Drive की सेटिंग की स्थिति को मॉनिटर करना

सिक्योरिटी हेल्थ पेज पर जाकर, अपने संगठन के लिए Google Drive की सेटिंग के कॉन्फ़िगरेशन को मॉनिटर किया जा सकता है.

शुरू करने से पहले

Admin console में सिक्योरिटी हेल्थ पेज पर जाने के तरीके जानने के लिए, सिक्योरिटी हेल्थ पेज का इस्तेमाल शुरू करना पर जाएं.

इस पेज पर

Drive की शेयर करने की सेटिंग

आपके पास Drive में शेयर करने की सुविधा को अपने डोमेन तक ही सीमित रखने या डोमेन से बाहर शेयर करने की अनुमति देने का विकल्प होता है.

ट्रस्ट रूल सेट अप करने पर, सुरक्षा की स्थिति वाले पेज पर, Drive की शेयर करने की सेटिंग से जुड़े सुझाव नहीं दिखेंगे. ज़्यादा जानकारी के लिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना लेख पढ़ें.

इन वर्शन में उपलब्ध है: Frontline Plus, Enterprise Plus, Education

सेटिंग Drive की शेयर करने की सेटिंग
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या के बारे में पता चलता है जिनके लिए Drive में फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा चालू है
सुझाव

फ़ाइल शेयर करने की सुविधा को अपने डोमेन तक ही सीमित करें, ताकि डेटा लीक होने और डेटा बाहर निकाले जाने के जोखिम कम हो सकें.

अगर कारोबार की ज़रूरतों के हिसाब से, किसी डोमेन के बाहर कॉन्टेंट शेयर करना ज़रूरी है, तो आपके पास यह तय करने का विकल्प होता है कि संगठन की अलग-अलग इकाइयां किस तरह से कॉन्टेंट शेयर करेंगी. इसके अलावा, अनुमति वाले डोमेन भी तय किए जा सकते हैं.
Drive पर शेयर करने की सुविधा बंद करने पर उपयोगकर्ता, फ़ाइलों को डोमेन से बाहर शेयर नहीं कर पाएंगे.

अपने डोमेन के बाहर फ़ाइल शेयर करने की सुविधा बंद करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. बंद करें पर क्लिक करें.

Drive में फ़ाइलें शेयर करने की सेटिंग बदलने के बारे में ज़्यादा जानकारी और निर्देश पाने के लिए, अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना लेख पढ़ें.

डोमेन के बाहर शेयर करने पर चेतावनी

Drive की सेटिंग को कॉन्फ़िगर करके, उपयोगकर्ताओं को चेतावनी दी जा सकती है. यह चेतावनी तब दी जाएगी, जब वे किसी Drive फ़ाइल को डोमेन से बाहर के उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करेंगे.

ट्रस्ट रूल सेट अप करने पर, सुरक्षा की स्थिति वाले पेज पर, डोमेन के बाहर के लोगों के साथ शेयर करने पर चेतावनी से जुड़ी सलाह उपलब्ध नहीं होंगी. ज़्यादा जानकारी के लिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना लेख पढ़ें.

सेटिंग डोमेन के बाहर शेयर करने पर चेतावनी
स्टेटस उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या तय करता है जिनमें Drive को शेयर करने की सुविधा चालू है
सुझाव जब आपके उपयोगकर्ताओं में से कोई एक उपयोगकर्ता आपके डोमेन से बाहर फ़ाइल शेयर करने की कोशिश करे, तब चेतावनी देने की सुविधा चालू करें. इससे आपके उपयोगकर्ताओं को यह पुष्टि करने की अनुमति मिलती है कि यह कार्रवाई जान-बूझकर की गई है या नहीं. साथ ही, इससे डेटा लीक होने का जोखिम कम हो जाता है.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर जब अनुमति पा चुका कोई उपयोगकर्ता, डोमेन के बाहर कोई फ़ाइल शेयर करने की कोशिश करता है, तो उसे चेतावनी वाला मैसेज दिखता है. इससे वह शेयर करने की कार्रवाई की पुष्टि कर पाता है. इससे गलती से डेटा लीक होने का जोखिम कम हो जाता है.

