Menyiapkan Vault untuk organisasi Anda

Menyiapkan persyaratan dan rekomendasi

  • Anda harus menjadi administrator super Google Workspace bagi organisasi Anda untuk menyelesaikan langkah-langkah dalam panduan ini.
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan penyimpanan pesan komprehensif. Produk Google lainnya mungkin mengirim email atas nama pengguna. Setelan ini memastikan bahwa salinan pesan tersebut disimpan di kotak surat Gmail pengguna dan tersedia untuk Vault. Pelajari lebih lanjut
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan histori Chat di organisasi Anda. Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruang Chat. Namun, keduanya hanya berlaku untuk pesan langsung jika histori diaktifkan.
  • Pertimbangkan untuk mengaktifkan pengarsipan pesan di Google Grup untuk Bisnis bagi grup tertentu. Vault dapat membekukan, menyimpan, dan menelusuri pesan hanya di grup yang pengarsipannya diaktifkan. Namun, pemilik grup dapat mengubah setelan ini untuk grupnya. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut tetap tersedia di kotak surat pengguna.

Langkah 1. Mengontrol siapa saja yang dapat login ke Vault

Untuk mengizinkan orang lain login ke Vault, aktifkan Vault untuk semua pengguna atau pengguna yang dipilih. Pelajari caranya

Catatan:

  • Setelan ini tidak akan berpengaruh pada akun yang dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri oleh Vault. Semua akun pengguna dengan Google Workspace dapat dipertahankan, dibekukan, dan ditelusuri.
  • Setelan ini tidak menentukan akun mana yang dapat mengubah aturan retensi, menelusuri data, atau melakukan fungsi Vault lainnya. Pengguna harus memiliki hak istimewa Vault yang sesuai agar dapat menggunakan Vault.
  • Jika Anda mengaktifkan Vault untuk semua orang di organisasi, ikon Vault akan muncul di daftar aplikasi semua orang. Jika organisasi Anda telah menyiapkan unit organisasi, sebaiknya batasi akses ke unit organisasi yang memiliki hak istimewa Vault.

Langkah 2. Login ke Vault

  1. Buka https://vault.google.com.
  2. Login dengan nama pengguna dan sandi Google Workspace Anda.

Langkah 3. Menetapkan aturan retensi default organisasi Anda

Setiap perusahaan memiliki persyaratan yang berbeda untuk retensi data. Anda dapat menetapkan aturan retensi Vault untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan Anda—baik untuk menyimpan data yang dibuat oleh karyawan menggunakan Google Workspace, atau menghapus data setelah tidak lagi diperlukan, seperti setelah mengekspornya saat Anda kembali ke penyedia utama Anda.

Sebelum memulai, pelajari cara kerja retensi. Langkah-langkah berikut menjelaskan cara menetapkan aturan retensi default, tetapi Anda juga dapat menetapkan aturan retensi khusus.

  1. Di Vault, klik Retensi. Jika Retensi tidak tercantum, minta administrator super Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewa Vault ("Mengelola kebijakan retensi").

  2. Di tab Aturan default, klik layanan, seperti Drive

    atau Gmail .

  3. Pilih durasi penyimpanan pesan atau file:

    • Untuk mempertahankan data secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk mempertahankan data selama waktu tertentu, pilih Periode retensi data, lalu masukkan jumlah hari,dari 1 hingga 36.500. Periode retensi data dihitung berdasarkan waktu mulai berikut:
      • Pesan Gmail, Grup, dan Chat—hari sejak pesan dikirim atau diterima.
      • Drive—jumlah hari sejak file dibuat atau terakhir diubah.
      • Voice—hari sejak data dikirim atau diterima.

  4. Jika Anda menetapkan periode retensi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi berakhir:

    • Untuk menghapus permanen hanya data yang telah dihapus pengguna, pilih opsi pertama.

    • Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang ingin disimpan pengguna, seperti pesan di kotak masuk Gmail atau file di Drive.

  5. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Setuju untuk membuat aturan.

  6. Ulangi proses ini untuk semua layanan yang ingin Anda tetapkan aturan retensi default-nya.

Penyiapan Google Vault telah selesai. Vault akan menyimpan data organisasi Anda seperti yang ditentukan dalam aturan retensi yang Anda konfigurasi.

Catatan penting:

  • Yang terjadi setelah Anda menetapkan aturan retensi default: Kecuali jika aturan khusus atau pembekuan diberlakukan, data disimpan sesuai dengan aturan retensi default.
  • Yang terjadi jika pengguna menghapus pesan atau file: Pesan atau file dihapus dari akun pengguna tersebut. Namun, jika aturan retensi default atau aturan khusus diterapkan, pesan atau file akan tetap berada di Vault selama sisa periode retensi data. Pesan yang dihapus dan file yang dipertahankan oleh Vault tidak mengurangi kuota penyimpanan pengguna.