अपने संगठन के लिए Vault सेट अप करना

सेट अप करने से जुड़ी ज़रूरी शर्तें और सुझाव

• इस गाइड में दिए गए चरणों को पूरा करने के लिए, आपको अपने संगठन का Google Workspace सुपर एडमिन होना ज़रूरी है.
• मैसेज को पूरी तरह से सेव करने की सुविधा चालू करें. Google के अन्य प्रॉडक्ट, उपयोगकर्ता की ओर से ईमेल भेज सकते हैं. इस सेटिंग से यह पक्का किया जाता है कि उन मैसेज की एक कॉपी, उपयोगकर्ता के Gmail मेलबॉक्स में सेव हो और Vault में उपलब्ध हो. ज़्यादा जानें
• अपने संगठन के लिए, Chat की बातचीत का इतिहास सेव करने की सुविधा चालू करें. निजी डेटा के रखरखाव के नियम और होल्ड, Chat स्पेस पर हमेशा लागू होते हैं. हालांकि, ये सेटिंग डायरेक्ट मैसेज पर सिर्फ़ तब लागू होती हैं, जब चैट का इतिहास सेव करने की सुविधा चालू हो.
• दिलचस्पी वाले ग्रुप के लिए, Google Groups for Business में मैसेज संग्रह करने की सुविधा चालू करें. Vault, सिर्फ़ उन ग्रुप के मैसेज को होल्ड, सेव, और खोज सकता है जिनमें मैसेज संग्रहित करने की सुविधा चालू है. हालांकि, ग्रुप के मालिक अपने ग्रुप के लिए इस सेटिंग को बदल सकते हैं. अगर ग्रुप का मालिक, मैसेज संग्रहित करने की सुविधा बंद कर देता है, तो भी उस ग्रुप के मैसेज, उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स में उपलब्ध रहते हैं.

पहला चरण. यह कंट्रोल करना कि Vault में कौन साइन इन कर सकता है

अन्य लोगों को Vault में साइन इन करने की अनुमति देने के लिए, सभी या चुने गए उपयोगकर्ताओं के लिए Vault चालू करें. इसका तरीका जानें

ध्यान दें:

• इस सेटिंग से इस बात पर कोई असर नहीं पड़ता कि Vault किन खातों का डेटा सुरक्षित रख सकता है, होल्ड कर सकता है, और खोज सकता है. Google Workspace के सभी उपयोगकर्ता खातों का डेटा सुरक्षित रखा जा सकता है. साथ ही, उसे होल्ड किया जा सकता है और खोजा जा सकता है.
• इस सेटिंग से यह तय नहीं होता कि कौनसे खाते, निजी डेटा के रखरखाव के नियमों में बदलाव कर सकते हैं, डेटा खोज सकते हैं या Vault की अन्य सुविधाएं इस्तेमाल कर सकते हैं. Vault का इस्तेमाल करने के लिए, उपयोगकर्ताओं के पास Vault के ज़रूरी अधिकार होने चाहिए.
• अगर आपने अपने संगठन के सभी लोगों के लिए Vault चालू किया है, तो Vault का आइकॉन सभी लोगों के ऐप्लिकेशन की सूची में दिखेगा. अगर आपके संगठन ने संगठन की इकाइयां सेट अप की हैं, तो हमारा सुझाव है कि आप उन इकाइयों के ऐक्सेस पर पाबंदी लगाएं जिनके पास Vault के विशेषाधिकार हैं.

दूसरा चरण. Vault में साइन इन करना

1. https://vault.google.com पर जाएं.
2. अपने Google Workspace खाते के उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड से साइन इन करें.

तीसरा चरण. अपने संगठन के लिए, निजी डेटा के रखरखाव के डिफ़ॉल्ट नियम सेट करना

हर कंपनी के लिए, डेटा को सुरक्षित रखने की अलग-अलग ज़रूरतें होती हैं. Vault में निजी डेटा के रखरखाव के नियम सेट किए जा सकते हैं, ताकि आपकी कंपनी की खास ज़रूरतों को पूरा किया जा सके. जैसे, Google Workspace का इस्तेमाल करके कर्मचारियों ने जो डेटा बनाया है उसे सुरक्षित रखना या जब डेटा की ज़रूरत न हो, तब उसे मिटा देना. जैसे, जब आपको अपने मुख्य सेवा देने वाले पर वापस जाना हो, तब डेटा एक्सपोर्ट करने के बाद उसे मिटा देना.

