Vault für Ihre Organisation einrichten

Anforderungen und Empfehlungen für die Einrichtung

  • Sie müssen Google Workspace-Super Admin für Ihre Organisation sein, um die Schritte in dieser Anleitung auszuführen.
  • Aktivieren Sie ggf. die umfassende Nachrichtenspeicherung. Andere Google-Produkte können E-Mails im Namen eines Nutzers senden. Mit dieser Einstellung wird eine Kopie dieser Nachrichten im Gmail-Postfach des Nutzers gespeichert und ist für Vault verfügbar. Weitere Informationen
  • Möglicherweise ist es sinnvoll, für Ihre Organisation das Chatprotokoll zu aktivieren. Aufbewahrungsregeln und Holds gelten immer für Chatbereiche. Für Direktnachrichten gelten sie jedoch nur, wenn das Chatprotokoll aktiviert ist.
  • Aktivieren Sie für relevante Gruppen die Nachrichtenarchivierung in Google Groups for Business. Vault kann Nachrichten nur in Gruppen auf „Hold“ setzen, aufbewahren oder suchen, in denen die Archivierung aktiviert ist. Gruppeninhaber können diese Einstellung jedoch für ihre Gruppen ändern. Wenn ein Gruppeninhaber die Archivierung deaktiviert, sind die Nachrichten dieser Gruppe weiterhin in den Postfächern der Nutzer verfügbar.

Schritt 1: Zugriff auf Vault steuern

Damit sich andere in Vault anmelden können, müssen Sie Vault für alle oder ausgewählte Nutzer aktivieren. Weitere Informationen

Hinweis:

  • Diese Einstellung hat keinen Einfluss darauf, welche Konten über Vault aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt und durchsucht werden können. Alle Nutzerkonten mit Google Workspace können aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt und durchsucht werden.
  • Diese Einstellung hat keinen Einfluss darauf, welche Konten Aufbewahrungsregeln ändern, nach Daten suchen oder andere Vault-Funktionen ausführen können. Nutzer müssen die entsprechenden Vault-Berechtigungen haben, um mit Vault arbeiten zu können.
  • Wenn Sie Vault für alle Nutzer in Ihrer Organisation aktivieren, wird das Vault-Symbol in der App-Liste aller Nutzer angezeigt. Wenn Ihre Organisation Organisationseinheiten eingerichtet hat, empfehlen wir, den Zugriff auf Organisationseinheiten mit Vault-Berechtigungen zu beschränken.

Schritt 2: In Vault anmelden

  1. Gehen Sie zu https://vault.google.com.
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Google Workspace-Nutzernamen und -Passwort an.

Schritt 3: Standardmäßige Aufbewahrungsregeln für Ihre Organisation festlegen

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an die Datenaufbewahrung. Sie können Vault-Aufbewahrungsregeln festlegen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen – ob Sie Daten aufbewahren möchten, die von Mitarbeitern mit Google Workspace erstellt wurden, oder Daten löschen möchten, die nicht mehr benötigt werden, z. B. nach dem Exportieren, wenn Sie zu Ihrem primären Anbieter zurückkehren.

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich mit der Funktionsweise der Aufbewahrung vertraut machen. In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie standardmäßige Aufbewahrungsregeln festlegen. Sie können aber auch benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festlegen.

  1. Klicken Sie in Vault auf Aufbewahrung. Wenn die Option Aufbewahrung nicht aufgeführt ist, bitten Sie einen Google Workspace-Super Admin, Ihnen Vault-Berechtigungen zu erteilen („Aufbewahrungsrichtlinien verwalten“).

  2. Klicken Sie auf dem Tab Standardregeln auf einen Dienst, z. B. auf Google Drive .

    oder Gmail .

  3. Legen Sie fest, wie lange Nachrichten oder Dateien aufbewahrt werden sollen:

    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren.
    • Wenn Sie Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein. Die Aufbewahrungsdauer wird anhand der folgenden Startzeiten berechnet:
      • Gmail-, Groups- und Chat-Nachrichten: Tage ab dem Senden oder Empfangen der Nachricht.
      • Drive: Tage ab dem Zeitpunkt, an dem die Datei erstellt oder zuletzt geändert wurde.
      • Google Voice: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Daten gesendet oder empfangen wurden.

  4. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:

    • Wenn Sie nur die Daten dauerhaft löschen möchten, die Nutzer bereits gelöscht haben, wählen Sie die erste Option aus.

    • Wenn Sie alle Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel können Daten dauerhaft gelöscht werden, die Nutzer eigentlich behalten möchten, z. B. Nachrichten im Gmail-Posteingang oder Dateien in Drive.

  5. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und dann auf Akzeptieren, um die Regel zu erstellen.

  6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Dienste, für die Sie standardmäßige Aufbewahrungsregeln festlegen möchten.

Google Vault ist jetzt eingerichtet. Vault bewahrt die Daten Ihrer Organisation gemäß den von Ihnen konfigurierten Aufbewahrungsregeln auf.

Wichtige Hinweise:

  • Was passiert, nachdem Sie standardmäßige Aufbewahrungsregeln festgelegt haben:Sofern keine benutzerdefinierte Regel oder kein Hold gilt, werden die Daten gemäß der standardmäßigen Aufbewahrungsregel aufbewahrt.
  • Was passiert, wenn ein Nutzer eine Nachricht oder Datei löscht? Die Nachricht oder Datei wird aus dem Konto des Nutzers entfernt. Falls jedoch die standardmäßige oder eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel greift, ist die Nachricht oder die Datei für die restliche Aufbewahrungsdauer weiter in Vault verfügbar. In Vault aufbewahrte gelöschte Nachrichten und Dateien werden nicht auf das Speicherkontingent des Nutzers angerechnet.