Servicios y tipos de datos admitidos

Los mensajes están disponibles en Vault en cuanto Gmail los recibe.

Para el filtrado de mensajes en las reglas de retención, las suspensiones y la búsqueda, Gmail indexa aproximadamente 1 MB en total por mensaje. Un MB equivale a aproximadamente 250 páginas de texto. Si el texto del mensaje es inferior a 1 MB y el mensaje tiene archivos adjuntos, estos se indexan hasta que se indexa un total de 1 MB de datos.

En Vault, solo se pueden buscar los datos indexados, pero el mensaje completo y todos los elementos asociados, incluidos los archivos de Drive con hipervínculos (si se seleccionan), se incluyen en una exportación de Vault.

Gmail indexa los siguientes datos:

• Texto del mensaje: Hasta aproximadamente 250 páginas.
• Archivos basados en texto adjuntos directamente a un mensaje: Se pueden indexar la mayoría de los archivos basados en texto, como PDF, XLSX y DOCX, que se adjuntan directamente a un mensaje. Estos archivos adjuntos están cubiertos por las reglas de retención y las suspensiones. Los archivos adjuntos basados en texto se pueden buscar (si están indexados), se muestran en los resultados de la búsqueda y se incluyen en las exportaciones.
• Otros archivos adjuntos directamente a un mensaje o incorporados en él: En el caso de los archivos de video, audio, imagen y binarios incluidos en los mensajes o adjuntos a ellos, se indexan los metadatos del archivo, como el nombre del archivo, pero no su contenido.

Vault admite archivos adjuntos directamente a un mensaje o incorporados en él. Los archivos de video, audio, imagen y binarios incorporados en los mensajes o adjuntos a ellos están sujetos a las reglas de retención y las suspensiones. Se muestran en los resultados de la búsqueda y se incluyen en las exportaciones.

¿Qué hipervínculos son compatibles?

• Hipervínculos a archivos en Drive: Si un usuario compartió un archivo de Drive incluyendo un vínculo al archivo en un mensaje de Gmail, el archivo con hipervínculo no se incluye cuando retienes, pones en espera o buscas mensajes de Gmail. Sin embargo, puedes exportar archivos de Drive con hipervínculos según los hipervínculos que se encuentren en los cuerpos de los mensajes de tu exportación de Gmail. Para obtener más información, consulta ¿Qué hipervínculos de Drive se pueden exportar y cuáles no? (más adelante en esta página).

  Nota: Exportar archivos de Drive con hipervínculos puede aumentar significativamente los volúmenes de recopilación.

• Hipervínculos a contenido en servicios adicionales de Google: Vault no admite hipervínculos a contenido almacenado en otros productos de Google, como YouTube y Google Fotos.

¿Qué hipervínculos de Drive se pueden exportar y cuáles no?

Para poder exportarse, el video debe cumplir con los siguientes requisitos:

• El archivo debe existir en Drive y ser de un tipo de archivo compatible con Drive.

  Para obtener más información, consulta Archivos de Drive y Meet compatibles con Vault.

• El administrador de Vault necesita permiso para exportar el archivo. Para tener permiso, haz lo siguiente:
  • El propietario del correo electrónico que contiene el vínculo tiene acceso al archivo de Drive y se encuentra dentro del alcance del administrador de Vault. O bien, el propietario del archivo de Drive está dentro del alcance del administrador de Vault.
  • Si el archivo de Drive se borra, se retiene o se conserva, el propietario del archivo de Drive debe estar dentro del alcance del administrador de Vault.

No se pueden exportar algunos hipervínculos de Drive. Por ejemplo, no puedes exportar hipervínculos públicos, como las páginas publicadas de Google Sites y los vínculos de Formularios de Google que se pueden enviar. Tampoco puedes exportar algunos hipervínculos que tienen un formato de vínculo de Drive heredado.

¿Quién puede acceder a los archivos de exportación de hipervínculos de Drive?

Solo los administradores avanzados y los administradores de las unidades organizativas raíz pueden acceder a todos los archivos de exportación de hipervínculos de Drive. Los administradores de las unidades organizativas secundarias solo pueden descargar archivos de las exportaciones de hipervínculos de Drive que hayan creado.

