अपने संगठन का डेटा एक्सपोर्ट करें

ज़रूरी शर्तें

अपने संगठन का डेटा एक्सपोर्ट करने के लिए, आपको ये काम करने होंगे:

• कम से कम 30 दिन पुराने Google Workspace या Cloud Identity के सुपर एडमिन खाते का इस्तेमाल करें. हालांकि, अगर आपने अपना संगठन खाता 30 दिन पहले ही बनाया है, तो आपको ऐसा करने की ज़रूरत नहीं है.
• आपके खाते के लिए, दो चरणों में पुष्टि (2SV) करने की सुविधा चालू हो. 2SV की सुविधा को सिर्फ़ उस एडमिन के लिए लागू करना ज़रूरी है जो एक्सपोर्ट शुरू करता है. यह देखने के लिए कि आपके खाते के लिए 2SV की सुविधा चालू है या नहीं, अपने खाते की सुरक्षा सेटिंग देखें.

एक्सपोर्ट किए गए डेटा को ऐक्सेस करने के लिए, आपके एडमिन खातों के लिए Google Cloud चालू होना चाहिए. ज़्यादा जानकारी के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Google Cloud को चालू या बंद करना लेख पढ़ें.

किस तरह का डेटा एक्सपोर्ट किया जाता है?

डेटा एक्सपोर्ट टूल, वही डेटा एक्सपोर्ट करता है जो उपयोगकर्ताओं के लिए Google Takeout में उपलब्ध होता है. यह उस डेटा को भी एक्सपोर्ट करता है जो सिर्फ़ एडमिन के लिए उपलब्ध होता है. जैसे, मिटाया गया वह डेटा जिसे Vault ने सुरक्षित रखा है और ग्राहक के मालिकाना हक वाला डेटा. ग्राहक के मालिकाना हक वाला डेटा, अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के बजाय आपके संगठन के पास होता है. जैसे, एडमिन क्वारंटीन में मौजूद Gmail मैसेज.

• कैलेंडर का डेटा–इसमें ग्राहक के मालिकाना हक वाला यह डेटा भी शामिल है: संसाधन बुक करने की स्ट्रक्चर्ड जानकारी.
• चैट का डेटा–इसमें ग्राहक के मालिकाना हक वाला यह डेटा भी शामिल है: आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं की ओर से बनाए गए रूम के मैसेज और अटैचमेंट.
• Chrome का डेटा
• Classroom का डेटा
• Cloud Search का डेटा –(सिर्फ़ एडमिन के लिए उपलब्ध है)
• संपर्क जानकारी का डेटा
• Drive का डेटा–इसमें ग्राहक के मालिकाना हक वाला यह डेटा भी शामिल है: शेयर की गई ड्राइव और शेयर किए गए दस्तावेज़ों में मौजूद डेटा.
• Gemini का डेटा
• Gmail का डेटा–इसमें ग्राहक के मालिकाना हक वाला यह डेटा भी शामिल है:
  • एडमिन क्वॉरंटीन में मौजूद मैसेज
  • Gmail के गोपनीय मोड में भेजे गए ऐसे मैसेज जिनके लिए, भेजने वाला और पाने वाला एक ही डोमेन में हैं
• ग्रुप का डेटा–इसमें आपके संगठन के उन ग्रुप का डेटा भी शामिल होता है जिनका कोई मालिक नहीं है.

  ध्यान दें: उपभोक्ता ग्रुप में उपयोगकर्ताओं की ओर से बनाया गया डेटा, सिर्फ़ उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध होता है.

• डेटा सेव करते रहें
• NotebookLM का डेटा
• रिमाइंडर का डेटा
• शर्तें पूरी होने पर सूचनाएं भेजने की सुविधा से जनरेट की गई स्क्रिप्ट.
• Tasks का डेटा

  ध्यान दें: इसमें हाल ही में मिटाया गया Tasks का डेटा भी शामिल है. इसमें मिटाए जाने के टाइमस्टैंप भी शामिल हैं.

