Menyiapkan Vault untuk organisasi Anda

Menyiapkan persyaratan dan rekomendasi

  • Anda harus menjadi administrator super Google Workspace organisasi untuk menyelesaikan langkah-langkah dalam panduan ini.
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan penyimpanan pesan komprehensif. Produk Google lainnya mungkin mengirim email atas nama pengguna. Setelan ini memastikan salinan pesan tersebut disimpan di kotak surat Gmail pengguna dan tersedia untuk Vault. Pelajari lebih lanjut
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan histori Chat di organisasi Anda. Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruang Chat. Namun, keduanya hanya berlaku untuk pesan langsung jika histori diaktifkan.
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan pengarsipan pesan di Google Grup untuk Bisnis bagi grup tertentu. Vault hanya dapat membekukan, mempertahankan, dan menelusuri pesan di grup yang mengaktifkan pengarsipan. Namun, pemilik grup dapat mengubah setelan ini untuk grupnya. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut masih tersedia di kotak surat pengguna.

Langkah 1. Mengontrol siapa saja yang dapat login ke Vault

Agar orang lain dapat login ke Vault, aktifkan Vault untuk semua atau pengguna tertentu. Pelajari caranya

Catatan:

  • Setelan ini tidak akan berpengaruh pada akun yang dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri oleh Vault. Semua akun pengguna dengan Google Workspace dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri.
  • Setelan ini tidak akan berpengaruh pada akun yang dapat mengubah aturan retensi, menelusuri data, atau menjalankan fungsi Vault lainnya. Pengguna harus memiliki hak istimewa Vault yang sesuai untuk menggunakan Vault.
  • Jika Anda mengaktifkan Vault untuk semua orang di organisasi, ikon Vault akan muncul di daftar aplikasi semua orang. Jika organisasi Anda telah menyiapkan unit organisasi, sebaiknya batasi akses ke unit organisasi yang memiliki hak istimewa Vault.

Langkah 2. Login ke Vault

  1. Buka https://vault.google.com.
  2. Login dengan nama pengguna dan sandi Google Workspace Anda.

Langkah 3. Tetapkan aturan retensi default organisasi Anda

Setiap perusahaan memiliki persyaratan yang berbeda untuk retensi data. Anda dapat menetapkan aturan retensi Vault untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan Anda—baik untuk menyimpan data yang dibuat oleh karyawan menggunakan Google Workspace, maupun untuk menghapus permanen data setelah tidak lagi diperlukan, seperti setelah mengekspornya saat Anda kembali ke penyedia utama.

Sebelum memulai, pelajari cara kerja retensi. Langkah-langkah berikut menjelaskan cara menetapkan aturan retensi default, tetapi Anda juga dapat menetapkan aturan retensi khusus.

  1. Di Vault, klik Retensi. Jika Retensi tidak tercantum, minta administrator super Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewa Vault ("Mengelola kebijakan retensi").

  2. Di tab Aturan default, klik layanan, seperti Drive

    atau Gmail .

  3. Pilih durasi penyimpanan pesan atau file:

    • Untuk mempertahankan data secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk mempertahankan data selama waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500. Periode retensi dihitung berdasarkan waktu mulai berikut:
      • Pesan Gmail, Grup, dan Chat—hari sejak pesan dikirim atau diterima.
      • Drive—hari sejak file dibuat atau terakhir diubah.
      • Voice—hari sejak data dikirim atau diterima.

  4. Jika Anda menetapkan periode retensi data, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:

    • Untuk hanya menghapus permanen data yang telah dihapus pengguna, pilih opsi pertama.

    • Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang ingin dipertahankan pengguna, seperti pesan di kotak masuk Gmail atau file di Drive.

  5. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi data, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Setuju untuk membuat aturan.

  6. Ulangi proses ini untuk semua layanan yang ingin Anda tetapkan aturan retensi default-nya.

Penyiapan Google Vault telah selesai. Vault mempertahankan data organisasi Anda seperti yang ditentukan dalam aturan retensi yang Anda konfigurasi.

Catatan penting:

  • Yang terjadi setelah Anda menetapkan aturan retensi default: Kecuali jika aturan khusus atau pembekuan berlaku, data akan dipertahankan sesuai dengan aturan retensi default.
  • Yang terjadi jika pengguna menghapus pesan atau file: Pesan atau file akan dihapus dari akun pengguna tersebut. Namun, jika aturan retensi default atau aturan khusus berlaku, pesan atau file akan tetap tersedia di Vault selama sisa periode retensi. Pesan yang dihapus dan file yang dipertahankan oleh Vault tidak mengurangi kuota penyimpanan pengguna.