প্রয়োজনীয়তা এবং সুপারিশগুলি সেট আপ করুন
- এই নির্দেশিকার ধাপগুলো সম্পন্ন করতে আপনাকে অবশ্যই আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল ওয়ার্কস্পেস সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হতে হবে।
- ব্যাপক বার্তা সংরক্ষণ সক্ষম করার কথা বিবেচনা করুন। অন্যান্য গুগল পণ্য ব্যবহারকারীর পক্ষ থেকে ইমেল পাঠাতে পারে। এই সেটিংটি নিশ্চিত করে যে সেই বার্তাগুলির একটি অনুলিপি ব্যবহারকারীর জিমেইল মেলবক্সে সংরক্ষিত থাকে এবং ভল্ট-এর জন্য উপলব্ধ থাকে। আরও জানুন।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য চ্যাট হিস্ট্রি চালু করার কথা বিবেচনা করুন। চ্যাট স্পেসের ক্ষেত্রে রিটেনশন রুল এবং হোল্ড সবসময় প্রযোজ্য। তবে, ডিরেক্ট মেসেজের ক্ষেত্রে এগুলি কেবল তখনই প্রযোজ্য হয় যখন হিস্ট্রি চালু থাকে।
- আপনার পছন্দের গ্রুপগুলোর জন্য Google Groups for Business-এ মেসেজ আর্কাইভ চালু করার কথা বিবেচনা করুন। Vault শুধুমাত্র সেইসব গ্রুপের মেসেজই ধরে রাখতে, সংরক্ষণ করতে এবং অনুসন্ধান করতে পারে, যেগুলোতে আর্কাইভ চালু করা আছে। তবে, গ্রুপের মালিকরা তাদের গ্রুপের জন্য এই সেটিংটি পরিবর্তন করতে পারেন। যদি কোনো গ্রুপের মালিক আর্কাইভ বন্ধ করে দেন, তবুও সেই গ্রুপের মেসেজগুলো ব্যবহারকারীদের মেইলবক্সে পাওয়া যাবে।
ধাপ ১। ভল্টে কে সাইন ইন করতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন।
অন্যদের Vault-এ সাইন ইন করার অনুমতি দিতে, সকল অথবা নির্বাচিত ব্যবহারকারীদের জন্য Vault চালু করুন। কীভাবে করবেন তা জানুন।
দ্রষ্টব্য:
- এই সেটিংটির ফলে ভল্ট দ্বারা কোন অ্যাকাউন্টগুলো ধরে রাখা, স্থগিত রাখা এবং অনুসন্ধান করা যাবে তার উপর কোনো প্রভাব পড়ে না। গুগল ওয়ার্কস্পেস সহ সকল ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট ধরে রাখা, স্থগিত রাখা এবং অনুসন্ধান করা যেতে পারে।
- কোন অ্যাকাউন্ট রিটেনশন রুল পরিবর্তন করতে, ডেটা অনুসন্ধান করতে বা ভল্টের অন্যান্য ফাংশন সম্পাদন করতে পারবে, তার উপর এই সেটিংয়ের কোনো প্রভাব নেই। ভল্ট ব্যবহার করার জন্য ব্যবহারকারীদের অবশ্যই উপযুক্ত ভল্ট প্রিভিলেজ থাকতে হবে।
- আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলের জন্য ভল্ট চালু করেন, তাহলে ভল্ট আইকনটি প্রত্যেকের অ্যাপের তালিকায় দেখা যাবে। আপনার প্রতিষ্ঠানে যদি অর্গানাইজেশনাল ইউনিট তৈরি করা থাকে, তবে আমরা সুপারিশ করি যে, যেসব অর্গানাইজেশনাল ইউনিটের ভল্ট ব্যবহারের সুবিধা রয়েছে, সেগুলোর অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করুন।
ধাপ ২. ভল্টে সাইন ইন করুন।
- https://vault.google.com -এ যান।
- আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস ইউজারনেম ও পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন ইন করুন।
ধাপ ৩. আপনার প্রতিষ্ঠানের ডিফল্ট ডেটা সংরক্ষণের নিয়মগুলো সেট করুন।
প্রতিটি কোম্পানির ডেটা সংরক্ষণের জন্য আলাদা আলাদা প্রয়োজনীয়তা থাকে। আপনি আপনার কোম্পানির নির্দিষ্ট চাহিদা মেটাতে ভল্ট (Vault) রিটেনশন রুলস সেট করতে পারেন—সেটা গুগল ওয়ার্কস্পেস (Google Workspace) ব্যবহার করে কর্মীদের তৈরি করা ডেটা সংরক্ষণ করার জন্যই হোক, বা ডেটার আর প্রয়োজন না থাকলে তা মুছে ফেলার জন্যই হোক, যেমন আপনার মূল প্রোভাইডারের কাছে ফিরে যাওয়ার সময় এক্সপোর্ট করার পর।
