Kuruluşunuz için Apps Kasası'nı kurma

Gereksinimleri ve önerileri ayarlama

  • Bu kılavuzdaki adımları tamamlamak için kuruluşunuzun Google Workspace süper yöneticisi olmanız gerekir.
  • Kapsamlı posta depolama alanını etkinleştirmeyi düşünün. Diğer Google ürünleri bir kullanıcının adına e-posta gönderebilir. Bu ayar, bu iletilerin birer kopyasının kullanıcının Gmail posta kutusunda saklanmasını ve Apps Kasası'nda kullanılabilir olmasını sağlar. Daha fazla bilgi
  • Kuruluşunuzda Chat geçmişini etkinleştirmeyi düşünün. Saklama kuralları ve muhafazalar Chat alanları için her zaman geçerlidir. Ancak, yalnızca geçmiş etkinleştirilmişse doğrudan mesajlara uygulanır.
  • Google Gruplar İşletme Sürümü'ndeki belirli ilgi alanlarına yönelik gruplar için mesaj arşivlemeyi etkinleştirmeyi düşünün. Apps Kasası, yalnızca arşivlemenin etkin olduğu gruplarda iletileri muhafazaya alabilir, saklayabilir ve iletilerde arama yapabilir. Ancak grup sahipleri, kendi gruplarında bu ayarı değiştirebilir. Bir grup sahibi arşivlemeyi devre dışı bırakırsa söz konusu gruba ait iletiler, kullanıcı posta kutularında kullanılabilir olmaya devam eder.

1. Adım: Apps Kasası'nda kimlerin oturum açabileceğini belirleme

Diğer kullanıcıların Apps Kasası'nda oturum açmasına izin vermek için Apps Kasası'nı tüm kullanıcılar veya seçili kullanıcılar için etkinleştirin. Nasıl yapılır?

Not:

  • Bu ayarın, hangi hesapların Apps Kasası tarafından saklanabileceği, muhafazaya alınabileceği ve aranabileceği üzerinde bir etkisi yoktur. Google Workspace'e sahip tüm kullanıcı hesapları saklanabilir, muhafazaya alınabilir ve aranabilir.
  • Bu ayarın; değişiklik yapma, veri arama veya diğer Apps Kasası işlemlerini gerçekleştirebilecek hesapların belirlenmesi üzerinde herhangi bir etkisi yoktur. Apps Kasası'yla çalışabilmek için kullanıcıların uygun Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip olması gerekir.
  • Apps Kasası'nı kuruluşunuzdaki herkes için etkinleştirirseniz herkesin uygulama listesinde Apps Kasası simgesi görünür. Kuruluşunuz, kuruluş birimleri oluşturduysa erişimi, Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip kuruluş birimleriyle sınırlı tutmanızı öneririz.

2. adım: Apps Kasası'nda oturum açma

  1. https://vault.google.com adresine gidin.
  2. Google Workspace kullanıcı adınız ve şifrenizle oturum açın.

3. Adım: Kuruluşunuzun varsayılan saklama kurallarını ayarlama

Her şirketin veri saklama konusunda farklı koşulları vardır. Google Workspace'i kullanan çalışanlar tarafından oluşturulan verileri korumak veya birincil sağlayıcınıza döndüğünüzde dışa aktardıktan sonra artık ihtiyaç duyulmayan verileri temizlemek gibi şirketinizin özel ihtiyaçlarını karşılamak için Apps Kasası saklama kurallarını ayarlayabilirsiniz.

Başlamadan önce saklama işlevinin işleyiş şeklini öğrenin. Aşağıdaki adımlarda, varsayılan saklama kurallarının nasıl ayarlanacağı açıklanmaktadır. Bunlar yerine özel saklama kuralları da ayarlayabilirsiniz.

  1. Apps Kasası'nda Saklama'yı tıklayın. Saklama listede yoksa bir Google Workspace süper yöneticisinden size Apps Kasası ayrıcalıkları ("Saklama politikalarını yönetme") vermesini isteyin.

  2. Varsayılan kurallar sekmesinde Drive gibi bir hizmeti tıklayın.

    veya Gmail .

  3. İletilerin veya dosyaların ne süreyle saklanacağını seçin:

    • Verileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz seçeneğini belirleyin.
    • Verileri belirli bir süre boyunca saklamak için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin. Saklama süresi, aşağıdaki başlangıç zamanlarına göre hesaplanır:
      • Gmail, Gruplar ve Chat mesajları: İletinin gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren gün sayısı.
      • Drive: Dosyanın oluşturulduğu veya son değiştirildiği tarihten itibaren gün sayısı.
      • Voice: Verilerin gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren gün sayısı.

  4. Bir saklama süresi belirlerseniz bu süre dolduktan sonra verilerle ne yapılacağını seçin:

    • Yalnızca kullanıcıların önceden sildiği verileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.

    • Tüm verileri tamamen silmek için ikinci seçeneği belirleyin. Bu kural, kullanıcıların muhafaza etmek istedikleri verilerin (ör. Gmail gelen kutularındaki iletiler veya Drive'daki dosyalar) tamamen silinmesine neden olabilir.

  5. Oluştur'u tıklayın. Bir saklama süresi belirlerseniz Apps Kasası, bu saklama kuralının etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kutuları işaretleyin ve kuralı oluşturmak için Kabul et'i tıklayın.

  6. Varsayılan saklama kuralları ayarlamak istediğiniz tüm hizmetler için bu işlemi tekrar edin.

Google Apps Kasası ayarlandı. Apps Kasası, kuruluşunuzun verilerini, yapılandırdığınız saklama kurallarında belirtilen şekilde saklar.

Önemli notlar:

  • Varsayılan saklama kuralını belirlemenizin ardından ne olur? Özel bir kural veya muhafaza uygulanmadığı sürece veriler varsayılan saklama kuralına göre saklanır.
  • Bir kullanıcı bir iletiyi veya dosyayı sildiğinde ne olur? İleti veya dosya ilgili kullanıcının hesabından kaldırılır. Ancak, varsayılan saklama kuralı veya özel kural geçerli olduğunda ileti ya da dosya kalan saklama süresi boyunca Apps Kasası'nda kullanılabilir durumda kalır. Apps Kasası tarafından saklanan silinmiş iletiler ve dosyalar kullanıcının depolama alanı kotasına dahil edilmez.