Настройте Vault для своей организации,Настройте Vault для своей организации,Настройте Vault для своей организации,Настройте Vault для своей организации

Определение требований и рекомендаций.

  • Для выполнения шагов, описанных в этом руководстве, ваша организация должна быть суперадминистратором Google Workspace.
  • Рекомендуется включить расширенное хранилище сообщений . Другие продукты Google могут отправлять электронные письма от имени пользователя. Эта настройка гарантирует, что копия этих сообщений будет храниться в почтовом ящике Gmail пользователя и будет доступна для Vault. Подробнее.
  • Рекомендуется включить историю чатов для вашей организации. Правила хранения и блокировки всегда применяются к чатам. Однако к личным сообщениям они применяются только при включенной истории.
  • Рекомендуется включить архивирование сообщений в Google Groups for Business для интересующих групп. Vault может хранить, сохранять и искать сообщения только в группах, в которых включено архивирование. Однако владельцы групп могут изменить этот параметр для своих групп. Если владелец группы отключит архивирование, сообщения из этой группы по-прежнему будут доступны в почтовых ящиках пользователей.

Шаг 1. Настройте параметры входа в хранилище.

Чтобы разрешить другим пользователям входить в Vault, включите Vault для всех или выбранных пользователей. Узнайте, как это сделать.

Примечание:

  • Этот параметр не влияет на то, какие учетные записи могут сохраняться, храниться и искаться в Vault. Все учетные записи пользователей Google Workspace могут сохраняться, храниться и искаться.
  • Этот параметр не влияет на то, какие учетные записи могут изменять правила хранения, искать данные или выполнять другие функции Vault. Пользователи должны обладать соответствующими правами доступа к Vault для работы с Vault.
  • Если вы включите Vault для всех сотрудников вашей организации, значок Vault появится в списке приложений каждого пользователя. Если в вашей организации созданы корпоративные подразделения, мы рекомендуем ограничить доступ к ним только тем подразделениям, которые имеют права доступа к Vault.

Шаг 2. Войдите в Vault.

  1. Перейдите по ссылке https://vault.google.com .
  2. Войдите в систему, используя свое имя пользователя и пароль от Google Workspace.

Шаг 3. Установите правила хранения данных по умолчанию для вашей организации.

У каждой компании свои требования к хранению данных. Вы можете настроить правила хранения Vault в соответствии со специфическими потребностями вашей компании — будь то сохранение данных, созданных сотрудниками с помощью Google Workspace, или удаление данных после того, как они больше не нужны, например, после экспорта при возвращении к основному поставщику.

Прежде чем начать, ознакомьтесь с принципами работы системы хранения данных . Следующие шаги описывают, как установить правила хранения данных по умолчанию, но вы можете установить и собственные правила хранения.

  1. В Vault нажмите «Хранение» . Если пункт «Хранение» отсутствует в списке, обратитесь к суперадминистратору Google Workspace с просьбой предоставить вам права доступа к Vault («Управление политиками хранения»).

  2. На вкладке «Правила по умолчанию» выберите службу, например, Google Диск.

    или Gmail .

  3. Выберите, как долго будут храниться сообщения или файлы:

    • Для бессрочного сохранения данных выберите «На неопределенный срок» .
    • Чтобы сохранить данные на заданный период времени, выберите «Период хранения» и введите количество дней от 1 до 36 500. Период хранения рассчитывается на основе следующих начальных значений времени:
      • Сообщения в Gmail, группах и чатах — количество дней с момента отправки или получения сообщения.
      • Диск — количество дней с момента создания или последнего изменения файла.
      • Голосовая связь — количество дней с момента отправки или получения данных.

  4. Если вы установили период хранения, выберите, что делать с данными после истечения этого периода:

    • Чтобы удалить только те данные, которые пользователи уже удалили , выберите первый вариант.

    • Чтобы удалить все данные, выберите второй вариант. Это правило может удалять данные, которые пользователи ожидают сохранить, например, сообщения в папке «Входящие» Gmail или файлы в Google Диске.

  5. Нажмите «Создать» . Если вы установите период хранения, Vault запросит подтверждение того, что вы понимаете последствия этого правила хранения. Установите флажки и нажмите «Принять» , чтобы создать правило.

  6. Повторите этот процесс для всех сервисов, для которых вы хотите установить правила хранения данных по умолчанию.

Google Vault настроен! Vault сохраняет данные вашей организации в соответствии с правилами хранения, которые вы настроили.

Важные примечания:

  • Что происходит после установки правил хранения по умолчанию: Если не применяется пользовательское правило или блокировка, данные сохраняются в соответствии с правилом хранения по умолчанию.
  • Что происходит, когда пользователь удаляет сообщение или файл: сообщение или файл удаляется из учетной записи этого пользователя. Однако, если применяется правило хранения по умолчанию или пользовательское правило, сообщение или файл остаются доступными в Vault до конца периода хранения. Удаленные сообщения и файлы, хранящиеся в Vault, не учитываются в квоте хранения пользователя.