管理 Workspace 訪客

支援這項功能的版本：所有 Business 和 Enterprise SKU 都支援 Google Chat 的 Workspace 訪客。如果使用 Enterprise Plus SKU 並搭配安全控管外掛程式，即可在 Gmail 用戶端加密中使用 Workspace 訪客。比較版本

如果使用者只會與採用用戶端加密 (CSE) 的外部使用者協作，請參閱「開放外部人士存取用戶端加密內容」。

什麼是邀請對象？

如果使用者沒有貴機構的帳戶 (例如使用其他電子郵件系統的約聘人員)，Workspace 訪客帳戶可讓他們在 Google Workspace 應用程式中，與貴機構使用者安全地協作。

訪客帳戶的運作方式

當貴機構中的使用者傳送加密電子郵件，或邀請外部使用者加入即時通訊時，Google Workspace 會為對方建立訪客帳戶。系統會傳送邀請給訪客，要求對方設定帳戶。訪客確認接受 Google Workspace 服務條款，並瞭解他們存取的任何資料都屬於貴機構後，即可開始與使用者協作。

系統會自動將訪客新增至管理控制台的「Workspace 訪客」組織單位，方便您管理訪客帳戶。您可以更新使用者資訊、控管使用者可存取的服務、設定密碼規定，以及使用其他安全性功能。為提高安全性，無法將訪客帳戶移至其他機構單位。

訪客可以執行哪些操作？

Workspace 訪客可以查看及回覆已加密電子郵件、加入即時通訊、存取共用文件和雲端硬碟，以及以貴機構訪客的身分參加會議。

注意：訪客無法在 Workspace 中存取 Gmail、Google 日曆或 Gemini in Workspace。無法納入動態群組。

訪客帳戶相關限制

貴機構每購買一個 Business 和 Enterprise 付費授權，即可免費獲得 5 個訪客帳戶。舉例來說，如果貴機構有 10 個付費使用者授權，則可擁有 50 個訪客帳戶。

管理來賓

如要完成這些步驟，您必須取得適當的使用者管理權限。否則看不到執行步驟所需的完整控制選項。

「訪客」目錄會列出在貴機構網域下建立的所有訪客帳戶，以及這些帳戶的電子郵件地址、上次存取日期和狀態。您可以依狀態篩選訪客、搜尋特定使用者，並以與管理機構使用者類似的方式管理訪客。

如要開啟「Guests」目錄：

1. 使用管理員帳戶登入 Google 管理控制台。
2. 依序點選「選單」「目錄」「訪客」
3. 如要篩選清單，請按一下「使用者狀態」，選取所需篩選條件，然後按一下「套用」。
4. 如要下載與貴機構使用者互動的訪客清單，請按一下頁面頂端的「下載訪客」按鈕。
   • 選擇「目前套用的篩選條件」或「不套用篩選條件」。
   • 選擇下載格式：「Google 試算表」、「逗號分隔值檔案 (CSV)」或「JSON」。
   • 點選 [下載]。
5. 如要對邀請對象帳戶採取動作，請勾選一或多位邀請對象名稱旁邊的方塊，然後點選「動作」開啟選項下拉式選單：
   • 傳送電子郵件給使用者：傳送電子郵件給一或多位邀請對象。
   • 暫停使用者：暫時禁止訪客存取帳戶，但保留相關資料。請注意，你無法大量停權房客。進一步瞭解如何暫停來賓或還原暫停的來賓。
   • 刪除使用者：刪除一或多位訪客和所有相關資料。請注意，使用者刪除邀請後，仍可再次邀請訪客。進一步瞭解如何刪除訪客或還原最近刪除的訪客。
   • 新增至群組：將一或多位邀請對象新增至貴機構的電子郵件群組。瞭解詳情
6. 如要開啟訪客的詳細資料頁面，請按一下對方的姓名。

在房客詳細資料頁面中進行變更

如要完成這些步驟，您必須取得適當的使用者管理權限。否則看不到執行步驟所需的完整控制選項。

按一下訪客姓名即可前往詳細資料頁面。如果名稱下方顯示藍色的「外部」標記，表示對方是訪客。系統也會列出為帳戶建立的電子郵件地址，格式為 user_company.com@hostorg.com.guest.google。電子郵件地址下方會列出可採取的行動：