शुरू करने से पहले, उपयोगकर्ता बनाए रखने की सुविधा के काम करने का तरीका जानें. डिफ़ॉल्ट रखरखाव के नियमों को सेट करने का तरीका यहां बताया गया है. हालांकि, आपके पास रखरखाव के कस्टम नियम सेट करने का विकल्प भी होता है.

1. Vault में, निजी डेटा का रखरखाव पर क्लिक करें. अगर आपको निजी डेटा के रखरखाव का विकल्प नहीं दिखता है, तो Google Workspace के सुपर एडमिन से Vault के खास अधिकार ("निजी डेटा के रखरखाव की नीतियां मैनेज करें") देने के लिए कहें.

2. डिफ़ॉल्ट नियम टैब पर, Drive जैसी किसी सेवा पर क्लिक करें

   या Gmail .

3. चुनें कि मैसेज या फ़ाइलों को कितने समय तक रखना है:

   • डेटा को हमेशा के लिए सेव रखने के लिए, हमेशा के लिए चुनें.
   • डेटा को तय समय तक सेव रखने के लिए, डेटा के रखरखाव की अवधि को चुनें. इसके बाद, दिनों की संख्या डालें. यह संख्या 1 से 36,500 के बीच होनी चाहिए. उपयोगकर्ता के बने रहने की अवधि का हिसाब, इन शुरुआती समय के आधार पर लगाया जाता है:
     • Gmail, Groups, और Chat मैसेज—मैसेज भेजे या पाए जाने के दिन से.
     • Drive—फ़ाइल को बनाए जाने या उसमें आखिरी बार बदलाव किए जाने के बाद के दिन.
     • आवाज़—डेटा भेजने या पाने की तारीख से लेकर, डेटा को सेव रखने की अवधि.

4. अगर आपने निजी डेटा के रखरखाव की अवधि सेट की है, तो चुनें कि इस अवधि के खत्म होने के बाद डेटा का क्या करना है:

   • अगर आपको सिर्फ़ वह डेटा पूरी तरह मिटाना है जिसे उपयोगकर्ताओं ने पहले ही मिटा दिया है, तो पहला विकल्प चुनें.

   • पूरा डेटा मिटाने के लिए, दूसरा विकल्प चुनें. इस नियम से ऐसा डेटा भी पूरी तरह मिट सकता है जिसे उपयोगकर्ता बनाए रखना चाहते हैं. जैसे, उनके Gmail इनबॉक्स में मौजूद ईमेल या Drive में मौजूद फ़ाइलें.

5. बनाएं पर क्लिक करें. निजी डेटा के रखरखाव की अवधि सेट करने पर, Vault आपसे यह पुष्टि करने के लिए कहता है कि आपको निजी डेटा के रखरखाव के इस नियम के असर के बारे में पता है. नियम बनाने के लिए, बॉक्स पर सही का निशान लगाएं और स्वीकार करें पर क्लिक करें.

6. यह तरीका उन सभी सेवाओं के लिए दोहराएं जिनके लिए आपको डिफ़ॉल्ट रखरखाव के नियम सेट करने हैं.

Google Vault अब सेट अप हो गया है! Vault, आपके संगठन के डेटा को निजी डेटा के रखरखाव के उन नियमों के मुताबिक सेव रखता है जिन्हें आपने कॉन्फ़िगर किया है.

अहम जानकारी:

• निजी डेटा के रखरखाव के डिफ़ॉल्ट नियम सेट करने के बाद क्या होता है: जब तक कोई कस्टम नियम या होल्ड लागू नहीं होता, तब तक डेटा को निजी डेटा के रखरखाव के डिफ़ॉल्ट नियम के मुताबिक सुरक्षित रखा जाता है.
• जब कोई उपयोगकर्ता किसी मैसेज या फ़ाइल को मिटाता है, तो क्या होता है: मैसेज या फ़ाइल उस उपयोगकर्ता के खाते से हट जाती है. हालांकि, निजी डेटा के रखरखाव का डिफ़ॉल्ट नियम या कस्टम नियम लागू होने पर, मैसेज या फ़ाइल निजी डेटा के रखरखाव की अवधि के बाकी समय के लिए Vault में उपलब्ध रहती है. Vault में सेव किए गए मिटाए गए मैसेज और फ़ाइलों को उपयोगकर्ता के स्टोरेज कोटा में नहीं गिना जाता.