آیا میخواهید فقط برخی از دادههای سازمان خود را صادر کنید؟ به بخش «دادههای فضای کاری مورد نظر برای صادرات را انتخاب کنید» بروید .
با استفاده از ابزار Data Export ، میتوانید دادههای سازمان خود را به آرشیو Google Cloud Storage منتقل کرده و آن را دانلود کنید.
برای اینکه به کاربرانتان اجازه دهید دادههایشان را دانلود کنند، به Google Takeout اجازه دهید و کاربران را به «چگونه دادههای گوگل خود را دانلود کنیم» ارجاع دهید.
قبل از اینکه شروع کنی
الزامات
برای صادر کردن دادههای سازمان خود ، باید:
- از یک حساب کاربری مدیر ارشد Google Workspace یا Cloud Identity که حداقل ۳۰ روز از ایجاد آن میگذرد استفاده کنید (مگر اینکه حساب سازمانی خود را کمتر از ۳۰ روز پیش ایجاد کرده باشید).
- تأیید هویت دو مرحلهای (2SV) را برای حساب کاربری خود فعال کنید. اجرای 2SV فقط برای مدیری که عملیات استخراج را شروع میکند، الزامی است. برای بررسی اینکه آیا 2SV برای حساب کاربری شما فعال است یا خیر، تنظیمات امنیتی حساب کاربری خود را بررسی کنید .
برای دسترسی به دادههای صادر شده ، باید Google Cloud را برای حساب(های) ادمین خود فعال کرده باشید. برای جزئیات بیشتر، به روشن یا خاموش کردن Google Cloud برای کاربران بروید.
چه دادههایی صادر میشوند؟
ابزار «صادرات داده» همان دادههایی را که با Google Takeout برای کاربران در دسترس است، صادر میکند. همچنین دادههایی را که فقط برای مدیران در دسترس است، مانند دادههای حذفشدهای که توسط Vault نگهداری میشوند و دادههای متعلق به مشتری، صادر میکند. دادههای متعلق به مشتری متعلق به سازمان شما هستند و نه کاربران شخصی، مانند پیامهای Gmail در قرنطینه مدیر.
- دادههای تقویم – دادههای متعلق به مشتری زیر نیز شامل میشود: اطلاعات رزرو منابع ساختاریافته.
- دادههای چت – دادههای متعلق به مشتری زیر نیز شامل میشود: پیامها و پیوستها برای اتاقهای ایجاد شده توسط کاربران در سازمان شما.
- دادههای کروم
- دادههای کلاس درس
- جستجوی ابری دادهها - (فقط برای مدیران در دسترس است)
- اطلاعات مخاطبین
- دادههای درایو – دادههای متعلق به مشتری زیر نیز شامل میشوند: دادههای موجود در درایوهای مشترک و اسناد مشترک.
- دادههای جمینی
- دادههای جیمیل - دادههای متعلق به مشتری زیر نیز شامل میشود:
- پیامهای موجود در قرنطینهی ادمین
- پیامهایی در حالت محرمانه Gmail که فرستنده و گیرنده آنها در یک دامنه هستند
- دادههای گروهها - دادههای گروههای بدون مالک در سازمان شما نیز گنجانده شده است.
توجه: دادههای ایجاد شده توسط کاربران در گروههای مصرفکننده فقط برای همان کاربران قابل دسترسی است.
- دادهها را نگه دارید
- دادههای نوتبوکLM
- دادههای یادآوری
- اسکریپتهای تولید شده توسط اعلانهای شرطی.
- دادههای وظایف
توجه: دادههای وظایف اخیراً حذف شده، از جمله مهرهای زمانی حذف، نیز گنجانده شده است.
- دادههای صوتی - دادههای متعلق به مشتری زیر نیز شامل میشود:
- سفارشهای ترابرد شماره
- تنظیمات اپراتور خودکار
- لیست تلفنهای رومیزی
- آدرسهای مالیاتی
- شناسه مالیاتی
- شماره تلفنها و تخصیص شماره تلفن
- دادههای مجوز کاربر
- گروههای حلقهای
توجه: دادههای صوتی که اخیراً حذف شدهاند نیز شامل میشوند.
