요구사항 및 권장사항 설정하기
- 조직의 Google Workspace 최고 관리자만 이 가이드에 설명된 단계를 완료할 수 있습니다.
- 포괄적인 메시지 저장소를 사용하도록 설정하는 것이 좋습니다. 다른 Google 제품에서 사용자를 대신하여 이메일을 보낼 수 있습니다. 이 설정을 사용하면 해당 메일의 사본이 사용자의 Gmail 편지함에 저장되고 Vault에서 이를 사용할 수 있습니다. 자세히 알아보기
- 조직에 채팅 기록 을 사용 설정하는 것이 좋습니다. 보관 규칙 및 보존 조치가 Chat 스페이스에는 항상 적용되지만, 채팅 메시지에 적용되려면 채팅 기록이 사용 설정되어야 합니다.
- Google Groups for Business에서 관심 있는 그룹에 대해 메일 보관처리 기능을 사용 설정하는 것이 좋습니다. Vault에서는 보관처리 기능이 사용 설정된 그룹의 메일만 보존 조치, 보관, 검색할 수 있습니다. 하지만 그룹 소유자는 그룹의 이러한 설정을 변경할 수 있습니다. 그룹 소유자가 보관처리 기능을 사용 중지하면 해당 그룹의 메일은 계속 사용자 편지함에 보관됩니다.
1단계: Vault에 로그인할 수 있는 사용자 지정하기
다른 사용자가 Vault에 로그인하도록 허용하려면 모든 사용자 또는 선택한 사용자에 대해 Vault를 사용 설정합니다. 방법 알아보기
참고:
- 이 설정은 Vault에서 어떤 계정을 보관, 보존 조치, 검색할 수 있는지에는 영향을 미치지 않습니다. Google Workspace를 사용하는 모든 사용자 계정을 보관, 보존 조치, 검색할 수 있습니다.
- 이 설정은 어떤 계정이 보관 규칙 변경, 데이터 검색 또는 기타 Vault 기능을 수행할 수 있는지에는 영향을 미치지 않습니다. 사용자는 적합한 Vault 권한이 있어야 Vault에서 작업할 수 있습니다.
- 조직의 모든 사용자에 대해 Vault를 사용 설정하면 Vault 아이콘이 모든 사용자의 앱 목록에 표시됩니다. 조직에서 조직 단위를 설정한 경우 Vault 권한이 있는 조직 단위에 대한 액세스를 제한하는 것이 좋습니다.
2단계: Vault에 로그인하기
- https://vault.google.com으로 이동합니다.
- Google Workspace 사용자 이름과 비밀번호로 로그인합니다.
3단계: 조직의 기본 보관 규칙 설정하기
모든 회사의 데이터 보관 요구사항은 다릅니다. Google Workspace를 사용하여 직원이 생성한 데이터를 보관할지, 아니면 기본 제공업체로 돌아갈 때 데이터를 내보낸 후 더 이상 필요하지 않은 데이터를 삭제할지 등 회사의 구체적인 요구사항에 맞게 Vault 보관 규칙을 설정할 수 있습니다.
시작하기 전에 보관 작동 방식을 알아보세요. 다음 단계에서는 기본 보관 규칙을 설정하는 방법에 대해 설명하지만, 맞춤 보관 규칙을 설정할 수도 있습니다.
- Vault에서 보관 을 클릭합니다. 보관이 목록에 표시되지 않으면 Google Workspace 최고 관리자에게 Vault 권한('보존 정책 관리')을 요청하세요.
기본 규칙 탭에서 Drive
또는 Gmail
과 같은 서비스를 클릭합니다.메일 또는 파일을 보관할 기간을 선택합니다.
- 데이터를 영구 보관하려면 무기한 을 선택합니다.
- 일정 기간 동안 데이터를 보관하려면 보관 기간 을 선택하고 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다. 보관 기간은 다음 시작 시간을 기준으로 계산됩니다.
- Gmail, 그룹스, Chat 메시지: 메시지가 전송 또는 수신된 이후의 보관 일수
- Drive : 파일이 생성되거나 최종 수정된 이후의 보관 일수
- Voice : 데이터가 전송 또는 수신된 이후의 보관 일수
보관 기간을 설정한 경우 보관 기간이 지난 후의 데이터 처리 방법을 선택합니다.
- 사용자가 이미 삭제한 데이터만 삭제하려면 첫 번째 옵션을 선택합니다.
모든 데이터를 영구 삭제하려면 두 번째 옵션을 선택합니다. 이 규칙을 사용하면 Gmail 받은편지함의 메일 또는 Drive의 파일 등 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다.
만들기 를 클릭합니다. 보관 기간을 설정한 경우, 보관 규칙이 미치는 영향을 이해했는지 확인하는 메시지가 Vault에 표시됩니다. 규칙을 만들려면 체크박스를 선택하고 동의 를 클릭합니다.
기본 보관 규칙을 설정하려는 모든 서비스에서 이 과정을 반복합니다.
Google Vault의 설정이 완료되었습니다. Vault에서는 구성한 보관 규칙에 지정된 대로 조직의 데이터를 보존합니다.
중요 참고사항:
- 기본 보관 규칙을 설정한 후: 맞춤 규칙 또는 보존 조치가 적용되지 않는 한 기본 보관 규칙에 따라 데이터가 보존됩니다.
- 사용자가 메일 또는 파일을 삭제한 후: 메일 또는 파일이 해당 사용자의 계정에서 삭제됩니다. 하지만 기본 보관 규칙 또는 맞춤 규칙이 적용되는 경우 보관 기간이 만료될 때까지 메일 또는 파일은 계속 Vault에 보관됩니다. 사용자가 삭제한 후 Vault에 보관된 메일 및 파일은 사용자에게 할당된 스토리지 한도에 포함되지 않습니다.