Configurar requisitos e recomendações
- Você precisa ser um superadministrador do Google Workspace na sua organização para seguir as etapas deste guia.
- Considere ativar o armazenamento completo de mensagens. Outros produtos do Google podem enviar e-mails em nome de um usuário. Essa configuração garante que uma cópia dessas mensagens seja armazenada na caixa de e-mails do Gmail do usuário e fique disponível para o Vault. Saiba mais.
- Considere ativar o histórico de chat da organização. As regras de retenção e as guardas de documentos sempre são válidas para os espaços do Chat. Mas elas só são válidas para as mensagens diretas quando o histórico está ativado.
- Considere ativar o arquivamento de mensagens nos grupos de interesse do Grupos do Google para empresas. O Vault pode guardar, reter e pesquisar mensagens apenas em grupos com essa configuração ativada. Mas os proprietários do grupo podem alterar essa configuração. Se um proprietário desativar o arquivamento, as mensagens do grupo ainda vão estar disponíveis nas caixas de correio dos usuários.
Etapa 1: Controlar quem pode fazer login no Vault
Para permitir que outras pessoas façam login no Vault, ative o serviço para todos ou apenas alguns usuários. Saiba como
Observação:
- Essa configuração não define as contas que o Vault pode reter, guardar e pesquisar. Todas as contas de usuário do Google Workspace podem ser retidas, guardadas e pesquisadas.
- Essa configuração não define as contas que podem mudar regras de retenção, pesquisar dados ou realizar outras funções do Vault. Os usuários precisam ter os privilégios do Vault adequados para trabalhar com o Vault.
- Se você ativar o Vault para todos na organização, o ícone do Vault vai aparecer na lista de apps de todos. Se a sua organização tiver configurado unidades organizacionais, recomendamos que você restrinja o acesso às unidades que têm privilégios do Vault.
Etapa 2. Fazer login no Vault
- Acesse https://vault.google.com.
- Faça login com seu nome de usuário e senha do Google Workspace.
Etapa 3. Definir as regras de retenção padrão da organização
Cada empresa tem requisitos diferentes para retenção de dados. Você pode definir regras de retenção do Vault para atender às necessidades específicas da sua empresa, seja para preservar dados criados por funcionários usando o Google Workspace ou para excluir dados depois que eles não forem mais necessários, como após a exportação ao retornar ao seu provedor principal.
Antes de começar, saiba como funciona a retenção. As etapas a seguir descrevem como definir as regras de retenção padrão, mas você pode definir regras personalizadas.
- No Vault, clique em Retenção. Se a opção Retenção não estiver disponível, peça a um superadministrador do Google Workspace que conceda a você privilégios do Vault ("Gerenciar políticas de retenção").
Na guia Regras padrão, clique em um serviço, como o Drive
ou Gmail
.Escolha por quanto tempo as mensagens ou os arquivos devem ser mantidos:
- Para reter dados de forma permanente, selecione Indefinidamente.
- Para reter dados por um período definido, selecione Período de armazenamento e digite o número de dias, de 1 a 36.500. O período de armazenamento é calculado
com base nos seguintes horários de início:
- Mensagens do Gmail, Grupos e Chat: dias a partir do envio ou recebimento da mensagem.
- Drive: dias desde a criação ou a última modificação do arquivo.
- Voz: número de dias desde o envio ou recebimento dos dados.
Se você definir um período de armazenamento, escolha o que fazer com os dados após o término dele:
- Para limpar apenas os dados que os usuários já excluíram, escolha a primeira opção.
Para limpar todos os dados, escolha a segunda opção. Essa regra pode excluir permanentemente dados que os usuários querem manter, como mensagens na caixa de entrada do Gmail ou arquivos no Drive.
Clique em Criar. Se você definir um período de armazenamento, precisará confirmar no Vault que compreende os efeitos dessa regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para criar a regra.
Repita esse processo para todos os serviços que você quiser definir regras de retenção padrão.
O Google Vault já está configurado. O Vault preserva os dados da sua organização conforme especificado nas regras de retenção configuradas.
Observações importantes:
- O que acontece depois que você define regras de retenção padrão:a menos que uma regra personalizada ou uma guarda de documentos seja aplicada, os dados são preservados de acordo com a regra de retenção padrão.
- O que acontece quando um usuário exclui uma mensagem ou um arquivo:a mensagem ou o arquivo é removido da conta desse usuário. No entanto, quando a regra de retenção padrão ou uma regra personalizada é aplicada, a mensagem ou o arquivo ainda fica disponível no Vault durante o restante do período de armazenamento. As mensagens e os arquivos excluídos retidos pelo Vault não são contabilizados na cota de armazenamento do usuário.