• आवाज़ का डेटा–इसमें संगठन के मालिकाना हक वाला यह डेटा भी शामिल है:
  • नंबर पोर्ट करने के ऑर्डर
  • ऑटो अटेंडेंट की सेटिंग
  • डेस्क फ़ोन की सूची
  • टैक्स के पते
  • टैक्स आईडी
  • फ़ोन नंबर और उन्हें असाइन करने की जानकारी
  • उपयोगकर्ता के लाइसेंस का डेटा
  • रिंग ग्रुप

  ध्यान दें: इसमें हाल ही में मिटाया गया Voice का डेटा भी शामिल है.

डेटा एक्सपोर्ट टूल, इन डेटा को एक्सपोर्ट नहीं करता:

• उन उपयोगकर्ता खातों का डेटा जिन्हें एक्सपोर्ट शुरू होने से पहले के 24 घंटों के अंदर बनाया गया है.
• मिटाया गया डेटा. हालांकि, अगर Google Vault की नीतियों के तहत उस डेटा को बनाए रखा गया है या होल्ड किया गया है, तो उसे नहीं मिटाया जाएगा.

पूरे डेटा को एक्सपोर्ट करने पर, इन तरह के खातों वाले उपयोगकर्ताओं का डेटा शामिल होता है:

• लाइसेंस मिला हो और चालू हो
• एडमिन ने निलंबित कर दिया है
• संग्रहित किया गया
• Vault Former Employee
• Chrome एक्सपोर्ट के लिए: Google Workspace for Education का चालू खाता इस्तेमाल करने वाला व्यक्ति

एक्सपोर्ट किया गया डेटा कहां सेव होता है?

डेटा एक्सपोर्ट टूल, आपके संगठन के डेटा को Google Cloud Storage (GCS) बकेट में एक्सपोर्ट करता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, डेटा एक्सपोर्ट करने वाले टूल में, Google की ओर से उपलब्ध कराई गई Cloud Storage बकेट होती है. यह बकेट कुछ समय के लिए उपलब्ध होती है.

अगर आपने Google का बकेट चुना है, तो

• आपके पास अमेरिका या यूरोप में मौजूद कोई बकेट चुनने का विकल्प होता है. इसके अलावा, कोई प्राथमिकता नहीं का विकल्प भी चुना जा सकता है.
• एक्सपोर्ट किया गया डेटा, एक्सपोर्ट शुरू होने के 60 दिनों बाद अपने-आप मिट जाता है.

अगर आपने अपना Cloud Storage बकेट चुना है, तो

अगर आपको अपना डेटा 60 दिनों से ज़्यादा समय तक सेव रखना है, तो आपको कस्टम एक्सपोर्ट बनाना होगा. साथ ही, आपको अपना Cloud Storage बकेट चुनना होगा. ज़्यादा जानकारी के लिए, लोकल डेटा स्टोरेज का इस्तेमाल करके, अपना Workspace डेटा एक्सपोर्ट करना लेख पढ़ें.

डेटा एक्सपोर्ट होने में कितना समय लगता है?

डेटा एक्सपोर्ट करने की प्रोसेस शुरू करने पर, सभी सुपर एडमिन को एक ईमेल मिलता है. इसमें बताया जाता है कि डेटा एक्सपोर्ट करने की प्रोसेस पूरी नहीं हुई है. एक्सपोर्ट शुरू होने के 48 घंटे बाद ही एक्सपोर्ट किया गया डेटा उपलब्ध होता है. इंतज़ार की इस अवधि के दौरान, आपके संगठन के डेटा को सुरक्षित रखने में मदद मिलती है.

डेटा एक्सपोर्ट करने में आम तौर पर 72 घंटे लगते हैं. हालांकि, एक्सपोर्ट किए जाने वाले डेटा के साइज़ के हिसाब से, इस प्रोसेस को पूरा होने में 14 दिन भी लग सकते हैं. प्रोसेस पूरी होने पर, सभी सुपर एडमिन को सूचना देने वाला ईमेल मिलता है. सभी सुपर एडमिन, एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल देख सकते हैं.