symbol unter dem Namen zeigt an, dass es sich um einen Gast handelt. Die für das Konto erstellte E‑Mail-Adresse (im Format user_company.com@hostorg.com.guest.google) wird ebenfalls aufgeführt. Die möglichen Aktionen werden unter der E‑Mail-Adresse aufgeführt:

• Passwort zurücksetzen:Sie können automatisch ein neues Passwort für den Gast generieren oder manuell erstellen.
• Nutzer aktualisieren:Aktualisieren Sie den Vor- oder Nachnamen des Gastes. Die primäre E‑Mail-Adresse eines Gastes kann nicht aktualisiert werden.
• Alternative E‑Mail-Adressen hinzufügen:Alternative E‑Mail-Adressen sind für Gastkonten nicht verfügbar.
• Zu Gruppen hinzufügen:Suchen Sie nach einer Gruppe und fügen Sie den Gast hinzu.
• E‑Mail:Senden Sie eine E‑Mail an den Gast.
• Nutzer sperren:Das Gastkonto wird gesperrt. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit.
• Daten wiederherstellen:Stellen Sie App-Daten wieder her, die vom Gast in einem bestimmten Zeitraum gelöscht wurden.
• Nutzer löschen:Das Konto des Gastes wird gelöscht.
  • Ihre Nutzer können Gäste nach dem Löschen weiterhin wieder einladen. Weitere Informationen zum Löschen von Gästen
• Organisationseinheit ändern:Gäste können nur in der Organisationseinheit „Gäste“ sein.

Nutzerdetails

Sie können die Nutzerinformationen oder Apps eines Gastnutzers aktualisieren. Weitere Informationen zum Ändern des Namens, Fotos oder der E‑Mail-Adresse eines Nutzers

Sicherheit

Sie können die Sicherheitseinstellungen für einen Gast auf dem Tab Sicherheit aktualisieren. Weitere Informationen zum Zurücksetzen des Passworts eines Gastes, Einrichten der Passwortwiederherstellung und Gästen erlauben, Details zur Passwortwiederherstellung hinzuzufügen

Gruppen

Sie können die Gruppen eines Gastes auf dem Tab Gruppen verwalten.

Untersuchen

Auf dem Tab Untersuchen können Sie Protokollereignisse nach Problemen im Zusammenhang mit einem Gast durchsuchen. Klicken Sie auf Logs ansehen, um das Tool zur Sicherheitsanalyse zu öffnen.

Gastdomains ansehen

Sie können die Domains der Gastnutzer Ihrer Organisation in der Admin-Konsole ansehen.

1. Gehen Sie zum Menü Konto Domains Domains verwalten.
2. Gastdomains werden als Domaintyp der Besucher aufgeführt.

Verzeichniseintrag und Zugriff für Gäste

Sie können festlegen, ob Gäste im Verzeichnis Ihrer Organisation angezeigt werden sollen oder es sehen können. Weitere Informationen zum Verwalten des Nutzerverzeichnisses und zum Steuern des Verzeichniszugriffs und der Einträge

Einstellungen für die Organisationseinheit „Gäste“ aktualisieren

Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

Einladungen für Gastkonten sind für Ihre Organisation standardmäßig aktiviert. Die meisten Einstellungen für die Organisationseinheit Gäste werden von Ihrer obersten Organisationseinheit übernommen. In der Tabelle sind die Standardeinstellungen für Gäste in der Admin-Konsole aufgeführt.

Je nach Google Workspace-Version können Sie möglicherweise zusätzliche Gastkontofunktionen verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Gasteinstellungen.

Einstellung	Standardkonfiguration	Ergebnis
Sichtbarkeit des Workspace-Ressourcentyps Menü  Verzeichniseinstellungen  Sichtbarkeit des Workspace-Ressourcentyps	Keine Sichtbarkeit	Gäste können die Google-Gruppen oder freigegebenen Domainkontakte Ihrer Organisation nicht sehen.
Sichtbarkeitseinstellungen Menü  Verzeichnis  Verzeichniseinstellungen  Sichtbarkeitseinstellungen	Keine Nutzer	Gäste können keine anderen Nutzer im Verzeichnis Ihrer Organisation sehen.
Profilbearbeitung Menü  „Verzeichnis“  „Verzeichniseinstellungen“  „Profilbearbeitung“	Name	Gäste können nur ihren Namen aktualisieren
SSO mit externen IdPs Menü  Sicherheit  SSO mit externen IdPs	AUS	Gäste melden sich immer mit Google an und können keine externen Identitätsanbieter verwenden.
Kontowiederherstellung Menü  Sicherheit  Kontowiederherstellung	AKTIVIERT	Gäste können ihre Konten über ihre primäre E-Mail-Adresse wiederherstellen.
Passwortlos Menü  „Sicherheit“  „Passwortlos“	AUS	Gäste müssen sich immer mit ihrem Passwort anmelden
API-Steuerung Nicht konfigurierte Drittanbieter-Apps Menü  „Zugriffs- und Datenkontrolle“ > „API-Steuerung“  „Einstellungen“  „Nicht konfigurierte Drittanbieter-Apps“	AUS	Gäste können nicht auf nicht konfigurierte Drittanbieter-Apps zugreifen
Automatische Weiterleitung in Gmail Menü  Apps  Google Workspace  Einstellungen für Gmail  Endnutzerzugriff  Automatische Weiterleitung	AUS	Gäste können eingehende E‑Mails aus ihrem Gastkonto nicht automatisch weiterleiten.

Zusätzliche Gasteinstellungen

In der Tabelle sind zusätzliche Einstellungen aufgeführt, die Administratoren je nach Google Workspace-Version auf die Organisationseinheit Workspace-Gäste anwenden können. Versionen vergleichen

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
Richtlinien für den kontextsensitiven Zugriff
Vertrauensregeln
Google Vault

Einladungen für Gastkonten deaktivieren

Standardmäßig können Ihre Nutzer Gäste über Google Chat oder die clientseitige Verschlüsselung (Client-side Encryption, CSE) von Gmail in Ihre Organisation einladen. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Nutzer Gäste einladen können, können Sie Einladungen für Gastkonten entweder in Google Chat, in Gmail CSE oder in beiden deaktivieren.

Einladungen für Gastkonten in Google Chat deaktivieren

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.
2. Öffnen Sie das Dreistrich-Menü Sicherheit Zugriffs- und Datenkontrolle Externe Freigabe Gast-Einladungen.
3. Deaktivieren Sie Nutzern erlauben, Gasteinladungen an Personen außerhalb Ihrer Organisation zu senden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Einladungen für Gastkonten in Gmail deaktivieren

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.
2. Rufen Sie das Menü Daten Compliance Clientseitige Verschlüsselung Gmail Verschlüsselung mit Gastkonten auf.
3. Deaktivieren Sie Nutzern erlauben, clientseitig verschlüsselte Nachrichten an Empfänger zu senden, die S/MIME nicht verwenden.
4. Klicken Sie auf Speichern.