Требования и рекомендации
- Выполнить перечисленные далее действия может только суперадминистратор Google Workspace.
- Рекомендуем включить комплексное хранение сообщений. Другие продукты Google могут отправлять электронные письма от имени пользователя. Этот параметр позволяет сохранять копии таких сообщений в почтовом ящике Gmail пользователя, чтобы они были доступны в Сейфе. Подробнее…
- Рекомендуем включить историю чатов для организации. Правила хранения и запреты на удаление всегда распространяются на чат-группы Chat, Однако к прямым перепискам они применяются, только если включена история чата.
- Рекомендуем включить архивирование сообщений для нужных групп в Google Группах для бизнеса. Доступные в Сейфе функции хранения и поиска сообщений, а также установки запретов на их удаление можно использовать только для тех групп, для которых включено архивирование. При этом владельцы групп могут менять эту настройку для своих групп. Если владелец группы отключит архивирование, сообщения из этой группы по-прежнему будут доступны в почтовых ящиках пользователей.
Шаг 1. Управление доступом к Сейфу
Чтобы разрешить другим пользователям входить в Сейф, включите его для всех или некоторых пользователей. Инструкции
Примечания
- Эта настройка не влияет на то, для каких аккаунтов можно использовать функции поиска, правила хранения и запреты на удаление. Такие возможности доступны для всех аккаунтов с лицензиями Google Workspace.
- Эта настройка не влияет на то, какие аккаунты могут изменять правила хранения, выполнять поиск данных и другие действия в Сейфе. Для работы с Сейфом у пользователей должны быть соответствующие права.
- Если вы включите Сейф для всех пользователей в организации, значок Сейфа появится в списке приложений у всех сотрудников. Если в вашей организации настроены организационные подразделения, рекомендуем ограничить доступ к организационным подразделениям, у которых есть права на использование Сейфа.
Шаг 2. Войдите в Сейф
- Откройте страницу https://vault.google.com.
- Войдите в аккаунт, используя имя пользователя и пароль Google Workspace.
Шаг 3. Настройте правила хранения по умолчанию
У каждой компании свои требования к хранению данных. Вы можете настроить правила хранения Сейфа в соответствии с потребностями вашей компании, например чтобы сохранить данные, созданные сотрудниками с помощью Google Workspace, или удалить данные, когда они больше не нужны, например после экспорта при возврате к основному поставщику.
Прежде чем начать, узнайте, как работают правила хранения. Ниже приведены инструкции по настройке правил хранения по умолчанию, но при желании вы можете задать собственные правила.
- В Сейфе нажмите Хранение. Если элемент Хранение отсутствует, попросите суперадминистратора Google Workspace предоставить вам разрешения для Сейфа (через механизм "Управление правилами хранения").
На вкладке Правила по умолчанию выберите сервис, например Диск
или Gmail
.Укажите срок хранения сообщений или файлов.
- Чтобы данные не удалялись из Сейфа, выберите Бессрочно.
- Чтобы данные хранились в течение определенного времени, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500. Срок хранения рассчитывается на основе следующих дат начала:
- Сообщения Gmail, Групп и Chat – количество дней с момента отправки или получения сообщения.
- Диск – количество дней с момента создания или последнего изменения файла.
- Voice: дни отсчитываются с момента отправки или получения данных.
Если вы задали срок хранения, укажите, что делать с данными по истечении этого срока.
- Выберите первый вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только данные, уже удаленные пользователями.
Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все данные, При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить, например письма в папке "Входящие" в Gmail или файлы на Диске.
Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.
Повторите этот процесс для всех сервисов, для которых вы хотите настроить правила хранения по умолчанию.
Google Сейф настроен! Сейф хранит данные организации в соответствии с заданными вами правилами хранения.
Важные примечания
- Что происходит после настройки правил хранения по умолчанию. Если не применяется специальное правило или запрет на удаление, данные хранятся в соответствии с правилом хранения по умолчанию.
- Что происходит, когда пользователь удаляет сообщение или файл. Сообщение или файл удаляется из аккаунта пользователя. Однако если на сообщения или файлы распространяются правила хранения, они будут доступны в Сейфе на протяжении заданного срока. Удаленные сообщения и файлы, сохраненные в Сейфе, не учитываются при расчете квоты хранения для пользователя.