প্রয়োজনীয়তা এবং সুপারিশ সেট আপ করুন
- এই নির্দেশিকার ধাপগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য আপনাকে অবশ্যই আপনার প্রতিষ্ঠানের একজন Google Workspace সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হতে হবে।
- ব্যাপক বার্তা সঞ্চয়স্থান সক্ষম করার কথা বিবেচনা করুন। অন্যান্য Google পণ্য ব্যবহারকারীর পক্ষ থেকে ইমেল পাঠাতে পারে। এই সেটিং নিশ্চিত করে যে সেই বার্তাগুলির একটি অনুলিপি ব্যবহারকারীর Gmail মেলবক্সে সংরক্ষণ করা হয় এবং Vault-এ উপলব্ধ থাকে। আরও জানুন
- আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য চ্যাট ইতিহাস চালু করার কথা বিবেচনা করুন। ধরে রাখার নিয়ম এবং হোল্ড সবসময় চ্যাট স্পেসের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। তবে, ইতিহাস চালু থাকলেই কেবল সরাসরি বার্তার ক্ষেত্রে এগুলি প্রযোজ্য হবে।
- গুগল গ্রুপস ফর বিজনেস-এ আগ্রহের গ্রুপগুলির জন্য মেসেজ আর্কাইভিং চালু করার কথা বিবেচনা করুন। ভল্ট শুধুমাত্র সেই গ্রুপগুলিতে মেসেজ ধরে রাখতে, ধরে রাখতে এবং অনুসন্ধান করতে পারে যেগুলিতে আর্কাইভিং চালু আছে। তবে, গ্রুপের মালিকরা তাদের গ্রুপের জন্য এই সেটিং পরিবর্তন করতে পারেন। যদি কোনও গ্রুপের মালিক আর্কাইভিং বন্ধ করে দেন, তাহলে সেই গ্রুপের মেসেজগুলি এখনও ব্যবহারকারীর মেলবক্সে পাওয়া যাবে।
ধাপ ১. ভল্টে কে সাইন ইন করতে পারবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন।
অন্যদের Vault-এ সাইন ইন করার অনুমতি দিতে, সকল বা নির্বাচিত ব্যবহারকারীর জন্য Vault চালু করুন। কীভাবে তা জানুন
বিঃদ্রঃ:
- Vault কোন অ্যাকাউন্টগুলি ধরে রাখতে, ধরে রাখতে এবং অনুসন্ধান করতে পারে তার উপর এই সেটিংসের কোনও প্রভাব নেই। Google Workspace-এর সমস্ত ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট ধরে রাখতে, ধরে রাখতে এবং অনুসন্ধান করতে পারে।
- কোন অ্যাকাউন্টগুলি ধরে রাখার নিয়ম পরিবর্তন করতে পারে, ডেটা অনুসন্ধান করতে পারে, অথবা অন্যান্য Vault ফাংশন সম্পাদন করতে পারে তার উপর এই সেটিং কোনও প্রভাব ফেলে না। Vault-এর সাথে কাজ করার জন্য ব্যবহারকারীদের যথাযথ Vault সুবিধা থাকতে হবে।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলের জন্য Vault চালু করলে, সকলের অ্যাপের তালিকায় Vault আইকনটি প্রদর্শিত হবে। যদি আপনার প্রতিষ্ঠান সাংগঠনিক ইউনিট সেট আপ করে থাকে, তাহলে আমরা আপনাকে Vault সুবিধাপ্রাপ্ত সাংগঠনিক ইউনিটগুলিতে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করার পরামর্শ দিচ্ছি।
ধাপ ২. ভল্টে সাইন ইন করুন।
- https://vault.google.com এ যান।
- আপনার Google Workspace ব্যবহারকারীর নাম এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে সাইন ইন করুন।
ধাপ ৩. আপনার প্রতিষ্ঠানের ডিফল্ট ধরে রাখার নিয়ম সেট করুন।
প্রতিটি কোম্পানির ডেটা ধরে রাখার জন্য আলাদা আলাদা প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। আপনার কোম্পানির নির্দিষ্ট চাহিদা পূরণের জন্য আপনি ভল্ট ধরে রাখার নিয়ম সেট করতে পারেন - Google Workspace ব্যবহার করে কর্মীদের দ্বারা তৈরি ডেটা সংরক্ষণ করা হোক বা প্রয়োজন না থাকলে ডেটা মুছে ফেলা হোক, যেমন আপনার প্রাথমিক সরবরাহকারীর কাছে ফিরে যাওয়ার পরে এটি রপ্তানি করার পরে।
