จัดการผู้มาเยือน Workspace

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้: แขกรับเชิญใน Workspace ใน Google Chat ได้รับการรองรับใน SKU ของ Business และ Enterprise ทั้งหมด ระบบรองรับผู้เข้าร่วม Workspace ใน Gmail การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ใน SKU ของ Enterprise Plus ที่มีส่วนเสริม Assured Controls เปรียบเทียบ รุ่นของคุณ

หากผู้ใช้จะทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกที่ใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ (CSE) เท่านั้น โปรดดูให้สิทธิ์เข้าถึงจากภายนอกสำหรับเนื้อหาที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์

ผู้เข้าร่วมคืออะไร

บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวของ Workspace ช่วยให้ผู้ที่ไม่มีบัญชีในองค์กรของคุณ เช่น ผู้รับเหมาที่ใช้ระบบอีเมลอื่น สามารถทำงานร่วมกับผู้ใช้ของคุณในแอป Google Workspace ได้อย่างปลอดภัย

วิธีการทำงานของบัญชีผู้มาเยือน

เมื่อมีคนในองค์กรส่งอีเมลที่เข้ารหัสหรือเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าร่วมแชท Google Workspace จะสร้างบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวให้ แขกรับเชิญจะได้รับคำเชิญให้ตั้งค่าบัญชี หลังจากแขกรับเชิญรับทราบข้อกำหนดในการให้บริการของ Google Workspace และรับทราบว่าข้อมูลใดก็ตามที่แขกรับเชิญเข้าถึงเป็นขององค์กรของคุณแล้ว แขกรับเชิญจะเริ่มทำงานร่วมกับผู้ใช้ของคุณได้

ระบบจะเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวลงในหน่วยขององค์กร Workspace Guests ของคอนโซลผู้ดูแลระบบโดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถจัดการบัญชีของผู้ใช้ชั่วคราวได้ คุณสามารถอัปเดตข้อมูล ควบคุมบริการที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง กำหนดข้อกำหนดของรหัสผ่าน และใช้ฟีเจอร์ความปลอดภัยอื่นๆ ได้ เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้น คุณจะย้ายบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวไปยังหน่วยขององค์กรอื่นไม่ได้

สิ่งที่แขกรับเชิญทำได้

ผู้เข้าร่วม Workspace สามารถดูและตอบอีเมลที่เข้ารหัส เข้าร่วมแชท เข้าถึงเอกสารและไดรฟ์ที่แชร์ รวมถึงเข้าร่วมการประชุมในฐานะผู้เข้าร่วมในองค์กรของคุณได้

หมายเหตุ: แขกรับเชิญจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Gmail, Google ปฏิทิน หรือ Gemini ใน Workspace และไม่สามารถรวมไว้ในกลุ่มแบบไดนามิกได้

ขีดจำกัดบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว

คุณจะได้รับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวฟรี 5 บัญชีสำหรับใบอนุญาต Business และ Enterprise ที่ชำระเงินแล้วทุกใบในองค์กร เช่น หากองค์กรมีใบอนุญาตผู้ใช้แบบชำระเงิน 10 รายการ คุณจะมีบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวได้ 50 บัญชี

การจัดการแขกรับเชิญ

คุณต้องมีสิทธิ์ในการจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสมจึงจะทำขั้นตอนเหล่านี้ได้ หากไม่มี สิทธิ์ที่ถูกต้อง คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำ ขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ

ไดเรกทอรีผู้ใช้ชั่วคราวแสดงบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวทั้งหมดที่สร้างภายใต้โดเมนขององค์กร พร้อมกับอีเมล วันที่เข้าถึงล่าสุด และสถานะ คุณสามารถกรองแขกรับเชิญตามสถานะ ค้นหาผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจง และจัดการ ผู้ใช้เหล่านั้นได้ในหลายๆ วิธีเดียวกับที่คุณจัดการผู้ใช้ขององค์กร

