Настройте Vault для своей организации,Настройте Vault для своей организации,Настройте Vault для своей организации,Настройте Vault для своей организации

Установить требования и рекомендации

  • Для выполнения шагов, описанных в этом руководстве, вы должны быть суперадминистратором Google Workspace в своей организации.
  • Рассмотрите возможность включения комплексного хранения сообщений . Другие продукты Google могут отправлять электронные письма от имени пользователя. Эта настройка гарантирует, что копии этих сообщений будут храниться в почтовом ящике Gmail пользователя и будут доступны в Сейфе. Подробнее
  • Рассмотрите возможность включения истории чата для вашей организации. Правила хранения и запреты всегда применяются к чат-группам. Однако к личным сообщениям они применяются только при включенной истории.
  • Рассмотрите возможность включения архивации сообщений в Google Группах для бизнеса для групп, которым это интересно. Сейф может хранить, сохранять и искать сообщения только в группах, в которых включено архивирование. Однако владельцы групп могут изменить эту настройку для своих групп. Если владелец группы отключит архивацию, сообщения из этой группы по-прежнему будут доступны в почтовых ящиках пользователей.

Шаг 1. Контролируйте, кто может войти в Хранилище

Чтобы разрешить другим пользователям входить в Vault, включите Vault для всех или выбранных пользователей. Узнайте, как это сделать.

Примечание:

  • Этот параметр не влияет на то, какие учётные записи могут быть сохранены, заблокированы и по которым может выполняться поиск в Сейфе. Все учётные записи пользователей Google Workspace могут быть сохранены, заблокированы и по которым может выполняться поиск.
  • Этот параметр не влияет на то, какие учётные записи могут изменять правила хранения, искать данные или выполнять другие функции Vault. Для работы с Vault пользователи должны иметь соответствующие права доступа к Vault.
  • Если вы включите Vault для всех сотрудников вашей организации, значок Vault появится в списке приложений каждого сотрудника. Если в вашей организации настроены организационные подразделения, мы рекомендуем ограничить доступ только к тем подразделениям, которые имеют права доступа к Vault.

Шаг 2. Войдите в Хранилище.

  1. Перейдите по адресу https://vault.google.com .
  2. Войдите в систему, используя свое имя пользователя и пароль Google Workspace.

Шаг 3. Установите правила хранения по умолчанию для вашей организации.

У каждой компании свои требования к хранению данных. Вы можете настроить правила хранения в Сейфе в соответствии с конкретными потребностями вашей компании — будь то сохранение данных, созданных сотрудниками с помощью Google Workspace, или их удаление после того, как они больше не нужны, например, после экспорта данных при возвращении к основному поставщику.

Прежде чем начать, узнайте , как работает система хранения . Далее описывается, как настроить правила хранения по умолчанию, но вы также можете настроить собственные правила хранения.

  1. В разделе «Хранение» нажмите «Хранение» . Если пункт «Хранение» отсутствует в списке, попросите суперадминистратора Google Workspace предоставить вам права доступа к «Хранилищу » («Управление политиками хранения»).

  2. На вкладке «Правила по умолчанию» выберите службу, например «Диск».

    или Gmail .

  3. Выберите, как долго следует хранить сообщения или файлы:

    • Чтобы сохранить данные навсегда, выберите Бессрочно .
    • Чтобы хранить данные в течение заданного времени, выберите «Срок хранения» и введите количество дней от 1 до 36 500. Срок хранения рассчитывается на основе следующих значений времени начала:
      • Сообщения Gmail, групп и чатов — дни с момента отправки или получения сообщения.
      • Диск — количество дней с момента создания или последнего изменения файла.
      • Голос — количество дней с момента отправки или получения данных.

  4. Если вы установили срок хранения, выберите, что делать с данными после его истечения:

    • Чтобы удалить только те данные, которые пользователи уже удалили , выберите первый вариант.

    • Чтобы удалить все данные, выберите второй вариант. Это правило может удалить данные, которые пользователи хотят сохранить, например сообщения в почтовом ящике Gmail или файлы на Диске.

  5. Нажмите «Создать» . Если вы установите срок хранения, Vault попросит вас подтвердить, что вы понимаете последствия этого правила хранения. Установите флажки и нажмите «Принять» , чтобы создать правило.

  6. Повторите этот процесс для всех сервисов, для которых вы хотите установить правила хранения по умолчанию.

Google Vault настроен! Vault сохраняет данные вашей организации в соответствии с настроенными вами правилами хранения.

Важные примечания:

  • Что происходит после установки правил хранения по умолчанию: если не применяется пользовательское правило или удержание, данные сохраняются в соответствии с правилом хранения по умолчанию.
  • Что происходит, когда пользователь удаляет сообщение или файл: сообщение или файл удаляются из учётной записи пользователя. Однако, если применяется правило хранения по умолчанию или пользовательское правило, сообщение или файл остаются доступными в Сейфе до конца срока хранения. Удалённые сообщения и файлы, хранящиеся в Сейфе, не учитываются в квоте хранилища пользователя.