จัดการผู้มาเยือน Workspace

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้: ผู้เข้าร่วม Workspace ใน Google Chat ได้รับการรองรับใน SKU ของ Business และ Enterprise ทั้งหมด ระบบรองรับผู้เข้าร่วม Workspace ในการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ของ Gmail ใน SKU ของ Enterprise Plus ที่มีส่วนเสริม Assured Controls เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

หากผู้ใช้จะทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกที่ใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ (CSE) เท่านั้น โปรดดูหัวข้อให้สิทธิ์เข้าถึงจากภายนอกสำหรับเนื้อหาที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์

ผู้เข้าร่วมคืออะไร

บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวของ Workspace ช่วยให้ผู้ที่ไม่มีบัญชีภายในองค์กร เช่น ผู้รับจ้างที่ใช้ระบบอีเมลอื่น ทำงานร่วมกับผู้ใช้ในแอป Google Workspace ได้อย่างปลอดภัย

วิธีการทำงานของบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว

เมื่อมีคนในองค์กรส่งอีเมลที่เข้ารหัสหรือเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าร่วมแชท Google Workspace จะสร้างบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวให้ผู้ใช้รายนั้น ผู้ใช้ทั่วไปจะได้รับคำเชิญให้ตั้งค่าบัญชี หลังจากที่ผู้เข้าร่วมรับทราบข้อกำหนดในการให้บริการของ Google Workspace และรับทราบว่าข้อมูลที่ตนเข้าถึงเป็นขององค์กรของคุณแล้ว ผู้เข้าร่วมจะเริ่มทำงานร่วมกับผู้ใช้ของคุณได้

ระบบจะเพิ่มผู้เข้าร่วมไปยังหน่วยขององค์กรผู้เข้าร่วม Workspace ของคอนโซลผู้ดูแลระบบโดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณจะจัดการบัญชีของผู้เข้าร่วมได้ คุณสามารถอัปเดตข้อมูลของผู้ใช้ ควบคุมบริการที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง กำหนดข้อกำหนดของรหัสผ่าน และใช้ฟีเจอร์ความปลอดภัยอื่นๆ ได้ เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้น คุณจะย้ายบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวไปยังหน่วยขององค์กรอื่นไม่ได้

ผู้เข้าร่วมทำอะไรได้บ้าง

ผู้เข้าร่วม Workspace สามารถดูและตอบอีเมลที่เข้ารหัส เข้าร่วมแชท เข้าถึงเอกสารและไดรฟ์ที่แชร์ และเข้าร่วมการประชุมในฐานะผู้เข้าร่วมในองค์กรของคุณได้

หมายเหตุ: ผู้เข้าร่วมจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Gmail, Google ปฏิทิน หรือ Gemini ใน Workspace และไม่สามารถรวมไว้ในกลุ่มแบบไดนามิกได้

การจัดการอุปกรณ์สำหรับผู้มาเยือน

เมื่อผู้มาเยือนใช้อุปกรณ์ของตนเพื่อทำงานร่วมกับองค์กรของคุณ บัญชีของผู้มาเยือนจะอยู่ภายใต้นโยบายการจัดการอุปกรณ์ปลายทางของ Google ขององค์กร ผู้ดูแลระบบสามารถใช้นโยบายการจัดการอุปกรณ์กับหน่วยขององค์กร Workspace Guests ได้โดยตรง นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบยังสามารถล้างข้อมูลบริษัทจากอุปกรณ์ของผู้มาเยือนจากระยะไกลได้ด้วย การดำเนินการนี้จะนำบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวและข้อมูลองค์กรที่เกี่ยวข้องออกจากอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างปลอดภัยโดยไม่ส่งผลกระทบต่อข้อมูลส่วนตัวหรือแอปพลิเคชันของผู้ใช้ชั่วคราว โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจัดการอุปกรณ์ด้วยการจัดการปลายทางของ Google

ขีดจำกัดบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว

คุณจะได้รับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวฟรี 5 บัญชีสำหรับใบอนุญาต Business และ Enterprise แบบชำระเงินทุกใบในองค์กร ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีใบอนุญาตผู้ใช้แบบชำระเงิน 10 ใบ คุณจะมีบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวได้ 50 บัญชี

ปิดคำเชิญให้ใช้บัญชีผู้ใช้ชั่วคราว

โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้จะเชิญผู้เข้าร่วมมายังองค์กรได้โดยใช้ Google Chat หรือการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ (CSE) ของ Gmail หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้เชิญผู้เข้าร่วมได้ คุณสามารถปิดการเชิญบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวใน Google Chat, CSE ของ Gmail หรือทั้ง 2 อย่าง

ปิดคำเชิญบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวใน Chat

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
2. ไปที่เมนู ความปลอดภัย การเข้าถึงและการควบคุมข้อมูล การแชร์ภายนอก คำเชิญบุคคลภายนอก
3. ยกเลิกการเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งคำเชิญสำหรับผู้เข้าร่วมไปยังบุคคลภายนอกองค์กร
4. คลิกบันทึก

ปิดคำเชิญบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวใน Gmail

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
2. ไปที่เมนู ข้อมูล การปฏิบัติตามข้อกำหนด การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ Gmail การเข้ารหัสด้วยบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว
3. ล้างอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ถึงผู้รับที่ไม่ได้ใช้ S/MIME
4. คลิกบันทึก

วิธีการทำงานของบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวกับการแชร์กับผู้เข้าชม

บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวแตกต่างจากการแชร์กับผู้เข้าชม เมื่อใช้การแชร์กับผู้เข้าชม ผู้ใช้ของคุณจะเชิญบุคคลที่ไม่มีบัญชี Google ให้มาทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ได้โดยใช้ PIN สำหรับการยืนยันตัวตน บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวช่วยให้ผู้ใช้ภายนอกทำงานร่วมกันในบริการ Workspace ที่หลากหลายมากขึ้นได้โดยการสร้างบัญชีในหน่วยขององค์กรผู้เข้าร่วม Workspace

• หากเปิดใช้บัญชีผู้ใช้ชั่วคราว: ผู้ใช้ภายนอกจะเริ่มด้วยบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวหรือสิทธิ์เข้าถึงของผู้เข้าชมได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้ใช้เริ่มทำงานร่วมกันในตอนแรก

  • ผู้ใช้ภายนอกรายใหม่ที่ได้รับเชิญผ่าน Google Chat จะได้รับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว สิทธิ์เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ที่แชร์จะใช้บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวโดยค่าเริ่มต้น
  • ผู้ใช้ภายนอกรายใหม่ที่ได้รับไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์จาก Google ไดรฟ์จะได้รับสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวในฐานะผู้เข้าชม
  • ผู้ใช้ภายนอกที่มีอยู่ซึ่งมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้เข้าชมซึ่งได้รับเชิญให้ทำงานร่วมกันผ่าน Google Chat จะได้รับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว สิทธิ์เข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ใหม่ในไดรฟ์ที่แชร์จะกำหนดเป็นบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวโดยค่าเริ่มต้น แต่ผู้ใช้จะยังคงมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้เข้าชมในไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ก่อนหน้านี้

• หากปิดบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวไว้ ผู้ใช้จะใช้การแชร์กับผู้เข้าชมเพื่อทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ได้

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

จัดการผู้เข้าร่วมใน Chat

• การแชทกับผู้ใช้ภายนอกและบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว
• ควบคุมตัวเลือกแชทสำหรับ Chat และพื้นที่ทำงานภายนอก

จัดการผู้เข้าร่วมในไดรฟ์

• สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์
• อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
• อนุญาตให้แชร์ไปยังผู้ใช้ที่ไม่มีบัญชี Google ด้วยการแชร์กับผู้เข้าชม