設定の要件と推奨事項
- このガイドで説明する手順を完了するには、組織の Google Workspace 特権管理者である必要があります。
- 包括的なメール ストレージを有効にすることを検討してください。他の Google サービスがユーザーに代わってメールを送信することがあります。この設定により、これらのメールのコピーがユーザーの Gmail メールボックスに保存され、Vault で利用できるようになります。詳細
- 組織でのチャット履歴の有効化を検討する。保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）は、Chat スペースに常に適用されます。ただし、これらがダイレクト メッセージに適用されるのは、履歴が有効になっている場合のみです。
- ビジネス向け Google グループで、関心のあるグループのメッセージ アーカイブをオンにすることを検討する。Vault では、アーカイブがオンになっているグループでのみメッセージを記録保持、保持、検索できます。ただし、グループのオーナーは自分のグループのアーカイブ機能の設定を変更できます。グループのオーナーがアーカイブを無効にしても、そのグループのメッセージはユーザーのメールボックスで引き続き利用できます。
ステップ 1. Vault にログインできるユーザーを管理する
他のユーザーが Vault にログインできるようにするには、すべてのユーザーまたは選択したユーザーに対して Vault を有効にします。 詳細
注:
- この設定は、Vault での記録保持、保持、検索をどのアカウントで実行できるかには影響しません。Google Workspace が割り当てられているすべてのユーザー アカウントが記録保持、保持、検索の対象となります。
- この設定は、保持ルールの変更、データの検索、その他の Vault 機能の実行をどのアカウントで実行できるかには影響しません。Vault を使用するには、ユーザーに適切な Vault 権限が必要です。
- 組織内のすべてのユーザーに対して Vault を有効にすると、すべてのユーザーのアプリリストに Vault アイコンが表示されます。組織で組織部門を設定している場合は、Vault 権限を持つ組織部門へのアクセスを制限することをおすすめします。
ステップ 2. Vault にログインする
- https://vault.google.com にアクセスします。
- Google Workspace のユーザー名とパスワードを使ってログインします。
ステップ 3: 組織のデフォルトの保持ルールを設定する
データの保持に関する要件は企業ごとに異なります。Vault の保持ルールは、会社の特定のニーズに合わせて設定できます。たとえば、従業員が Google Workspace を使用して作成したデータを保持したり、不要になったデータを削除したりできます。たとえば、メインのプロバイダに戻る際にデータをエクスポートした後などです。
始める前に、データ保持の仕組みをご覧ください。ここではデフォルトの保持ルールを設定する方法について説明しますが、カスタム保持ルールを設定することもできます。
- Vault で、[保持] をクリックします。[保持] が表示されていない場合は、Google Workspace 特権管理者に Vault の権限の付与を依頼してください（「保持ポリシーの管理」）。
[デフォルトのルール] タブで、ドライブ
などのサービスをクリックします。または Gmail
。メッセージとファイルの保持期間を選択します。
- データを無期限に保持するには、[期限なし] を選択します。
- 一定期間データを保持するには、[保持期間] を選択し、1 ～ 36,500 の範囲で日数を入力します。保持期間は、次の開始時間に基づいて計算されます。
- Gmail、Google グループ、Chat のメッセージ - メッセージの送信日または受信日からの日数。
- ドライブ - ファイルが作成された日または最後に変更された日からの日数。
- Voice - データの送信後または受信後の経過日数。
保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にデータをどのように処理するかを選択します。
- ユーザーがすでに削除したデータのみをパージするには、最初のオプションを選択します。
すべてのデータをパージするには、2 番目のオプションを選択します。このルールにより、Gmail の受信トレイ内のメールやドライブ内のファイルなど、ユーザーが保持しておきたいデータがパージされる可能性があります。
[作成] をクリックします。保持期間を設定した場合、この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにして [同意する] をクリックし、ルールを作成します。
デフォルトの保持ルールを設定するすべてのサービスについて、この手順を繰り返します。
以上で Google Vault の設定が完了し、Vault は、設定した保持ルールで指定されたとおりに組織のデータを保持します。
注意事項:
- デフォルトの保持ルールを設定した後の動作: カスタムルールまたは記録保持が適用されていない限り、データはデフォルトの保持ルールに従って保持されます。
- ユーザーがメッセージやファイルを削除した場合: メッセージやファイルは、そのユーザーのアカウントから削除されます。ただし、デフォルトの保持ルールまたはカスタムルールが適用されている場合、メッセージまたはファイルは保持期間の残りの期間、Vault で引き続き利用できます。Vault で保持されている削除済みのメールとファイルは、ユーザーの保存容量割り当てにカウントされません。