Konfigurowanie Vault w organizacji

Konfigurowanie wymagań i zaleceń

  • Aby wykonać czynności opisane w tym przewodniku, musisz być superadministratorem Google Workspace w Twojej organizacji.
  • Rozważ włączenie kompleksowego przechowywania poczty. Inne usługi Google mogą wysyłać e-maile w imieniu użytkownika. To ustawienie daje pewność, że kopie tych wiadomości będą przechowywane w skrzynce pocztowej Gmaila użytkownika i będą dostępne w Vault. Więcej informacji
  • Rozważ włączenie historii czatów w organizacji. Reguły przechowywania i blokady mają zawsze zastosowanie do pokoi czatu. Dotyczą one jednak czatów tylko wtedy, gdy historia jest włączona.
  • Rozważ włączenie archiwizowania wiadomości w Grupach dyskusyjnych Google dla Firm (w przypadku grup zainteresowań). Vault pozwala blokować, przechowywać i wyszukiwać wiadomości tylko w grupach, w których jest włączone archiwizowanie. Właściciele grup mogą jednak zmienić to ustawienie w swoich grupach. Jeśli właściciel grupy wyłączy archiwizowanie, wiadomości z tej grupy będą nadal dostępne w skrzynkach pocztowych użytkowników.

Krok 1. Sprawdź uprawnienia dostępu do Vault

Aby umożliwić innym osobom logowanie się w Vault, włącz tę usługę dla wszystkich lub wybranych użytkowników. Więcej informacji

Uwaga:

  • Ustawienie nie ma wpływu na to, które konta mogą być przechowywane, blokowane i przeszukiwane przez Vault. Wszystkie konta użytkowników Google Workspace można przechowywać, blokować i przeszukiwać.
  • To ustawienie nie ma żadnego wpływu na to, które konta mogą zmieniać reguły przechowywania, wyszukiwać dane i wykonywać inne czynności w Vault. Użytkownicy muszą mieć odpowiednie uprawnienia do Vault, aby móc korzystać z Vault.
  • Jeśli włączysz dostęp do Vault dla wszystkich w organizacji, ikona tej usługi pojawi się na liście aplikacji każdej osoby w domenie. Jeśli w Twojej organizacji są określone jednostki organizacyjne, zalecamy ograniczenie dostępu do Vault w jednostkach, które nie mają uprawnień do korzystania z tej usługi.

Krok 2. Logowanie się w Vault

  1. Wejdź na https://vault.google.com.
  2. Zaloguj się za pomocą nazwy użytkownika i hasła do Google Workspace.

Krok 3. Określ domyślne reguły przechowywania w organizacji

Każda firma ma inne wymagania dotyczące przechowywania danych. Możesz skonfigurować reguły przechowywania w Vault, aby spełniały specyficzne potrzeby Twojej firmy – czy to w celu zachowania danych utworzonych przez pracowników korzystających z Google Workspace, czy też w celu usunięcia danych, które nie są już potrzebne, np. po wyeksportowaniu ich po powrocie do głównego dostawcy.

Zanim rozpoczniesz, dowiedz się, jak działa przechowywanie. Poniższe kroki opisują, jak ustawić domyślne reguły przechowywania, jednak możesz również ustawić niestandardowe reguły przechowywania.

  1. W Vault kliknij Przechowywanie. Jeśli nie widzisz pozycji Przechowywanie, poproś superadministratora Google Workspace o przyznanie uprawnień do Vault („Zarządzanie zasadami przechowywania”).

  2. Na karcie Reguły domyślne kliknij usługę, np. Dysk.

    lub Gmaila .

  3. Określ, jak długo mają być przechowywane wiadomości i pliki:

    • Aby trwale przechowywać dane, wybierz Bez ograniczeń czasowych.
    • Aby przechowywać dane przez określony czas, wybierz Okres przechowywania i wpisz liczbę dni od 1 do 36 500. Okres przechowywania jest obliczany na podstawie tych dat rozpoczęcia:
      • Gmail, Grupy dyskusyjne i wiadomości z Google Chat – od wysłania lub otrzymania wiadomości.
      • Dysk – od utworzenia lub ostatniej modyfikacji pliku.
      • Voice – od wysłania lub odebrania danych.

  4. Po ustawieniu okresu przechowywania wybierz, co robić z danymi po zakończeniu tego okresu:

    • Aby trwale usunąć tylko te dane, które zostały już usunięte przez użytkowników, wybierz pierwszą opcję.

    • Aby trwale usunąć wszystkie dane, wybierz drugą opcję. Ta reguła może trwale usunąć dane, które użytkownicy chcą zachować, na przykład wiadomości w skrzynce odbiorczej Gmaila lub pliki na Dysku.

  5. Kliknij Utwórz. Jeśli ustawisz okres przechowywania, Vault zapyta, czy rozumiesz działanie tej reguły przechowywania. Zaznacz pola i kliknij Akceptuję, aby utworzyć regułę.

  6. Powtórz ten proces w przypadku wszystkich usług, dla których chcesz ustawić domyślne reguły przechowywania.

Usługa Google Vault została skonfigurowana. Vault przechowuje dane organizacji zgodnie ze skonfigurowanymi regułami przechowywania.

Ważne informacje:

  • Co się stanie, gdy ustawisz domyślną regułę przechowywania? Jeśli nie mają zastosowania żadne niestandardowe reguły ani blokady, dane będą przechowywane zgodnie z domyślną regułą przechowywania.
  • Co się stanie, gdy użytkownik usunie wiadomość lub plik? Te dane zostaną usunięte z konta użytkownika. Jeśli jednak ma zastosowanie domyślna lub niestandardowa reguła przechowywania, wiadomość lub plik będą nadal dostępne w Vault przez okres przechowywania. Usunięte wiadomości i pliki przechowywane w Vault nie wliczają się do limitu miejsca użytkownika.