إعداد أداة Vault لمؤسستك

متطلبات واقتراحات حول الإعداد

• يجب أن تكون مشرفًا متميزًا في Google Workspace لمؤسستك لإكمال الخطوات في هذا الدليل.
• يُرجى تفعيل مساحة تخزين الرسائل الشاملة. قد ترسِل منتجات Google أخرى رسائل إلكترونية نيابةً عن المستخدم. ويضمن هذا الإعداد تخزين نسخة من هذه الرسائل في صندوق بريد Gmail للمستخدم وإتاحتها في أداة Vault. مزيد من المعلومات
• يمكنك تفعيل سجلّ المحادثات لمؤسستك. تُطبَّق قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات دائمًا على مساحات Chat. ولا تُطبَّق على الرسائل المباشرة إلا في حال تفعيل السجلّ.
• يمكنك تفعيل ميزة أرشفة الرسائل في "مجموعات Google للشركات" للمجموعات المهمة. يمكن لأداة Vault تجميد بيانات الرسائل والاحتفاظ بها والبحث فيها في المجموعات التي تكون ميزة الأرشفة مفعَّلة لها فقط. ويمكن لمالكي المجموعات رغم ذلك تغيير هذا الإعداد لمجموعاتهم. في حال إيقاف مالك مجموعة لميزة الأرشفة، تظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق بريد المستخدمين.

الخطوة 1: التحكُّم في المستخدمين الذين يمكنهم تسجيل الدخول إلى أداة Vault

للسماح للمستخدمين الآخرين بتسجيل الدخول إلى Vault، يمكنك تفعيل Vault لجميع المستخدمين أو لمستخدمين مُختَارين. كيفية إجراء ذلك

ملاحظة:

• لا يؤثر هذا الإعداد في الحسابات التي يمكن الاحتفاظ ببياناتها وتجميدها والبحث فيها باستخدام أداة Vault. يمكن الاحتفاظ بكل حسابات المستخدمين على Google Workspace وتجميدها والبحث فيها.
• لا يؤثر هذا الإعداد في الحسابات التي يمكنها تغيير قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو البحث عنها أو تنفيذ وظائف أداة Vault الأخرى. يجب أن يحصل المستخدمون على امتيازات أداة Vault مناسبة لاستخدامها.
• في حالة تفعيل أداة Vault لجميع المستخدمين في مؤسستك، سيظهر رمز أداة Vault في قائمة تطبيقات جميع المستخدمين. وفي حال إعداد مؤسستك لوحدات تنظيمية، ننصحك بتقييد الوصول إلى الوحدات التنظيمية التي تمتلك امتيازات أداة Vault.

الخطوة 2: تسجيل الدخول إلى أداة Vault

1. انتقِل إلى https://vault.google.com.
2. سجِّل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور لحسابك على Google Workspace.

الخطوة 3: إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في مؤسستك

لكل شركة متطلبات مختلفة للاحتفاظ بالبيانات. يمكنك ضبط قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault لتلبية احتياجات شركتك المحدّدة، سواء كان ذلك للاحتفاظ بالبيانات التي أنشأها الموظفون باستخدام Google Workspace أو لإزالة البيانات نهائيًا بعد عدم الحاجة إليها، مثل بعد تصديرها عند العودة إلى مقدّم الخدمة الأساسي.

قبل البدء، تعرَّف على آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات. توضح الخطوات التالية كيفية إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات، إلاّ أنه يمكنك إعداد قواعد مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات بدلاً من ذلك.

1. في أداة Vault، انقر على الاحتفاظ بالبيانات. إذا لم يظهر لك خيار الاحتفاظ بالبيانات، اطلب من مشرف متميّز في Google Workspace منحك امتيازات Vault ("إدارة سياسات الاحتفاظ بالبيانات").

2. في علامة التبويب القواعد التلقائية، انقر على خدمة، مثل Drive

   أو Gmail .

3. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل أو الملفات:

   • للاحتفاظ بالبيانات إلى الأبد، اختَر إلى ما لا نهاية.
   • للاحتفاظ بالبيانات لفترة زمنية محدَّدة، اختَر فترة التخزين، وأدخِل عدد الأيام من 1 إلى 36,500 يوم. يتم احتساب فترة الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى أوقات البدء التالية:
     • رسائل Gmail و"مجموعات Google" وChat: عدد الأيام منذ وقت إرسال الرسالة أو استلامها.
     • Drive: عدد الأيام منذ وقت إنشاء الملف أو تاريخ آخر تعديل.
     • Voice: عدد الأيام منذ وقت إرسال البيانات أو استلامها.

4. في حال تحديد فترة احتفاظ بالبيانات، اختَر الإجراء المطلوب اتخاذه مع البيانات بعد انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ بها:

   • لإجراء الإزالة النهائية فقط للبيانات التي سبق حذفها من قبل المستخدمين، حدِّد الخيار الأوّل.

   • لإزالة جميع البيانات نهائيًا، حدِّد الخيار الثاني. قد تحذف هذه القاعدة نهائيًا البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها، مثل الرسائل في صندوق بريد Gmail أو الملفات في Drive.

5. انقر على إنشاء. إذا حدّدت فترة احتفاظ بالبيانات، ستطلب منك أداة Vault التأكيد على فهمك لتأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لإنشاء القاعدة.

6. كرِّر هذه العملية لجميع الخدمات التي تريد إعداد قواعد تلقائية للاحتفاظ بالبيانات لها.

انتهت الآن عملية إعداد أداة Google Vault! وبذلك، تحتفظ أداة Vault ببيانات مؤسستك كما هو مُحدَّد في قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي أعددتها.

ملاحظات مهمّة:

• ماذا يحدث بعد إعداد القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات؟ يتم الاحتفاظ بالبيانات وفقًا للقواعد التلقائية، ما لم تخضع لقاعدة مخصَّصة أو لعملية تجميد.
• ماذا يحدث عندما يحذف مستخدم رسالة أو ملفًا؟ تتم إزالة الرسالة أو الملف من حساب ذلك المستخدم. وفي حال تطبيق قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات أو قاعدة مُخصَّصة، تظل الرسائل أو الملفات متاحة في Vault حتى نهاية فترة الاحتفاظ. الرسائل والملفات المحذوفة التي يحتفظ بها Vault لا تُحتسَب ضمن مساحة التخزين المتوفّرة للمستخدم.