Vault für Ihre Organisation einrichten

Anforderungen und Empfehlungen für die Einrichtung

  • Sie müssen Google Workspace-Super Admin für Ihre Organisation sein, um die Schritte in dieser Anleitung auszuführen.
  • Eventuell sollten Sie einen umfassenden E-Mail-Speicher einrichten. Andere Google-Produkte können E‑Mails im Namen eines Nutzers senden. Diese Einstellung sorgt dafür, dass eine Kopie dieser Nachrichten im Gmail-Postfach des Nutzers gespeichert wird und in Vault verfügbar ist. Weitere Informationen
  • Möglicherweise ist es sinnvoll, für Ihre Organisation das Chatprotokoll zu aktivieren. Aufbewahrungsregeln und Holds gelten immer für Chatbereiche. Für Direktnachrichten gelten sie jedoch nur, wenn das Chatprotokoll aktiviert ist.
  • Aktivieren Sie für relevante Gruppen die Nachrichtenarchivierung in Google Groups for Business. Über Vault können Sie Nachrichten nur in Gruppen speichern, aufbewahren und suchen, in denen die Archivierung aktiviert ist. Gruppeninhaber können diese Einstellung jedoch für ihre Gruppen ändern. Wenn ein Gruppeneigentümer die Archivierung deaktiviert, sind die Nachrichten aus dieser Gruppe weiterhin in den Nutzerpostfächern verfügbar.

Schritt 1: Festlegen, wer sich in Vault anmelden darf

Damit sich andere in Vault anmelden können, müssen Sie Vault für alle oder ausgewählte Nutzer aktivieren. Weitere Informationen

Hinweis:

  • Diese Einstellung hat keinen Einfluss darauf, welche Konten über Vault aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt und durchsucht werden können. Alle Nutzerkonten mit Google Workspace können aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt und durchsucht werden.
  • Diese Einstellung hat keinen Einfluss darauf, welche Konten Aufbewahrungsregeln ändern, nach Daten suchen oder andere Vault-Funktionen ausführen können. Nutzer benötigen die entsprechenden Vault-Berechtigungen, um Vault verwenden zu können.
  • Wenn Sie Vault für alle Personen in Ihrer Organisation aktivieren, wird das Vault-Symbol für jeden in der Liste der Apps angezeigt. Sind in Ihrer Organisation Organisationseinheiten definiert, sollten Sie den Vault-Zugriff auf diejenigen beschränken, die Vault-Berechtigungen haben.

Schritt 2: In Vault anmelden

  1. Rufen Sie https://vault.google.com auf.
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Google Workspace-Nutzernamen und dem zugehörigen Passwort an.

Schritt 3: Standardmäßige Aufbewahrungsregeln für Ihre Organisation festlegen

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die Datenaufbewahrung. Sie können Vault-Aufbewahrungsregeln festlegen, um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. So können Sie beispielsweise Daten aufbewahren, die von Mitarbeitern mit Google Workspace erstellt wurden, oder Daten löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden, z. B. nach dem Export, wenn Sie zu Ihrem primären Anbieter zurückkehren.

Informieren Sie sich zuerst über die Funktionsweise der Aufbewahrung. In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie standardmäßige Aufbewahrungsregeln festlegen. Sie können aber auch benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festlegen.

  1. Klicken Sie in Vault auf Aufbewahrung. Wenn die Option Aufbewahrung nicht aufgeführt ist, bitten Sie einen Google Workspace-Super Admin, Ihnen Vault-Berechtigungen („Aufbewahrungsrichtlinien verwalten“) zu erteilen.

  2. Klicken Sie auf dem Tab Standardregeln auf einen Dienst, z. B. Google Drive .

    oder Gmail  .

  3. Legen Sie fest, wie lange Nachrichten oder Dateien aufbewahrt werden sollen:

    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren.
    • Wenn Sie Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein. Die Aufbewahrungsdauer wird auf der Grundlage folgender Startzeiten berechnet:
      • Nachrichten in Gmail, Google Groups und Google Chat: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet oder empfangen wurde.
      • Google Drive: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Datei erstellt oder zuletzt geändert wurde.
      • Voice: Die Aufbewahrungsdauer beginnt an dem Tag, an dem die Daten gesendet oder empfangen wurden.

  4. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach Ablauf dieser Dauer passieren soll:

    • Wenn Sie nur Daten dauerhaft löschen möchten, die Nutzer bereits gelöscht haben, wählen Sie die erste Option aus.

    • Wenn Sie alle Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Mit dieser Regel werden möglicherweise Daten dauerhaft gelöscht, die Nutzer vielleicht behalten möchten, z. B. Nachrichten in ihrem Gmail-Posteingang oder Dateien in Google Drive.

  5. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

  6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Dienste, für die Sie standardmäßige Aufbewahrungsregeln festlegen möchten.

Google Vault ist jetzt eingerichtet. Die Daten Ihrer Organisation werden gemäß den von Ihnen konfigurierten Aufbewahrungsregeln von Vault gespeichert.

Wichtige Hinweise:

  • Was passiert nach dem Erstellen von standardmäßigen Aufbewahrungsregeln? Sofern keine benutzerdefinierte Regel oder ein Hold angewendet wird, werden Daten gemäß der standardmäßigen Aufbewahrungsregel archiviert.
  • Was passiert, wenn ein Nutzer eine Nachricht oder eine Datei löscht? Der betreffende Inhalt wird aus dem Konto des Nutzers entfernt. Falls jedoch die standardmäßige oder eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel greift, ist die Nachricht für den restlichen Aufbewahrungszeitraum weiter in Vault verfügbar. Gelöschte Nachrichten und Dateien, die von Vault aufbewahrt werden, werden nicht auf das Speicherkontingent des Nutzers angerechnet.