วิธีเปิดไดเรกทอรีแขกรับเชิญ

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
2. ไปที่เมนู ไดเรกทอรี ผู้มาเยือน
3. หากต้องการกรองรายการ ให้คลิกสถานะผู้ใช้ เลือกตัวกรองที่ต้องการ แล้วคลิกใช้
4. หากต้องการดาวน์โหลดรายชื่อผู้ใช้ชั่วคราวที่โต้ตอบกับผู้ใช้ในองค์กร ให้คลิกปุ่มดาวน์โหลดผู้ใช้ชั่วคราวที่ด้านบนของหน้า
   • เลือกตัวกรองที่ใช้อยู่หรือไม่มีตัวกรอง
   • เลือกรูปแบบการดาวน์โหลดเป็น Google ชีต ค่าที่คั่นด้วยคอมมา (CSV) หรือ JSON
   • คลิกดาวน์โหลด
5. หากต้องการดำเนินการกับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว ให้เลือกช่องข้างชื่อของผู้ใช้ชั่วคราวอย่างน้อย 1 ราย แล้วคลิกการดำเนินการเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงของตัวเลือกต่อไปนี้
   • ผู้ใช้ที่ใช้อีเมล: ส่งอีเมลถึงแขกรับเชิญอย่างน้อย 1 คน
   • ระงับผู้ใช้: ระงับไม่ให้แขกเข้าถึงบัญชีของตนเป็นการชั่วคราว แต่ยังคงเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถระงับสิทธิ์ผู้เข้าร่วมพร้อมกันหลายคนได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการระงับ ผู้ใช้ชั่วคราวหรือการคืนสิทธิให้ผู้ใช้ชั่วคราวที่ถูกระงับ
   • ลบผู้ใช้: ลบผู้มาเยือนอย่างน้อย 1 คนและข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง โปรดทราบว่าผู้ใช้จะยังคงเชิญแขกกลับมาได้อีกครั้งหลังจากลบไปแล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบแขกรับเชิญหรือการกู้คืนแขกรับเชิญที่ลบไปล่าสุด
   • เพิ่มลงในกลุ่ม: เพิ่มผู้เข้าร่วมอย่างน้อย 1 คนลงในกลุ่มอีเมลภายในองค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
6. หากต้องการเปิดหน้ารายละเอียดของแขกรับเชิญ ให้คลิกชื่อของแขกรับเชิญ

ทำการเปลี่ยนแปลงในหน้ารายละเอียดของแขกรับเชิญ

คุณต้องมีสิทธิ์ในการจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสมจึงจะทำขั้นตอนเหล่านี้ได้ หากไม่มี สิทธิ์ที่ถูกต้อง คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำ ขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ

การคลิกชื่อแขกจะนำคุณไปยังหน้ารายละเอียดของแขก ป้ายภายนอกสีน้ำเงินใต้ชื่อจะระบุว่าบุคคลนั้นเป็นแขกรับเชิญ นอกจากนี้ ยังแสดงอีเมล ที่สร้างขึ้นสำหรับบัญชีของบุคคลนั้นในรูปแบบ user_company.com@hostorg.com.guest.google ด้วย การดำเนินการที่คุณทำได้ จะแสดงอยู่ใต้อีเมล

• รีเซ็ตรหัสผ่าน: สร้างรหัสผ่านใหม่โดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง สำหรับแขกรับเชิญ
• อัปเดตผู้ใช้: อัปเดตชื่อหรือนามสกุลของแขกรับเชิญ อัปเดตอีเมลหลักของแขกรับเชิญไม่ได้
• เพิ่มอีเมลอื่น: อีเมลอื่นไม่พร้อมใช้งานสำหรับแขกรับเชิญ
• เพิ่มลงในกลุ่ม: ค้นหากลุ่มแล้วเพิ่มผู้เข้าร่วม
• อีเมล: ส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วม
• ระงับผู้ใช้: ระงับบัญชีผู้มาเยือน ดูรายละเอียดได้ที่ความปลอดภัย
• กู้คืนข้อมูล: กู้คืนข้อมูลแอปที่แขกลบในช่วงระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจง
• ลบผู้ใช้: ลบบัญชีของแขกรับเชิญ
  • ผู้ใช้จะยังเชิญแขกรับเชิญกลับมาได้อีกครั้งหลังจากลบไปแล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบ ผู้มาเยือน
• เปลี่ยนหน่วยขององค์กร: ผู้เข้าร่วมจะอยู่ในหน่วยขององค์กร "ผู้เข้าร่วม" เท่านั้น

รายละเอียดผู้ใช้

คุณอัปเดตข้อมูลผู้ใช้หรือแอปของแขกได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การเปลี่ยนชื่อ รูปภาพ หรืออีเมลของผู้ใช้

ความปลอดภัย

คุณอัปเดตการตั้งค่าความปลอดภัยสำหรับผู้มาเยือนได้ในแท็บความปลอดภัย ดูข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับการรีเซ็ตรหัสผ่านของแขก การตั้งค่าการกู้คืนรหัสผ่าน และการอนุญาตให้แขกเพิ่มรายละเอียด การกู้คืนรหัสผ่าน

กลุ่ม

คุณจัดการกลุ่มของแขกได้ในแท็บกลุ่ม

ตรวจสอบ

คุณสามารถตรวจสอบเหตุการณ์ในบันทึกเพื่อดูปัญหาที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้ชั่วคราวได้ในแท็บตรวจสอบ คลิกดูบันทึกเพื่อเปิดเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย

ดูโดเมนของผู้เข้าพัก

คุณดูโดเมนของผู้เข้าร่วมขององค์กรได้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

1. ไปที่เมนู บัญชี โดเมน จัดการโดเมน
2. โดเมนของผู้เข้าร่วมจะแสดงเป็นประเภทโดเมนของผู้เข้าชม

การแสดงข้อมูลในไดเรกทอรีและการเข้าถึงสำหรับผู้มาเยือน

คุณเลือกได้ว่าจะให้ผู้มาเยือนปรากฏในหรือดูไดเรกทอรีขององค์กรได้หรือไม่ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการไดเรกทอรีผู้ใช้หรือควบคุมการเข้าถึงและข้อมูลในไดเรกทอรี

