Как управлять гостями Workspace

Поддерживаемые версии для этой функции: гостевой доступ в Google Chat поддерживается во всех версиях Business и Enterprise. Гости Workspace в Gmail с шифрованием на стороне клиента поддерживаются в версиях Enterprise Plus с дополнением "Настройки доступа и размещения". Сравнение версий

Если ваши пользователи будут сотрудничать только с внешними пользователями, которые используют шифрование на стороне клиента, ознакомьтесь со статьей Как предоставить внешний доступ к зашифрованному на стороне клиента контенту.

Кто такие гости

Гостевые аккаунты Workspace позволяют людям, у которых нет аккаунтов в вашей организации (например, подрядчикам, использующим другую систему электронной почты), безопасно работать вместе с вашими пользователями в приложениях Google Workspace.

Как работают гостевые аккаунты

Когда кто-то из вашей организации отправляет зашифрованное письмо или приглашает внешнего пользователя в чат, Google Workspace создает для него гостевой аккаунт. Гость получит приглашение настроить аккаунт. После того как гость примет Условия использования Google Workspace и подтвердит, что все данные, к которым он получает доступ, принадлежат вашей организации, он сможет начать работу с вашими пользователями.

Гости автоматически добавляются в организационное подразделение Гости Workspace в консоли администратора, где вы можете управлять их аккаунтами. Вы можете обновлять информацию о них, управлять их доступом к сервисам, задавать требования к паролям и использовать другие функции безопасности. В целях безопасности гостевые аккаунты нельзя перемещать в другие организационные подразделения.

Что могут делать гости?

Гости Workspace могут просматривать зашифрованные письма и отвечать на них, присоединяться к чатам, получать доступ к общим документам и дискам, а также участвовать во встречах в качестве гостей в вашей организации.

Примечание. У гостей нет доступа к Gmail, Google Календарю и Gemini в Workspace. Их нельзя добавлять в динамические группы.

Управление устройствами для гостей

Когда гость использует свое устройство для совместной работы с вашей организацией, на его аккаунт распространяются правила управления конечными точками Google, действующие в вашей организации. Администраторы могут применять правила управления устройствами непосредственно к организационному подразделению Workspace Guests. Администраторы также могут выполнить удаленную очистку корпоративных данных с устройств гостей. Это позволит безопасно удалить гостевой аккаунт и все связанные с ним данные организации с мобильного устройства, не затрагивая личные данные и приложения гостя. Подробнее об управлении конечными точками Google…

Ограничения гостевого аккаунта

На каждую платную лицензию Business и Enterprise в организации вы получаете пять бесплатных гостевых аккаунтов. Например, если у вашей организации 10 платных пользовательских лицензий, вы можете создать 50 гостевых аккаунтов.

Как отключить приглашения в гостевые аккаунты

По умолчанию пользователи могут приглашать гостей в организацию с помощью Google Chat или клиентского шифрования в Gmail. Если вы не хотите, чтобы пользователи могли приглашать гостей, вы можете отключить приглашения гостевых аккаунтов в Google Chat, шифровании на стороне клиента в Gmail или в обоих сервисах.

Как отключить приглашения гостевых аккаунтов в Chat

1. Войдите в консоль администратора Google с аккаунтом администратора.
2. Выберите Меню Безопасность Управление доступом и данными Внешний доступ Приглашения для гостей.
3. Снимите флажок Разрешить пользователям отправлять приглашения гостям за пределами организации.
4. Нажмите Сохранить.

Как отключить приглашения гостевых аккаунтов в Gmail

1. Войдите в консоль администратора Google с аккаунтом администратора.
2. Выберите Меню Данные Соблюдение нормативных требований Клиентское шифрование Gmail Шифрование с гостевыми аккаунтами.
3. Снимите флажок Разрешить пользователям отправлять зашифрованные на стороне клиента сообщения получателям, которые не используют S/MIME.
4. Нажмите Сохранить.

Как гостевые аккаунты работают с доступом для посетителей

Гостевые аккаунты отличаются от гостевого доступа. Благодаря доступу для посетителей пользователи могут приглашать людей без аккаунта Google для совместной работы над файлами и папками на Google Диске, используя PIN-код для подтверждения личности. Гостевые аккаунты позволяют внешним пользователям работать с более широким набором сервисов Workspace. Для этого в организационном подразделении "Гости Workspace" создается аккаунт.

• Если у вас включены гостевые аккаунты, внешние пользователи могут начать с гостевого аккаунта или гостевого доступа, в зависимости от того, как ваши пользователи изначально взаимодействуют с ними.

  • Новые внешние пользователи, приглашенные через Google Chat, получают гостевой аккаунт. Доступ к общим файлам и папкам на Google Диске по умолчанию предоставляется гостевому аккаунту.
  • Новые внешние пользователи, которым предоставляется доступ к файлу или папке на Google Диске, получают гостевой доступ к этому объекту.
  • Существующие внешние пользователи с гостевым доступом, приглашенные к совместной работе через Google Chat, получают гостевой аккаунт. Доступ к новым общим файлам и папкам на Диске по умолчанию предоставляется гостевому аккаунту, но у пользователя сохраняется гостевой доступ к ранее предоставленным файлам и папкам.

• Если гостевые аккаунты отключены, пользователи могут предоставлять доступ посетителям для совместной работы над файлами и папками на Диске.

Статьи по теме

Управление гостями в Chat

• Как в Google Chat работают чаты с внешними пользователями и гостевыми аккаунтами
• Управление настройками Chat для внешних пользователей и чат-групп

Как управлять гостями на Диске

• Как создавать правила доверия для доступа к Диску и управлять ими
• Как разрешить предоставлять внешний доступ только доверенным доменам
• Как разрешить делиться файлами с пользователями, у которых нет аккаунта Google, с помощью доступа для посетителей