শুরু করার আগে, রিটেনশন কীভাবে কাজ করে তা জেনে নিন। নিম্নলিখিত ধাপগুলিতে ডিফল্ট রিটেনশন নিয়মগুলি কীভাবে সেট করতে হয় তা বর্ণনা করা হয়েছে, তবে আপনি এর পরিবর্তে কাস্টম রিটেনশন নিয়মও সেট করতে পারেন।
- Vault-এ, Retention-এ ক্লিক করুন। যদি Retention তালিকাভুক্ত না থাকে, তাহলে একজন Google Workspace সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে আপনাকে Vault প্রিভিলেজ ("Manage retention policies") দেওয়ার জন্য অনুরোধ করুন।
ডিফল্ট রুলস ট্যাবে, ড্রাইভের মতো একটি সার্ভিসে ক্লিক করুন।
অথবা জিমেইল
.বার্তা বা ফাইল কতক্ষণ রাখবেন তা বেছে নিন:
- ডেটা স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করতে, ‘অনির্দিষ্টকালের জন্য’ নির্বাচন করুন।
- একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ডেটা সংরক্ষণ করতে, 'রিটেনশন পিরিয়ড' নির্বাচন করুন এবং ১ থেকে ৩৬,৫০০-এর মধ্যে দিনের সংখ্যা লিখুন। রিটেনশন পিরিয়ড নিম্নলিখিত শুরুর সময়গুলোর উপর ভিত্তি করে গণনা করা হয়:
- জিমেইল, গ্রুপ এবং চ্যাট বার্তা — বার্তা পাঠানো বা গ্রহণ করার দিন থেকে দিন পর্যন্ত।
- ড্রাইভ — ফাইলটি তৈরি বা শেষবার পরিবর্তন করার দিন থেকে অতিবাহিত দিন।
- ভয়েস — ডেটা পাঠানো বা গ্রহণ করার দিন থেকে দিন।
আপনি যদি ডেটা সংরক্ষণের সময়সীমা নির্ধারণ করেন, তাহলে সেই সময়সীমা শেষ হওয়ার পর ডেটা নিয়ে কী করা হবে তা বেছে নিন:
- ব্যবহারকারীরা ইতিমধ্যে যে ডেটা মুছে ফেলেছেন শুধু সেগুলোই মুছে ফেলার জন্য, প্রথম বিকল্পটি বেছে নিন।
সমস্ত ডেটা মুছে ফেলতে, দ্বিতীয় বিকল্পটি বেছে নিন। এই নিয়মটি এমন ডেটাও মুছে ফেলতে পারে যা ব্যবহারকারীরা রাখতে চান, যেমন তাদের জিমেইল ইনবক্সের বার্তা বা ড্রাইভের ফাইল।
Create-এ ক্লিক করুন। আপনি যদি একটি রিটেনশন পিরিয়ড সেট করেন, তাহলে Vault আপনাকে নিশ্চিত করতে বলবে যে আপনি এই রিটেনশন রুলটির প্রভাবগুলো বুঝতে পেরেছেন। রুলটি তৈরি করতে বক্সগুলোতে টিক দিন এবং Accept-এ ক্লিক করুন।
যেসব পরিষেবার জন্য আপনি ডিফল্ট রিটেনশন নিয়ম সেট করতে চান, সেগুলোর জন্য এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন।
Google Vault এখন সেট আপ করা হয়েছে! আপনার কনফিগার করা ডেটা সংরক্ষণের নিয়ম অনুযায়ী Vault আপনার প্রতিষ্ঠানের ডেটা সংরক্ষণ করে।
গুরুত্বপূর্ণ নোট:
- ডিফল্ট ডেটা সংরক্ষণের নিয়ম সেট করার পর যা ঘটে: যদি না কোনো কাস্টম নিয়ম বা হোল্ড প্রযোজ্য হয়, তাহলে ডিফল্ট ডেটা সংরক্ষণের নিয়ম অনুযায়ী ডেটা সংরক্ষিত হয়।
- যখন কোনো ব্যবহারকারী একটি বার্তা বা ফাইল মুছে ফেলেন তখন যা ঘটে: বার্তা বা ফাইলটি সেই ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট থেকে সরিয়ে ফেলা হয়। তবে, যখন ডিফল্ট রিটেনশন নিয়ম বা একটি কাস্টম নিয়ম প্রযোজ্য হয়, তখন বার্তা বা ফাইলটি রিটেনশন মেয়াদের বাকি সময়ের জন্য ভল্টে উপলব্ধ থাকে। ভল্ট দ্বারা সংরক্ষিত মুছে ফেলা বার্তা এবং ফাইলগুলি ব্যবহারকারীর স্টোরেজ কোটার মধ্যে গণনা করা হয় না।