อัปเดตการตั้งค่าหน่วยขององค์กรสำหรับผู้ใช้ที่เป็นแขกรับเชิญ

คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้

ระบบจะเปิดใช้คำเชิญบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวให้กับองค์กรของคุณโดยค่าเริ่มต้น การตั้งค่าหน่วยขององค์กรสำหรับผู้มาเยือนส่วนใหญ่จะรับมาจากหน่วยขององค์กรระดับบนสุด ตารางนี้แสดงการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับผู้มาเยือนในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

คุณอาจจัดการฟีเจอร์เพิ่มเติมของบัญชีผู้มาเยือนได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ รุ่น Google Workspace ที่คุณใช้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่การตั้งค่าแขกรับเชิญเพิ่มเติม

การตั้งค่า	การกำหนดค่าเริ่มต้น	ผลลัพธ์
ระดับการเข้าถึงประเภททรัพยากร Workspace เมนู การตั้งค่าไดเรกทอรี ระดับการเข้าถึงประเภททรัพยากร Workspace	ไม่มีการมองเห็น	แขกรับเชิญจะดู Google Groups หรือรายชื่อติดต่อที่แชร์ในโดเมนขององค์กรไม่ได้
การตั้งค่าระดับการเข้าถึง เมนู ไดเรกทอรี การตั้งค่าไดเรกทอรี การตั้งค่าระดับการเข้าถึง	ไม่มีผู้ใช้	ผู้มาเยือนจะมองไม่เห็นผู้ใช้คนอื่นๆ ในไดเรกทอรีขององค์กร
การแก้ไขโปรไฟล์ เมนู ไดเรกทอรี การตั้งค่าไดเรกทอรี การแก้ไขโปรไฟล์	ชื่อ	ผู้เข้าร่วมจะอัปเดตได้เฉพาะชื่อของตนเอง
SSO ด้วย IDP บุคคลที่สาม เมนู ความปลอดภัย SSO ด้วย IdP บุคคลที่สาม	ปิด	ผู้เข้าร่วมจะลงชื่อเข้าใช้ด้วย Google เสมอและใช้ 3P IdP ไม่ได้
การกู้คืนบัญชี เมนู ความปลอดภัย การกู้คืนบัญชี	เปิด	ผู้เข้าร่วมสามารถกู้คืนบัญชีได้โดยใช้อีเมลหลัก
ไม่มีรหัสผ่าน เมนู ความปลอดภัย ไม่มีรหัสผ่าน	ปิด	ผู้ใช้ชั่วคราวต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยรหัสผ่านเสมอ
การควบคุม API แอปของบุคคลที่สามที่ไม่ได้กำหนดค่าไว้ เมนู การเข้าถึงและการควบคุมข้อมูล > การควบคุม API การตั้งค่า แอปของบุคคลที่สามที่ไม่ได้กำหนดค่า	ปิด	แขกรับเชิญจะเข้าถึงแอปของบุคคลที่สามที่ไม่ได้กำหนดค่าไว้ไม่ได้
การส่งต่ออัตโนมัติของ Gmail เมนู แอป Google Workspace การตั้งค่าสำหรับ Gmail สิทธิ์เข้าถึงของผู้ใช้ปลายทาง การส่งต่ออัตโนมัติ	ปิด	ผู้ใช้ชั่วคราวจะส่งต่ออีเมลขาเข้าจากบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวโดยอัตโนมัติไม่ได้

การตั้งค่าผู้เข้าร่วมเพิ่มเติม

ตารางนี้แสดงการควบคุมเพิ่มเติมที่ผู้ดูแลระบบใช้กับหน่วยขององค์กรแขกรับเชิญใน Workspace ได้โดยขึ้นอยู่กับรุ่นของ Google Workspace เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
นโยบายการเข้าถึงแบบ Context-Aware
กฎการเชื่อถือ
ห้องนิรภัย

ปิดคำเชิญให้ใช้บัญชีผู้ใช้ชั่วคราว

โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้จะเชิญผู้มาเยือนไปยังองค์กรได้โดยใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ (CSE) ของ Google Chat หรือ Gmail หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้เชิญแขกได้ คุณสามารถปิดคำเชิญบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวใน Google Chat, CSE ของ Gmail หรือทั้ง 2 อย่าง

ปิดคำเชิญให้ใช้บัญชีผู้มาเยือนใน Chat

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
2. ไปที่เมนู ความปลอดภัย การเข้าถึงและการควบคุมข้อมูล การแชร์ภายนอก คำเชิญสำหรับแขกรับเชิญ
3. ยกเลิกการเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งคำเชิญสำหรับผู้เข้าร่วมไปยังบุคคลภายนอกองค์กร
4. คลิกบันทึก

ปิดคำเชิญให้ใช้บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวใน Gmail

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
2. ไปที่เมนู ข้อมูล การปฏิบัติตามข้อกำหนด การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ Gmail การเข้ารหัสด้วยบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว
3. ยกเลิกการเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ถึงผู้รับที่ไม่ได้ใช้ S/MIME
4. คลิกบันทึก