ابزار Data Export موارد زیر را صادر نمیکند :
- دادههای حسابهای کاربری که ظرف ۲۴ ساعت قبل از شروع صادرات ایجاد شدهاند.
- دادههای حذفشده، مگر اینکه آن دادهها توسط سیاستهای Google Vault حفظ یا نگهداری شده باشند.
یک خروجی کامل شامل دادههای کاربرانی با این نوع حسابها میشود:
- دارای مجوز و فعال
- توسط مدیر به حالت تعلیق درآمد
- بایگانی شده
- کارمند سابق خزانه
- برای خروجیهای کروم: کاربر فعال Google Workspace for Education
دادههای صادر شده کجا ذخیره میشوند؟
ابزار Data Export دادههای سازمان شما را به یک سطل ذخیرهسازی ابری گوگل (GCS) صادر میکند. به طور پیشفرض، ابزار Data Export یک سطل ذخیرهسازی ابری موقت ارائه شده توسط گوگل را فراهم میکند.
اگر یک سطل ارائه شده توسط گوگل را انتخاب کنید
- شما میتوانید سطلی واقع در ایالات متحده ، اروپا را انتخاب کنید، یا مشخص کنید که هیچ ترجیحی ندارید.
- دادههای صادر شده ۶۰ روز پس از شروع صادرات، بهطور خودکار حذف میشوند.
اگر فضای ذخیرهسازی ابری خودتان را انتخاب کنید
برای حفظ دادههای خود به مدت بیش از ۶۰ روز، باید یک خروجی سفارشی ایجاد کنید و فضای ذخیرهسازی ابری خود را انتخاب کنید. برای اطلاعات بیشتر به بخش «خروجی دادههای فضای کاری خود با استفاده از فضای ذخیرهسازی محلی» مراجعه کنید.
چقدر طول میکشد تا دادهها صادر شوند؟
وقتی شروع به استخراج میکنید، همه مدیران ارشد ایمیلی دریافت میکنند مبنی بر اینکه استخراج دادهها در حال انجام است. استخراج حداکثر تا ۴۸ ساعت پس از شروع استخراج در دسترس خواهد بود. این دوره انتظار به تأمین امنیت دادههای سازمان شما کمک میکند.
صادرات دادهها معمولاً ۷۲ ساعت طول میکشد، اما بسته به حجم صادرات دادههای شما، میتواند تا ۱۴ روز طول بکشد. همه مدیران ارشد پس از اتمام فرآیند، یک ایمیل اعلان دریافت میکنند. همه مدیران ارشد میتوانند صادرات را مشاهده کنند.
دادههای کاربران خود را صادر کنید
این مراحل، خروجی گرفتن کامل از دادههای سازمان شما را آغاز میکنند و در همه نسخههای Google Workspace در دسترس هستند. برای اطلاعات بیشتر در مورد گزینههای پیشرفتهتر، به «دادههای فضای کاری مورد نظر برای خروجی گرفتن را انتخاب کنید» مراجعه کنید.
برای این کار باید به عنوان مدیر ارشد وارد سیستم شوید.در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دادهها واردات و صادرات داده صادرات داده .برای این کار باید به عنوان مدیر ارشد وارد سیستم شوید.
- روی تنظیم صادرات جدید کلیک کنید.
- در کادر نام ، نامی برای خروجی خود وارد کنید.
- در کادر نوع صادرات ، استاندارد را انتخاب کنید.
- در کادر «دامنه» ، گزینه «صادر کردن تمام دادههای کاربر برای کل سازمان» را علامت بزنید.
- در کادر سرویس ، همه سرویسها را انتخاب شده باقی بگذارید.
- از کادر برچسبها (Labels) صرف نظر کنید.
- در کادر «محدوده و نوع تاریخ» ، یک محدوده تاریخ انتخاب کنید. کادر «صادرات پیوسته» را بدون علامت بگذارید.
در کادر مقصد ، گزینهی «Cloud bucket» ارائه شده توسط گوگل را انتخاب کنید.
