Gereksinimleri ve önerileri ayarlama
- Bu kılavuzdaki adımları tamamlamak için kuruluşunuzun Google Workspace süper yöneticisi olmanız gerekir.
- Kapsamlı mesaj depolama alanını etkinleştirebilirsiniz. Diğer Google ürünleri, kullanıcı adına e-posta gönderebilir. Bu ayar, söz konusu iletilerin bir kopyasının kullanıcının Gmail posta kutusunda depolanmasını ve Apps Kasası'nda kullanılabilmesini sağlar. Daha fazla bilgi edinin.
- Kuruluşunuzda Chat geçmişini etkinleştirmeyi düşünün. Saklama kuralları ve muhafazalar Chat alanları için her zaman geçerlidir. Ancak, yalnızca geçmiş etkinleştirilmişse doğrudan mesajlara uygulanır.
- Google Gruplar İşletme Sürümü'ndeki belirli ilgi alanlarına yönelik gruplar için mesaj arşivlemeyi etkinleştirmeyi düşünün. Apps Kasası, arşivlemenin etkin olduğu gruplarda iletileri muhafazaya alabilir, saklayabilir ve iletilerde arama yapabilir. Ancak grup sahipleri, kendi gruplarında bu ayarı değiştirebilir. Grup sahibi arşivlemeyi devre dışı bırakırsa ilgili gruptan gelen iletiler kullanıcı posta kutularında kullanılabilir durumda kalır.
1. Adım Apps Kasası'nda kimlerin oturum açabileceğini belirleme
Diğer kullanıcıların Apps Kasası'nda oturum açmasına izin vermek için Apps Kasası'nı tüm kullanıcılar veya seçili kullanıcılar için etkinleştirin. Nasıl yapılır?
Not:
- Bu ayarın, hangi hesapların Apps Kasası tarafından saklanabileceği, muhafazaya alınabileceği ve aranabileceği üzerinde bir etkisi yoktur. Google Workspace'e sahip tüm kullanıcı hesapları saklanabilir, muhafazaya alınabilir ve aranabilir.
- Bu ayarın, hangi hesapların saklama kurallarını değiştirebileceği, veri arayabileceği veya diğer Apps Kasası işlevlerini gerçekleştirebileceği üzerinde bir etkisi yoktur. Kullanıcıların Apps Kasası ile çalışabilmesi için uygun Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip olması gerekir.
- Apps Kasası'nı kuruluşunuzdaki herkes için etkinleştirirseniz Apps Kasası simgesi herkesin uygulama listesinde görünür. Kuruluşunuzda kuruluş birimleri oluşturulduysa erişimi Apps Kasası ayrıcalıklarına sahip kuruluş birimleriyle kısıtlamanızı öneririz.
2. adım: Apps Kasası'nda oturum açın
- https://vault.google.com adresine gidin.
- Google Workspace kullanıcı adınız ve şifrenizle oturum açın.
3. Adım: Kuruluşunuzun varsayılan saklama kurallarını ayarlayın
Her şirketin veri saklama konusunda farklı gereksinimleri vardır. Apps Kasası saklama kurallarını, şirketinizin özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Örneğin, Google Workspace kullanan çalışanların oluşturduğu verileri saklayabilir veya artık ihtiyaç duyulmayan verileri (ör. birincil sağlayıcınıza geri döndüğünüzde dışa aktardıktan sonra) silebilirsiniz.
Başlamadan önce saklama işlevinin nasıl çalıştığını öğrenin. Aşağıdaki adımlarda, varsayılan saklama kurallarının nasıl ayarlanacağı açıklanmaktadır. Bunlar yerine özel saklama kuralları da ayarlayabilirsiniz.
- Apps Kasası'nda Saklama'yı tıklayın. Saklama listede yoksa bir Google Workspace süper yöneticisinden size Apps Kasası ayrıcalıkları ("Saklama politikalarını yönetme") vermesini isteyin.
Varsayılan kurallar sekmesinde Drive
gibi bir hizmeti tıklayın.veya Gmail
.İletilerin veya dosyaların ne süreyle saklanacağını seçin:
- Verileri kalıcı olarak saklamak için Süresiz seçeneğini belirleyin.
- Verileri belirli bir süre boyunca saklamak için Saklama süresi'ni seçin ve 1 ile 36.500 arasında bir gün sayısı girin. Saklama süresi, aşağıdaki başlangıç zamanlarına göre hesaplanır:
- Gmail, Gruplar ve Sohbet mesajları—mesajın gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren geçen gün sayısı.
- Drive: Dosyanın oluşturulduğu veya son değiştirildiği tarihten itibaren geçen gün sayısı.
- Voice: Verilerin gönderildiği veya alındığı tarihten itibaren gün sayısı.
Bir saklama süresi ayarlarsanız bu süre sona erdiğinde verilerle ilgili olarak ne yapılacağını seçin:
- Yalnızca kullanıcıların sildiği verileri tamamen silmek için ilk seçeneği belirleyin.
Tüm verileri tamamen silmek için ikinci seçeneği belirleyin. Bu kural, kullanıcıların saklamak istediği verileri (ör. Gmail gelen kutularındaki iletiler veya Drive'daki dosyalar) kalıcı olarak silebilir.
Oluştur'u tıklayın. Bir saklama süresi ayarlarsanız Apps Kasası, bu saklama kuralının etkilerini anladığınızı onaylamanızı ister. Kuralı oluşturmak için kutuları işaretleyin ve Kabul et'i tıklayın.
Varsayılan saklama kuralları ayarlamak istediğiniz tüm hizmetler için bu işlemi tekrar edin.
Google Apps Kasası ayarlandı! Apps Kasası, kuruluşunuzun verilerini yapılandırdığınız saklama kurallarında belirtilen şekilde saklar.
Önemli notlar:
- Varsayılan saklama kurallarını ayarladıktan sonra ne olur? Özel bir kural veya muhafaza geçerli değilse veriler varsayılan saklama kuralına göre korunur.
- Bir kullanıcı bir mesajı veya dosyayı sildiğinde ne olur? Mesaj veya dosya, kullanıcının hesabından kaldırılır. Ancak varsayılan saklama kuralı veya özel bir kural geçerli olduğunda, ileti ya da dosya saklama süresinin geri kalanında Apps Kasası'nda kullanılabilir durumda kalır. Apps Kasası tarafından saklanan silinmiş iletiler ve dosyalar, kullanıcının depolama alanı kotasından düşülmez.