डोमेन के बाहर शेयर करने पर चेतावनी पाने की सुविधा चालू करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. 'शेयर करने के विकल्प' सेक्शन में जाकर:
    • अगर आपने अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन विकल्प चुना है, तो आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं की मालिकाना हक वाली फ़ाइलों या शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को, अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन के उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर किए जाने पर चेतावनी पाएं बॉक्स को भी चुनें.
    • चालू है विकल्प चुनने पर, आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों या शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को, *आपके संगठन* से बाहर शेयर किए जाने पर चेतावनी पाएं बॉक्स पर भी सही का निशान लगाएं.

ज़्यादा निर्देशों के लिए, अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना पर जाएं.

ऐक्सेस चेकर

जब कोई उपयोगकर्ता Google Docs या Drive के अलावा किसी अन्य Google प्रॉडक्ट का इस्तेमाल करके कोई फ़ाइल शेयर करता है (उदाहरण के लिए, Gmail में लिंक चिपकाकर), तो Google यह जांच करता है कि पाने वाले लोगों के पास फ़ाइल का ऐक्सेस है या नहीं. अगर ऐसा नहीं है, तो उपयोगकर्ता फ़ाइल शेयर करने का विकल्प चुन सकता है:

  • सिर्फ़ पाने वाले लोग, आपका डोमेन या सभी लोग (Google खाता होना ज़रूरी नहीं)
  • सिर्फ़ पाने वाले लोग या आपका डोमेन
  • सिर्फ़ पाने वाले लोग

Google Admin console में ऐक्सेस की जांच करने वाला टूल में जाकर, ऊपर दिए गए तीन विकल्पों में से कोई एक विकल्प चुना जा सकता है.

ध्यान दें: ऐक्सेस की जांच करने वाले टूल में, उन लोगों के साथ विज़िटर के तौर पर शेयर करने का विकल्प नहीं होता जिनके पास Google खाते नहीं हैं. किसी विज़िटर के साथ कोई दस्तावेज़ शेयर करने के लिए, Google Drive का इस्तेमाल करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, विज़िटर के साथ दस्तावेज़ शेयर करना पर जाएं.

सेटिंग ऐक्सेस चेकर
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या के बारे में पता चलता है जिनमें सिर्फ़ पाने वाले लोगों के लिए ऐक्सेस जाँचकर्ता को कॉन्फ़िगर किया गया है.
सुझाव सभी संगठनात्मक इकाइयों के पाने वालों के लिए ऐक्सेस जाँचकर्ता को कॉन्फ़िगर करें. इससे आपको उन लिंक की ऐक्सेस-योग्यता पर नियंत्रण मिलता है जिन्हें आपके उपयोगकर्ताओं ने शेयर किया है. साथ ही, इससे डेटा लीक होने का जोखिम कम हो जाता है.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर जब उपयोगकर्ता किसी संसाधन (उदाहरण के लिए, कोई Drive फ़ाइल) का लिंक शेयर करते हैं, तो Google, उपयोगकर्ता को सूचना देगा. ऐसा तब होगा, जब पाने वाले लोगों के पास ऐक्सेस नहीं होगा. साथ ही, Google, शेयर करने के कॉन्फ़िगर किए गए स्कोप का सुझाव देगा.

ऐक्सेस चेकर को कॉन्फ़िगर करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. मूल संगठनात्मक इकाई में, ऐक्सेस जाँचकर्ता में जाकर, सिर्फ़ पाने वाले लोग को चुनें.

ज़्यादा जानकारी और निर्देशों के लिए, अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना लेख पढ़ें.

ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस

उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों के लिए ऑफ़लाइन ऐक्सेस चालू करने की अनुमति दी जा सकती है. जब दस्तावेज़ों को ऑफ़लाइन ऐक्सेस किया जा सकता है, तो दस्तावेज़ की एक कॉपी स्थानीय रूप से सेव की जाती है.

सेटिंग ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या के बारे में पता चलता है जिनके लिए ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस चालू है.
सुझाव

डेटा लीक होने का जोखिम कम करने के लिए, ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस बंद करें.

अगर आपके पास ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस देने की कोई व्यावसायिक वजह है, तो जोखिम की संभावना को कम करने के लिए इस सुविधा को हर संगठनात्मक इकाई के लिए चालू करें.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर इस सेटिंग को बंद करने पर, आपके उपयोगकर्ता ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों को ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे.

ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस बंद करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. सुविधाएँ और ऐप्लिकेशन पर क्लिक करें ** डिवाइस की नीतियों का इस्तेमाल करके ऑफ़लाइन ऐक्सेस कंट्रोल करें** चुनें. अगर मैनेज किए जा रहे डिवाइसों के लिए नीतियां सेट नहीं की जाती हैं, तो सभी उपयोगकर्ता सभी डिवाइसों पर ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस खो देंगे.

ज़्यादा जानकारी और निर्देशों के लिए, Docs एडिटर्स को ऑफ़लाइन ऐक्सेस करने की सुविधा सेट अप करना पर जाएं.

Drive पर डेस्कटॉप ऐक्सेस

अपने संगठन के लिए Drive for desktop सेट अप करके, उपयोगकर्ताओं को अपने कंप्यूटर पर Drive में मौजूद फ़ाइलों को सिंक करने और उन्हें ऐक्सेस करने की अनुमति दी जा सकती है.

सेटिंग Drive पर डेस्कटॉप ऐक्सेस
स्टेटस इससे पता चलता है कि संगठन की कितनी इकाइयों में, Drive को डेस्कटॉप पर ऐक्सेस करने की सुविधा चालू है
सुझाव

डेटा लीक होने का जोखिम कम करने के लिए, Drive for desktop के ऐक्सेस को सीमित करें या बंद करें.

अगर आपको डेस्कटॉप ऐक्सेस की अनुमति देनी है, तो इसे सिर्फ़ उन उपयोगकर्ताओं के लिए चालू करें जिन्हें कारोबार से जुड़ी ज़रूरी ज़रूरतें पूरी करनी हैं. साथ ही, इसे सिर्फ़ उन डिवाइसों पर चालू करें जिन्हें अनुमति मिली है.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर इस सेटिंग को बंद करने पर, आपके उपयोगकर्ताओं के पास डेस्कटॉप पर Drive का ऐक्सेस नहीं होगा.

Drive पर डेस्कटॉप ऐक्सेस बंद करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. Google Drive for desktop Drive for desktop चालू करें पर क्लिक करें.
  3. *आपके संगठन* में Google Drive for desktop इस्तेमाल करने की अनुमति दें बॉक्स से सही का निशान हटाएं.

ज़्यादा जानकारी और निर्देशों के लिए, अपने संगठन के लिए Drive for desktop सेट अप करना लेख पढ़ें.

वेब पर फ़ाइल पब्लिश करना

आपके पास उपयोगकर्ताओं के लिए, वेब पर फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा को चालू या बंद करने का विकल्प होता है.

सेटिंग वेब पर फ़ाइल पब्लिश करना
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या के बारे में पता चलता है जिनके लिए वेब पर फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा चालू है
सुझाव डेटा लीक होने का जोखिम कम करने के लिए, सभी संगठनात्मक इकाइयों के लिए वेब पर फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा बंद करें.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर

चुनी गई संगठनात्मक इकाइयों के उपयोगकर्ताओं को वेब पर फ़ाइलें पब्लिश करने की अनुमति है या नहीं.

फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा बंद करने से, उपयोगकर्ताओं की ओर से पहले ही की जा चुकी पब्लिश करने की कार्रवाइयां वापस नहीं होती हैं. पब्लिश की गई कोई भी नई साइट, बाहरी उपयोगकर्ताओं को नहीं दिखती है.

वेब पर फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा बंद करना

  1. Google Admin console में, एडमिन खाते से साइन इन करें.

    एडमिन खाते के बिना Admin console को ऐक्सेस नहीं किया जा सकता.

  2. Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  3. शेयर करने की सेटिंग शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  4. आपके संगठन के बाहर शेयर करने की अनुमति होने पर, आपके संगठन के उपयोगकर्ता, प्रकाशित किए गए वेब कॉन्टेंट और फ़ाइलें देखने का लिंक किसी को भी दे सकते हैं बॉक्स से सही का निशान हटाएं.

ज़्यादा जानकारी और निर्देशों के लिए, अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना लेख पढ़ें.