Как управлять гостями Workspace

Эта функция доступна для гостей Workspace в Google Chat во всех версиях Business и Enterprise. Гости Workspace в Gmail с клиентским шифрованием поддерживаются в версиях Enterprise Plus с дополнением "Настройки доступа и размещения". Сравнение версий

Если ваши пользователи будут совместно работать только с внешними пользователями, которые используют клиентское шифрование, ознакомьтесь со статьей Как предоставить внешний доступ к клиентскому зашифрованному контенту.

Что такое гости

Гостевые аккаунты Workspace позволяют пользователям, у которых нет аккаунтов в вашей организации (например, подрядчикам, использующим другую систему электронной почты), безопасно работать вместе с вашими сотрудниками в приложениях Google Workspace.

Как работают гостевые аккаунты

Когда сотрудник вашей организации отправляет зашифрованное письмо или приглашает внешнего пользователя в чат, Google Workspace создает для него гостевой аккаунт. Гость получит приглашение настроить аккаунт. После того как гость примет Условия использования Google Workspace и подтвердит, что все данные, к которым он получает доступ, принадлежат вашей организации, он сможет начать работу с вашими пользователями.

Гости автоматически добавляются в организационное подразделение Гости Workspace в консоли администратора, где вы можете управлять их аккаунтами. Вы можете изменять их информацию, управлять доступом к сервисам, задавать требования к паролям и использовать другие функции безопасности. В целях повышения безопасности гостевые аккаунты нельзя перемещать в другие организационные подразделения.

Что могут делать гости?

Гости Workspace могут просматривать зашифрованные письма и отвечать на них, присоединяться к чатам, получать доступ к общим документам и дискам, а также участвовать во встречах в качестве гостей в вашей организации.

Примечание. У гостей нет доступа к Gmail, Google Календарю и Gemini в Workspace. Их нельзя добавлять в динамические группы.

Управление устройствами для гостей

Когда гость использует свое устройство для совместной работы с вашей организацией, его аккаунт подчиняется правилам управления конечными точками Google, установленным в вашей организации. Администраторы могут применять правила управления устройствами непосредственно к организационному подразделению "Гости Workspace". Администраторы также могут удаленно стереть корпоративные данные с устройства гостя. Гостевой аккаунт и связанные с ним корпоративные данные будут безопасно удалены с мобильного устройства без ущерба для личных данных и приложений гостя. Подробнее об управлении конечными точками Google…

Ограничения для гостевых аккаунтов

За каждую платную лицензию Business и Enterprise в организации вы получаете пять бесплатных гостевых аккаунтов. Например, если у вашей организации 10 платных лицензий, вы можете создать 50 гостевых аккаунтов.

Как отключить приглашения гостевых аккаунтов

По умолчанию пользователи могут приглашать гостей в организацию с помощью Google Chat или шифрования на стороне клиента в Gmail. Если вы не хотите, чтобы пользователи могли приглашать гостей, вы можете отключить приглашения гостевых аккаунтов в Google Chat, шифровании на стороне клиента в Gmail или в обоих сервисах.

Как отключить приглашения гостевых аккаунтов в Chat

1. Войдите в консоль администратора Google с аккаунтом администратора.
2. Нажмите Меню Безопасность Управление доступом и данными Внешний доступ Приглашения гостей.
3. Снимите флажок Разрешить пользователям отправлять приглашения гостям за пределами организации.
4. Нажмите Сохранить.

Как отключить приглашения гостевых аккаунтов в Gmail

1. Войдите в консоль администратора Google с аккаунтом администратора.
2. Откройте Меню Данные Соблюдение нормативных требований Клиентское шифрование Gmail Шифрование с гостевыми аккаунтами.
3. Снимите флажок Разрешить пользователям отправлять клиентские зашифрованные сообщения получателям, которые не используют S/MIME.
4. Нажмите Сохранить.

Как гостевые аккаунты работают с доступом для посетителей

Гостевые аккаунты отличаются от доступа для посетителей. Доступ для посетителей позволяет сотрудникам приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, чтобы совместно работать с файлами и папками на Google Диске с помощью PIN-кода для подтверждения личности. Гостевые аккаунты позволяют внешним пользователям работать с большим количеством сервисов Workspace, создав аккаунт в организационном подразделении "Гости Workspace".

• Если гостевые аккаунты включены, внешние пользователи могут начать работу с гостевого аккаунта или доступа для посетителей в зависимости от того, как ваши сотрудники начали с ними сотрудничать.

  • Новые внешние пользователи, приглашенные через Google Chat, получают гостевой аккаунт. Доступ к общим файлам и папкам Google Диска по умолчанию предоставляется гостевому аккаунту.
  • Новые внешние пользователи, получившие доступ к файлу или папке на Google Диске, получают доступ к этому объекту как посетители.
  • Существующие внешние пользователи с доступом посетителя, которых пригласили к совместной работе через Google Chat, получают гостевой аккаунт. Доступ к новым файлам и папкам на общем диске по умолчанию предоставляется через гостевой аккаунт, но доступ к ранее предоставленным файлам и папкам сохраняется.

• Если гостевые аккаунты отключены, ваши пользователи могут совместно работать с файлами и папками на Диске, используя доступ для посетителей.

Статьи по теме

Как управлять гостями в Chat

• Чаты с внешними пользователями и гостевыми аккаунтами
• Управление настройками Chat для внешних пользователей и чат-групп

Как управлять гостями на Диске

• Как создавать правила доверия для доступа к Диску и управлять ими
• Как разрешить предоставлять внешний доступ только доверенным доменам
• Как разрешить делиться файлами с пользователями, у которых нет аккаунта Google, с помощью доступа для посетителей