Requisiti e consigli per la configurazione
- Per completare i passaggi di questa guida, devi essere un super amministratore di Google Workspace per la tua organizzazione.
- Valuta la possibilità di attivare l'archiviazione completa dei messaggi. Altri prodotti Google potrebbero inviare email per conto di un utente. Questa impostazione assicura che una copia di questi messaggi venga archiviata nella casella di posta Gmail dell'utente e sia disponibile per Vault. Scopri di più
- Considera la possibilità di attivare la cronologia chat per la tua organizzazione. Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre agli spazi di Chat. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.
- Può essere utile attivare l'archiviazione dei messaggi in Google Groups for Business per i gruppi di interesse. Vault può bloccare, conservare e cercare i messaggi solo nei gruppi per cui è attiva l'archiviazione. Tuttavia, i proprietari dei gruppi possono modificare questa impostazione per i propri gruppi. Se il proprietario di un gruppo disattiva l'archiviazione, i messaggi del gruppo sono comunque disponibili nelle caselle postali degli utenti.
Passaggio 1: Specificare chi può accedere a Vault
Per consentire ad altri utenti di accedere a Vault, attiva Vault per tutti gli utenti o per quelli selezionati. Scopri come
Nota:
- Questa impostazione non influisce su quali account possono essere interessati dalle conservazioni, dai blocchi o dalle ricerche di Vault. Tutti gli account utente con Google Workspace possono essere conservati, bloccati e sottoposti a ricerca.
- Questa impostazione non influisce su quali account possono modificare le regole di conservazione, cercare dati o eseguire altre funzioni di Vault. Per utilizzare Vault, gli utenti devono disporre dei privilegi Vault appropriati.
- Se attivi Vault per tutti gli utenti della tua organizzazione, l'icona di Vault viene visualizzata nell'elenco delle app di tutti gli utenti. Se la tua organizzazione ha configurato unità organizzative, ti consigliamo di limitare l'accesso alle unità organizzative che dispongono dei privilegi Vault.
Passaggio 2: Accedi a Vault
- Vai a https://vault.google.com.
- Accedi con il tuo nome utente e la password di Google Workspace.
Passaggio 3: Configura le regole di conservazione predefinite dell'organizzazione
Ogni azienda ha requisiti diversi per la conservazione dei dati. Puoi impostare regole di conservazione di Vault per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda, ad esempio per conservare i dati creati dai dipendenti che utilizzano Google Workspace o per eliminarli dopo che non sono più necessari, ad esempio dopo averli esportati quando torni al tuo provider principale.
Prima di iniziare, scopri come funziona la conservazione. I seguenti passaggi descrivono come impostare le regole di conservazione predefinite, ma in alternativa puoi impostare regole di conservazione personalizzate.
- In Vault, fai clic su Conservazione dei dati. Se l'opzione Conservazione dei dati non è presente nell'elenco, chiedi a un super amministratore di Google Workspace di assegnarti i privilegi di Vault ("Gestisci criteri di conservazione").
Nella scheda Regole predefinite, fai clic su un servizio, ad esempio Drive
o Gmail
.Scegli per quanto tempo vuoi conservare i messaggi o i file:
- Per conservare i dati in modo permanente, seleziona Sempre.
- Per conservare i dati per un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500). Il periodo di conservazione viene calcolato
in base ai seguenti orari di inizio:
- Messaggi di Gmail, Gruppi e Chat: giorni a partire dal momento in cui il messaggio è stato inviato o ricevuto.
- Drive: giorni dalla creazione o dall'ultima modifica del file.
- Voice: giorni trascorsi da quando i dati sono stati inviati o ricevuti.
Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui dati dopo la scadenza del periodo di conservazione:
- Per eliminare definitivamente solo i dati che gli utenti hanno già eliminato, scegli la prima opzione.
Per eliminare definitivamente tutti i dati, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente i dati che gli utenti si aspettano di conservare, ad esempio i messaggi nella Posta in arrivo di Gmail o i file in Drive.
Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti di questa regola di conservazione. Seleziona le caselle e fai clic su Accetta per creare la regola.
Ripeti questa procedura per tutti i servizi per i quali vuoi impostare regole di conservazione predefinite.
A questo punto Google Vault è configurato. Vault conserva i dati della tua organizzazione come specificato nelle regole di conservazione che hai configurato.
Note importanti:
- Cosa succede dopo aver impostato le regole di conservazione predefinite: a meno che non si applichi una regola personalizzata o un'archiviazione a fini legali, i dati vengono conservati in base alla regola di conservazione predefinita.
- Cosa succede quando un utente elimina un messaggio o un file: il messaggio o il file viene rimosso dall'account dell'utente. Tuttavia, quando si applica la regola di conservazione predefinita o una regola personalizzata, il messaggio o il file rimane disponibile in Vault per il resto del periodo di conservazione. I messaggi eliminati e i file conservati in Vault non vengono conteggiati ai fini del calcolo della quota di spazio di archiviazione dell'utente.