শুরু করার আগে, ধরে রাখার পদ্ধতি কীভাবে কাজ করে তা শিখুন। নিম্নলিখিত ধাপগুলি ডিফল্ট ধরে রাখার নিয়মগুলি কীভাবে সেট করতে হয় তা বর্ণনা করে, তবে আপনি পরিবর্তে কাস্টম ধরে রাখার নিয়মগুলি সেট করতে পারেন।
- Vault-এ, Retention এ ক্লিক করুন। যদি Retention তালিকাভুক্ত না থাকে, তাহলে Google Workspace-এর একজন সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে Vault-এর সুবিধাগুলি ("Manage Retention policies") দিতে বলুন।
ডিফল্ট নিয়ম ট্যাবে, ড্রাইভের মতো কোনও পরিষেবাতে ক্লিক করুন।
অথবা জিমেইল
.বার্তা বা ফাইল কতক্ষণ রাখবেন তা বেছে নিন:
- স্থায়ীভাবে ডেটা ধরে রাখতে, অনির্দিষ্টকালের জন্য নির্বাচন করুন।
- একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ডেটা ধরে রাখতে, ধরে রাখার সময়কাল নির্বাচন করুন এবং দিনের সংখ্যা লিখুন, ১ থেকে ৩৬,৫০০ পর্যন্ত। ধরে রাখার সময়কাল নিম্নলিখিত শুরুর সময়ের উপর ভিত্তি করে গণনা করা হয়:
- জিমেইল, গ্রুপ এবং চ্যাট বার্তা — বার্তাটি পাঠানো বা গ্রহণ করার দিন থেকে।
- ড্রাইভ — ফাইলটি তৈরি বা শেষবার পরিবর্তন করার দিন থেকে দিন।
- ভয়েস — ডেটা পাঠানো বা গ্রহণের দিন থেকে দিন।
যদি আপনি একটি ধরে রাখার সময়কাল সেট করেন, তাহলে ধরে রাখার সময়কাল শেষ হওয়ার পরে ডেটা দিয়ে কী করবেন তা বেছে নিন:
- ব্যবহারকারীরা ইতিমধ্যে মুছে ফেলা ডেটা মুছে ফেলার জন্য, প্রথম বিকল্পটি বেছে নিন।
সমস্ত ডেটা মুছে ফেলার জন্য, দ্বিতীয় বিকল্পটি বেছে নিন। এই নিয়মটি ব্যবহারকারীদের কাছে রাখা আশা করা ডেটা মুছে ফেলতে পারে, যেমন তাদের জিমেইল ইনবক্সে বার্তা বা ড্রাইভে থাকা ফাইল।
তৈরি করুন এ ক্লিক করুন। যদি আপনি একটি ধারণ সময়কাল সেট করেন, তাহলে Vault আপনাকে এই ধারণ নিয়মের প্রভাবগুলি বুঝতে পেরেছেন কিনা তা নিশ্চিত করতে বলবে। বাক্সগুলি চেক করুন এবং নিয়মটি তৈরি করতে Accept এ ক্লিক করুন।
আপনি যে সকল পরিষেবার জন্য ডিফল্ট ধরে রাখার নিয়ম সেট করতে চান তার জন্য এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন।
Google Vault এখন সেট আপ হয়ে গেছে! Vault আপনার কনফিগার করা রিটেনশন নিয়মে উল্লেখিত তথ্য সংরক্ষণ করে।
গুরুত্বপূর্ণ নোট:
- ডিফল্ট ধরে রাখার নিয়ম সেট করার পরে কী ঘটে: যদি না কোনও কাস্টম নিয়ম বা হোল্ড প্রযোজ্য হয়, তাহলে ডিফল্ট ধরে রাখার নিয়ম অনুসারে ডেটা সংরক্ষণ করা হয়।
- যখন একজন ব্যবহারকারী কোনও বার্তা বা ফাইল মুছে ফেলেন তখন কী ঘটে: সেই ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট থেকে বার্তা বা ফাইলটি সরানো হয়। তবে, যখন ডিফল্ট ধরে রাখার নিয়ম বা কাস্টম নিয়ম প্রযোজ্য হয়, তখনও বার্তা বা ফাইলটি ধরে রাখার সময়কালের বাকি সময় ধরে Vault-এ উপলব্ধ থাকে। Vault দ্বারা সংরক্ষণ করা মুছে ফেলা বার্তা এবং ফাইলগুলি ব্যবহারকারীর স্টোরেজ কোটার সাথে গণনা করা হয় না।