• 重設密碼：自動產生或手動建立訪客的新密碼。
• 更新使用者：更新訪客的名字或姓氏。無法更新訪客的主要電子郵件地址。
• 新增備用電子郵件地址：備用電子郵件地址不適用於訪客。
• 新增至群組：搜尋群組並新增邀請對象。
• 電子郵件：傳送電子郵件給邀請對象。
• 將使用者停權：將訪客帳戶停權。詳情請參閱「安全性」一節。
• 還原資料：還原訪客在特定時間範圍內刪除的應用程式資料。
• 刪除使用者：刪除訪客帳戶。
  • 使用者刪除邀請後，仍可再次邀請來賓。進一步瞭解如何刪除訪客。
• 變更機構單位：訪客只能加入「訪客」機構單位。

使用者詳細資訊

您可以更新訪客的「使用者資訊」或「應用程式」。進一步瞭解如何變更使用者的名稱、相片或電子郵件地址。

安全性

您可以在「安全性」分頁中更新訪客的安全設定。進一步瞭解如何重設訪客密碼、設定密碼救援資訊，以及允許訪客新增密碼救援詳細資料。

群組

你可以在「群組」分頁中管理訪客的群組。

調查

您可以在「調查」分頁中，查看與訪客相關的記錄事件。按一下「查看記錄」開啟安全性調查工具。

查看邀請對象網域

您可以在管理控制台中查看貴機構訪客的網域。

1. 依序點選「選單」「帳戶」「網域」 「管理網域」。
2. 訪客網域會列為「訪客網域類型」。

訪客的目錄資訊和存取權

您可以選擇是否要在貴機構的目錄中顯示訪客，或允許訪客查看目錄。進一步瞭解如何管理使用者目錄，或控管目錄存取權和商家資訊。

更新「訪客」組織單位設定

必須以超級管理員身分登入，才能執行這項工作。

貴機構的訪客帳戶邀請功能預設為開啟。大多數「訪客」機構單位設定都是沿用頂層機構單位的設定。下表列出管理控制台中訪客的預設設定。

視 Google Workspace 版本而定，您或許可以管理其他訪客帳戶功能。詳情請參閱「其他訪客設定」。

設定	預設設定	結果
Workspace 資源類型瀏覽權限 依序點選「選單」「目錄設定」「Workspace 資源類型瀏覽權限」	無法查看	受邀者無法查看貴機構的 Google 網路論壇或網域共用聯絡人
瀏覽權限設定 依序點選「選單」「目錄」「目錄設定」「瀏覽權限設定」	沒有使用者	訪客無法查看貴機構目錄中的其他使用者
編輯個人資料 依序點選「選單」「目錄」「目錄設定」「編輯個人資料」	名稱	受邀者只能更新自己的名稱
使用第三方 IDP 的 SSO 服務 依序點選「選單」「安全性」「使用第三方 IDP 的 SSO 服務」	停用	訪客一律使用 Google 帳戶登入，無法使用第三方 IDP
帳戶救援 依序點選「選單」「安全性」「帳戶救援」。	啟用	邀請對象可以使用主要電子郵件地址復原帳戶
無密碼 依序點選「選單」「安全性」「無密碼」	停用	訪客一律必須使用密碼登入
API 控制項 未設定的第三方應用程式 依序點選「選單」「存取權與資料控管」>「API 控制項」「設定」「未設定的第三方應用程式」	停用	訪客無法存取未設定的第三方應用程式
Gmail 自動轉寄 依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Gmail 設定」「使用者存取權」「自動轉寄」	停用	訪客無法自動轉寄訪客帳戶收到的電子郵件

其他邀請對象設定

下表列出管理員可根據 Google Workspace 版本，套用至 Workspace 訪客組織單位的其他控制選項。版本比較

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
情境感知存取權政策
信任規則
保管箱

關閉訪客帳戶邀請

根據預設，使用者可以透過 Google Chat 或 Gmail 用戶端加密 (CSE) 功能邀請訪客加入貴機構。如不希望使用者邀請訪客，可以在 Google Chat、Gmail CSE 或兩者中關閉訪客帳戶邀請。

在 Chat 中關閉邀請訪客帳戶的功能

1. 使用管理員帳戶登入 Google 管理控制台。
2. 依序點選「選單」「安全性」「存取權與資料控管」「外部共用」「邀請訪客」。
3. 取消勾選「允許使用者傳送邀請對象邀請給組織外人士」。
4. 按一下「儲存」。

在 Gmail 中關閉邀請訪客帳戶的功能

1. 使用管理員帳戶登入 Google 管理控制台。
2. 依序點選「選單」「資料」「法規遵循」 「用戶端加密」「Gmail」 「使用訪客帳戶加密」。
3. 取消選取「允許使用者傳送用戶端加密郵件給不使用 S/MIME 的收件者」。
4. 按一下「儲存」。