مهم: بسته به نسخه شما، کادر مقصد ممکن است گزینهای برای صادرات به یک مخزن ذخیرهسازی ابری که متعلق به شماست، ارائه دهد.
منطقه مورد نظر برای سطل را انتخاب کنید:** ایالات متحده**، اروپا ، یا بدون اولویت .
روی شروع صادرات کلیک کنید.
در صورت موجود بودن برای خروجی، زمان اجرای تخمینی محاسبه میشود. پس از تکمیل، زمان تخمینی تکمیل نمایش داده میشود.
مشاهده و دانلود دادههای صادر شده
پس از اتمام استخراج دادهها، مدیران ارشد سازمان شما یک ایمیل حاوی لینک مشاهده آرشیو دریافت خواهند کرد. همچنین میتوانید با استفاده از کنسول مدیریت گوگل به آرشیو دسترسی داشته باشید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دادهها واردات و صادرات داده صادرات داده .برای این کار باید به عنوان مدیر ارشد وارد سیستم شوید.
- جدول صادرات داده، تمام صادرات دادههای شما را فهرست میکند و شامل موارد زیر است:
- نامهای صادراتی
- آخرین تاریخ شروع و پایان
- هر صادرات توسط چه کسی تنظیم شده است
- وضعیت صادرات
- اقداماتی که میتوانید روی دادههای صادر شده انجام دهید
- در جدول صادرات داده، روی نام صادرات کلیک کنید تا نمای دقیقی از آن باز شود.
- در بخش «دامنه» ، میتوانید ببینید که کدام کاربران، گروهها یا واحدهای سازمانی صادر شدهاند.
- در قسمت وضعیت (Status )، میتوانید ببینید که آیا صادرات (export) به طور کامل انجام شده است یا خطاهایی وجود دارد:
- ناموفق: هیچ دادهای صادر نشد
- خطاها: برخی از دادهها از بایگانی حذف شدهاند
- کامل: تمام دادهها صادر شدند
- برای مشاهده آرشیو، روی «اقدامات» کلیک کنید مشاهده آرشیو .
- اگر خروجی گرفتن از دادهها با خطا همراه بود، میتوانید یک اصلاحیه اجرا کنید .
مشاهده آرشیو صادرات دادههای شما
بایگانی دادههای خروجی شما در فایلهای فشردهای به نام فایلهای زیپ موجود است. پوشه ریشه لیستی از پوشههای کاربر دارد که حاوی یک فایل زیپ از دادههای آن کاربر است. دادهها بر اساس سرویس - مانند درایو یا جیمیل - و محدودیت اندازه فایل تقسیمبندی شدهاند. به عنوان مثال، ممکن است دادههای درایو و جیمیل یک کاربر به چندین فایل با برچسبهای زیر شکسته شده باشد: درایو (بخش ۱)، درایو (بخش ۲)، جیمیل (بخش ۱) و جیمیل (بخش ۲).
توجه: ترتیب نمایش سرویسها ممکن است هر بار که خروجی میگیرید متفاوت باشد. بنابراین، اگر یک بار درایو در صدر قرار گرفت و بار دیگر جیمیل، نگران نباشید.
برای مشاهده و دانلود آرشیو دادههای صادر شده:
- در رابط کاربری فضای ذخیرهسازی ابری، روی پوشه ریشه کلیک کنید.
توجه: برخی از دادهها، مانند فایلهای موجود در درایوهای مشترک، متعلق به یک حساب سرویس هستند نه یک کاربر. در بایگانی خروجی، حسابهای سرویس با نام "منبع" نامگذاری میشوند.
فقط اشیاء منفرد را میتوان با استفاده از رابط کاربری فضای ذخیرهسازی ابری دانلود کرد. برای دانلود یک پوشه یا چندین شیء به طور همزمان، از ابزار خط فرمان ذخیرهسازی gcloud استفاده کنید.
مثال:
gcloud storage cp --continue-on-error --recursive
"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .
- برای دانلود اطلاعات کاربر، روی فایل زیپ کلیک کنید.
- برای بررسی دادههای کاربر بر اساس محصول، فایل را از حالت فشرده خارج کنید.