تنظیم الزامات و توصیهها
- برای تکمیل مراحل این راهنما، باید مدیر ارشد Google Workspace در سازمان خود باشید.
- فعال کردن ذخیرهسازی جامع پیامها را در نظر بگیرید. سایر محصولات گوگل ممکن است از طرف کاربر ایمیل ارسال کنند. این تنظیم تضمین میکند که یک کپی از آن پیامها در صندوق پستی جیمیل کاربر ذخیره شده و در دسترس Vault قرار میگیرد. اطلاعات بیشتر
- فعال کردن تاریخچه چت برای سازمان خود را در نظر بگیرید. قوانین و محدودیتهای نگهداری همیشه در فضاهای چت اعمال میشوند. با این حال، این قوانین فقط در صورت فعال بودن تاریخچه، در مورد پیامهای مستقیم اعمال میشوند.
- فعال کردن بایگانی پیامها در گروههای تجاری گوگل برای گروههای مورد علاقه را در نظر بگیرید. Vault میتواند پیامها را فقط در گروههایی که بایگانی آنها روشن است، نگه دارد، نگهداری و جستجو کند. با این حال، صاحبان گروه میتوانند این تنظیم را برای گروههای خود تغییر دهند. اگر صاحب گروه بایگانی را خاموش کند، پیامهای آن گروه همچنان در صندوقهای پستی کاربر موجود است.
مرحله ۱. کنترل کنید چه کسی میتواند وارد Vault شود
برای اینکه به دیگران اجازه دهید وارد Vault شوند، Vault را برای همه یا کاربران منتخب فعال کنید. یاد بگیرید چگونه
توجه:
- این تنظیم هیچ تاثیری بر اینکه کدام حسابها میتوانند توسط Vault حفظ، نگهداری و جستجو شوند، ندارد. همه حسابهای کاربری با Google Workspace قابل حفظ، نگهداری و جستجو هستند.
- این تنظیم هیچ تاثیری بر اینکه کدام حسابها میتوانند قوانین نگهداری را تغییر دهند، دادهها را جستجو کنند یا سایر عملکردهای Vault را انجام دهند، ندارد. کاربران باید از امتیازات Vault مناسب برای کار با Vault برخوردار باشند.
- اگر Vault را برای همه افراد سازمان خود فعال کنید، نماد Vault در فهرست برنامههای همه ظاهر میشود. اگر سازمان شما واحدهای سازمانی راهاندازی کرده است، توصیه میکنیم دسترسی را به واحدهای سازمانی که دارای امتیازات Vault هستند محدود کنید.
مرحله ۲. وارد Vault شوید
- به آدرس https://vault.google.com بروید.
- با نام کاربری و رمز عبور Google Workspace خود وارد شوید.
مرحله ۳. قوانین پیشفرض حفظ اطلاعات سازمان خود را تنظیم کنید
هر شرکتی الزامات متفاوتی برای نگهداری دادهها دارد. شما میتوانید قوانین نگهداری Vault را متناسب با نیازهای خاص شرکت خود تنظیم کنید - چه برای حفظ دادههای ایجاد شده توسط کارمندان با استفاده از Google Workspace، و چه برای پاکسازی دادهها پس از عدم نیاز به آنها، مانند پس از صادر کردن آنها هنگام بازگشت به ارائه دهنده اصلی خود.
قبل از شروع، نحوهی عملکرد نگهداری را بیاموزید. مراحل زیر نحوهی تنظیم قوانین پیشفرض نگهداری را شرح میدهد، اما میتوانید به جای آن قوانین سفارشی نگهداری را تنظیم کنید.
- در Vault، روی Retention (نگهداری) کلیک کنید. اگر Retention در فهرست نیست، از یک مدیر ارشد Google Workspace بخواهید که به شما امتیازات Vault ("مدیریت سیاستهای نگهداری") را بدهد.
در برگه «قوانین پیشفرض» ، روی یک سرویس، مانند Drive، کلیک کنید.
یا جیمیل
.مدت زمان نگهداری پیامها یا فایلها را انتخاب کنید:
- برای ذخیره دائمی دادهها، گزینه Indenitely (بهطور نامحدود) را انتخاب کنید.
- برای نگهداری دادهها برای مدت زمان مشخص، دوره نگهداری را انتخاب کنید و تعداد روزها را از ۱ تا ۳۶۵۰۰ وارد کنید. دوره نگهداری بر اساس زمانهای شروع زیر محاسبه میشود:
- پیامهای Gmail، گروهها و چت — روزهایی که از ارسال یا دریافت پیام گذشته است.
- درایو — تعداد روزهایی که از زمان ایجاد یا آخرین تغییر فایل میگذرد.
- صدا — تعداد روز از زمان ارسال یا دریافت دادهها.
اگر دوره نگهداری را تعیین کنید، انتخاب کنید که پس از پایان دوره نگهداری با دادهها چه کاری انجام شود:
- برای پاک کردن فقط دادههایی که کاربران قبلاً حذف کردهاند ، گزینه اول را انتخاب کنید.
برای پاک کردن همه دادهها، گزینه دوم را انتخاب کنید. این قانون میتواند دادههایی را که کاربران انتظار دارند نگه دارند، مانند پیامهای موجود در صندوق ورودی Gmail یا فایلهای موجود در Drive، پاک کند.
روی ایجاد کلیک کنید. اگر مدت زمان نگهداری را تعیین کنید، Vault از شما میخواهد که تأیید کنید که اثرات این قانون نگهداری را درک میکنید. کادرها را علامت بزنید و برای ایجاد قانون، روی پذیرش کلیک کنید.
این فرآیند را برای تمام سرویسهایی که میخواهید قوانین پیشفرض حفظ دادهها را برای آنها تنظیم کنید، تکرار کنید.
گوگل والت (Google Vault) اکنون راهاندازی شده است! والت، دادههای سازمان شما را طبق قوانین نگهداری که پیکربندی کردهاید، حفظ میکند.
نکات مهم:
- بعد از تنظیم قوانین پیشفرض نگهداری دادهها چه اتفاقی میافتد: مگر اینکه یک قانون یا دستور سفارشی اعمال شود، دادهها طبق قانون پیشفرض نگهداری دادهها نگهداری میشوند.
- وقتی کاربری یک پیام یا فایل را حذف میکند چه اتفاقی میافتد: پیام یا فایل از حساب آن کاربر حذف میشود. با این حال، وقتی قانون پیشفرض نگهداری یا یک قانون سفارشی اعمال میشود، پیام یا فایل همچنان برای مدت زمان باقیمانده در Vault در دسترس است. پیامها و فایلهای حذفشده که توسط Vault نگهداری میشوند، جزو سهمیه ذخیرهسازی کاربر محسوب نمیشوند.