Preguntas frecuentes sobre Google Vault

En muchas ediciones de Google Workspace, las licencias de Vault se incluyen para todos los usuarios de tu organización. Si Vault no está incluido en tu edición, es posible que puedas comprar licencias de complementos.

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Obtén más información para comprar licencias de Vault para tu organización.

Sí. Si borras un usuario, se quitarán de Google todos los datos asociados a su cuenta.

Cuando borras un usuario, ocurre lo siguiente:

• No puedes buscar ni exportar ninguno de sus datos desde Vault.
• Ya no se aplican las reglas de retención ni las suspensiones que se hayan aplicado a los datos del usuario. Los datos se pueden borrar de inmediato.
• Puedes recuperar los datos durante 20 días después de borrar al usuario. Sin embargo, no se pueden recuperar los datos que ya se hayan borrado. Obtén más información para restablecer un usuario borrado recientemente.

Como práctica recomendada, te sugerimos que uses una licencia de usuario archivado (AU) para conservar los datos del usuario. Para obtener más información, consulta Administra a exempleados y sus datos. Si usas Google Cloud Directory Sync, asegúrate de que la herramienta esté configurada para suspender las cuentas en lugar de borrarlas.

No borres la cuenta. Si borras a un usuario, también se borrarán los datos que retiene Vault.

Para que los datos de un usuario sigan disponibles en Vault después de que abandone tu organización, asígnale una licencia de usuario archivado (AU). Para obtener más información, consulta Cómo administrar a los exempleados y sus datos. Como alternativa, puedes suspender su cuenta para conservar los datos y habilitar los servicios, pero a una cuenta suspendida se le factura lo mismo que a una cuenta activa.

Cuando esto sucede, no se genera ningún impacto en Vault. Sin embargo, un usuario que superó el límite de almacenamiento ya no puede enviar ni recibir mensajes de correo electrónico nuevos, y es posible que experimente una degradación general de la cuenta.

Para acceder a los datos, ingresa a https://vault.google.com, crea un asunto y busca los datos de tu organización. Es posible que el administrador de Vault restrinja los datos a los que puedes acceder y que puedes buscar. Obtén información para buscar datos y sobre los privilegios de Vault.

No, no es posible desactivar Vault para un servicio específico. Si un usuario puede acceder al servicio de Vault, podrá usarlo para cualquiera de los servicios compatibles con su edición de Google Workspace.

No. Por motivos de seguridad, solo se puede acceder a Vault a través de https://vault.google.com.

Puedes permitir que terceros accedan a Vault. Obtén más información para permitir que un usuario externo acceda a Vault.

Obtén más información para exportar datos de Vault.

No. Vault no está diseñado para ser una herramienta de copia de seguridad o archivo.

¿Por qué no debería usar Vault para copias de seguridad o extracciones de datos?

• Las exportaciones de Vault no están diseñadas para copias de seguridad de datos a gran escala o de gran volumen. Puedes exportar datos para una cantidad limitada de cuentas y solo para un servicio de Google a la vez. Vault tampoco permite muchas exportaciones paralelas ni programar exportaciones automáticas.
• Las exportaciones de Vault se preparan para fines de descubrimiento legal, no para el procesamiento eficiente de datos. Vault no puede crear copias de seguridad diferenciales ni deduplicar datos. Por ejemplo, una exportación de Drive incluye todos los elementos a los que tiene acceso la cuenta buscada. Cuando muchas cuentas tienen acceso a los mismos elementos, estos se exportan para cada cuenta, lo que genera una gran cantidad de datos duplicados.
• Vault no admite todos los servicios de Google. Vault solo puede exportar datos de los servicios de Google compatibles. Vault no admite servicios como Calendario, Contactos, Keep ni Currents.
• Es difícil restablecer datos desde archivos de exportación de Vault. Vault no tiene herramientas de recuperación automatizadas.
  • En el caso de Gmail, Chat y los grupos, puedes usar Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME) para importar archivos PST. Google no tiene una herramienta para importar archivos mbox de forma masiva.
  • En el caso de las exportaciones de Drive, los archivos no se separan por cuenta, y los archivos de Google, como documentos, hojas de cálculo y presentaciones, tienen un formato diferente.
  • Los datos de voz no se pueden restablecer desde los archivos de exportación de Vault.

¿Aún necesitas crear una copia de seguridad de los datos o extraerlos?

Es posible que desees tener una copia de seguridad para proteger tus datos contra errores humanos o ataques de ransomware. Google tiene algunas opciones:

• Para exportar todos los datos de tu organización, usa la exportación de datos.
• Un usuario también puede exportar sus propios datos. Por ejemplo, si tienes una pequeña empresa con pocos empleados, cada uno puede exportar y hacer una copia de seguridad de sus propios datos.

Google también tiene muchas herramientas que puedes usar para trabajar con los datos de Google Workspace de tu organización y extraerlos, como las APIs y BigQuery, o soluciones de socios, como Afi y SpinOne. Para obtener más opciones de terceros y socios, también puedes consultar Google Cloud.

En el caso de los datos que se borraron hace menos de 25 días, te recomendamos que uses la Consola del administrador de Google para restaurar los datos de Google Drive o Gmail de un usuario.

Puedes establecer períodos de retención para satisfacer tus necesidades, incluida la retención indefinida. Obtén más información sobre la retención de Vault.

Los usuarios pueden borrar mensajes y elementos en los servicios de Google, pero los datos sujetos a una regla de retención o conservación seguirán disponibles para los usuarios de Vault en Vault. Los mensajes borrados que retiene Vault no se contabilizan en el almacenamiento de los usuarios. Obtén más información para usar Vault para la retención.

Todas las acciones de los usuarios de Vault se supervisan y registran en un registro de auditoría. Si un usuario con privilegios para cambiar el período de retención intenta hacerlo, esa acción se registra en el registro de auditoría. La acción no se puede quitar del registro de auditoría. Obtén más información sobre las capacidades de auditoría de Vault.

Google replica los datos de tu organización entre varios centros de datos distribuidos geográficamente. Obtén más información sobre los compromisos de confiabilidad empresarial de Google.

Google cumple con la ley cuando responde a solicitudes de terceros para obtener información del usuario. Obtén más información sobre los compromisos de privacidad empresarial de Google.

Obtén información sobre los compromisos de cumplimiento empresarial de Google.