إعداد أداة Vault لمؤسستك

متطلبات واقتراحات حول الإعداد

• يجب أن تكون مشرفًا متميزًا في Google Workspace لمؤسستك لإكمال الخطوات الواردة في هذا الدليل.
• يُرجى تفعيل مساحة تخزين الرسائل الشاملة. قد ترسِل منتجات Google أخرى رسائل إلكترونية نيابةً عن المستخدم. ويضمن هذا الإعداد تخزين نسخة من هذه الرسائل في صندوق بريد Gmail للمستخدم وإتاحتها في أداة Vault. مزيد من المعلومات
• يمكنك تفعيل سجلّ المحادثات لمؤسستك. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات دائمًا على مساحات Chat. ولا تُطبَّق على الرسائل المباشرة إلا في حال تفعيل السجلّ.
• يمكنك تفعيل ميزة أرشفة الرسائل في "مجموعات Google للشركات" للمجموعات المهمة. يمكن لأداة Vault تجميد بيانات الرسائل والاحتفاظ بها والبحث فيها فقط في المجموعات التي تكون ميزة الأرشفة مفعَّلة لها. ويمكن لمالكي المجموعات رغم ذلك تغيير هذا الإعداد لمجموعاتهم. في حال أوقف مالك مجموعة ميزة الأرشفة، ستظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق بريد المستخدمين.

الخطوة 1: التحكّم في المستخدمين الذين يمكنهم تسجيل الدخول إلى Vault

للسماح للمستخدمين بتسجيل الدخول إلى Vault، يمكنك تفعيل Vault لجميع المستخدمين أو لمستخدمين مُختَارين. التعرُّف على كيفية إجراء ذلك

ملاحظة:

• لا يؤثر هذا الإعداد على الحسابات التي يمكن الاحتفاظ ببياناتها وتجميدها والبحث فيها باستخدام أداة Vault. يمكن الاحتفاظ ببيانات جميع حسابات المستخدمين على Google Workspace وتجميدها والبحث فيها.
• لا يؤثر هذا الإعداد في الحسابات التي يمكنها تغيير قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو البحث عنها أو تنفيذ وظائف Vault الأخرى. يجب أن يحصل المستخدمون على امتيازات Vault مناسبة للعمل معه.
• في حال تفعيل أداة Vault لجميع المستخدمين في مؤسستك، سيظهر رمز أداة Vault في قائمة تطبيقات جميع المستخدمين. وفي حال إعداد مؤسستك لوحدات تنظيمية، ننصحك بتقييد الوصول إلى الوحدات التنظيمية التي تمتلك امتيازات أداة Vault.

الخطوة 2: تسجيل الدخول إلى Vault

1. انتقِل إلى https://vault.google.com.
2. سجِّل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور لحسابك على Google Workspace.

الخطوة 3: إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في مؤسستك

تختلف متطلبات الاحتفاظ بالبيانات من شركة إلى أخرى. يمكنك ضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault لتلبية احتياجات شركتك المحدّدة، سواء للحفاظ على البيانات التي أنشأها الموظفون باستخدام Google Workspace، أو لإزالة البيانات بعد عدم الحاجة إليها، مثلاً بعد تصديرها عند العودة إلى مزوّد الخدمة الأساسي.

قبل البدء، تعرَّف على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات. توضح الخطوات التالية كيفية إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، إلاّ أنه يمكنك إعداد قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات بدلاً من ذلك.

1. في Vault، انقر على الاحتفاظ بالبيانات. إذا لم يظهر لك خيار الاحتفاظ بالبيانات، اطلب من مشرف متميّز في Google Workspace منحك امتيازات Vault ("إدارة سياسات الاحتفاظ بالبيانات").

2. في علامة التبويب القواعد التلقائية، انقر على رمز خدمة، مثل Drive

   أو Gmail .

3. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل أو الملفات:

   • للاحتفاظ بالبيانات إلى الأبد، اختَر إلى ما لا نهاية.
   • للاحتفاظ بالبيانات لفترة زمنية محدَّدة، اختَر فترة الاحتفاظ بالبيانات، وأدخِل عدد الأيام من 1 إلى 36500 يوم. يتم احتساب فترة الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى أوقات البدء التالية:
     • رسائل Gmail و"مجموعات Google" وChat: عدد الأيام منذ وقت إرسال الرسالة أو استلامها.
     • Drive: عدد الأيام منذ وقت إنشاء الملف أو تاريخ آخر تعديل.
     • Voice: عدد الأيام منذ وقت إرسال البيانات أو استلامها.

4. في حال تحديد فترة احتفاظ بالبيانات، اختَر الإجراء المطلوب اتخاذه مع البيانات بعد انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بها:

   • لمحو البيانات التي حذفها المستخدمون من قبل فقط نهائيًا، حدِّد الخيار الأول.

   • لإزالة جميع البيانات نهائيًا، حدِّد الخيار الثاني. قد تحذف هذه القاعدة نهائيًا البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها، مثل الرسائل في صندوق بريد Gmail أو الملفات في Drive.

5. انقر على إنشاء. إذا قمت بتحديد فترة الاحتفاظ، ستطلب منك أداة Vault التأكيد على فهمك لتأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لإنشاء القاعدة.

6. كرِّر هذه العملية لجميع الخدمات التي تريد إعداد قواعد تلقائية للاحتفاظ بالبيانات لها.

تمّ الآن إعداد Google Vault. تحتفظ أداة Vault ببيانات مؤسستك كما هو مُحدَّد في قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي أعددتها.

ملاحظات مهمّة:

• ماذا يحدث بعد إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات؟ يتم الاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقواعد التلقائية، ما لم تخضع لقاعدة مخصَّصة أو لعملية تجميد.
• ماذا يحدث عندما يحذف مستخدم رسالة أو ملفًا:تتم إزالة الرسالة أو الملف من حساب ذلك المستخدم. ولكن عند تطبيق قاعدة الاحتفاظ التلقائية أو قاعدة مخصصة، ستظل الرسالة أو الملف متاحًا في Vault خلال المدة الباقية من فترة الاحتفاظ. لا يتم احتساب الرسائل والملفات المحذوفة التي تحتفظ بها أداة Vault ضمن حصة مساحة التخزين المتوفّرة للمستخدم.