Los usuarios pueden enviar mensajes de correo electrónico con algunos servicios principales además de Gmail. Por ejemplo:

• Calendario: Invitaciones salientes y mensajes enviados con la opción Enviar correo electrónico a los invitados en Calendario
• Drive: Contenido del mensaje que se envía cuando los usuarios comparten archivos en Drive
• Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google: Mensajes que envía la app cuando los usuarios envían archivos por correo electrónico como archivos adjuntos
• Formularios: Mensajes de correo electrónico que contienen formularios o vínculos a formularios
• Keep: Mensajes de correo electrónico que se envían cuando los usuarios comparten notas en Keep

Cuando los usuarios envían mensajes a través de servicios principales que no son Gmail, los mensajes salientes no se almacenan de forma predeterminada en las carpetas de elementos enviados de Gmail de los usuarios. A menos que un administrador de Google Workspace configure el almacenamiento total de mensajes, que guarda estos mensajes en las carpetas de elementos enviados de los usuarios, Vault no tiene acceso a ellos. Sin el almacenamiento total de mensajes, las reglas de retención y las conservaciones de Vault no se aplican a estos mensajes, y estos no se muestran en una búsqueda de Vault.

Nota: El almacenamiento integral de correo solo se aplica a los servicios principales de Google Workspace. Algunos servicios adicionales de Google pueden enviar mensajes de correo electrónico para los usuarios. Es posible que los mensajes enviados por esos servicios no se almacenen en la carpeta de elementos enviados de los usuarios y que no estén disponibles en Vault.

Los mensajes de correo electrónico dinámico contienen un lenguaje de marcado que muestra contenido AMP en Gmail. Otros productos de Google pueden enviar mensajes que incluyen contenido de Accelerated Mobile Pages (AMP), y los usuarios de tu organización pueden recibir mensajes de correo electrónico dinámicos de remitentes externos.

Con los correos electrónicos dinámicos, un usuario de Gmail puede, por ejemplo, hacer lo siguiente:

• Revisar los comentarios de Documentos de Google tal como existen en el momento en que el usuario abre el mensaje de notificación en Gmail
• Responde y resuelve comentarios sin abrir el documento.
• Responder invitaciones del Calendario y encuestas

La fuente original de un mensaje de correo electrónico dinámico contiene 3 tipos de contenido similar:

• Texto sin formato (para los clientes de correo electrónico que solo muestran texto sin formato)
• HTML (para los clientes de correo electrónico que no muestran contenido dinámico)
• Marcado de AMP: Cuando un usuario de Gmail abre el mensaje, recibe el contenido AMP dinámico e interactivo. El lenguaje de marcado de AMP puede recuperar cualquier actualización en el momento en que se abre el mensaje y mostrársela al usuario de inmediato.

Debido a la naturaleza dinámica de estos mensajes, el contenido que se muestra en Gmail puede cambiar con el tiempo. Por ejemplo, una notificación de comentario de un documento de Google activo puede ser diferente cada vez que el usuario vuelve a abrir el mismo mensaje durante varios días.

Compatibilidad de Vault con mensajes de correo electrónico dinámicos

• Retención y conservaciones: Las reglas de retención y las conservaciones de Vault preservan el código HTML, el texto sin formato y el lenguaje de marcado de AMP incluidos en un mensaje de correo electrónico dinámico. Vault no tiene forma de conservar el contenido dinámico que se puede recuperar y mostrar cuando el usuario abre un mensaje de correo electrónico dinámico.
• Búsqueda: Vault puede buscar texto simple y HTML en un mensaje de correo electrónico dinámico. Sin embargo, el lenguaje de marcado AMP y el contenido AMP no se indexan ni se pueden buscar.
• Vista previa: Cuando obtienes una vista previa de un mensaje de correo electrónico dinámico, Vault muestra la versión HTML del mensaje. Haz clic en Mostrar original para ver todas las partes del mensaje, incluido el lenguaje de marcado de AMP.
• Exportar: Cuando exportas mensajes de correo electrónico dinámicos, se incluye todo el lenguaje de marcado de texto sin formato, HTML y AMP en la exportación.

Vault no puede determinar si los usuarios de Gmail realmente recibieron contenido dinámico cuando abrieron un mensaje que incluye lenguaje de marcado de AMP. Gmail no muestra contenido dinámico en los siguientes casos:

• Un administrador desactiva los correos electrónicos dinámicos para tu organización.
• Los usuarios cambian la configuración de Gmail para desactivar el correo electrónico dinámico.

Cuando se desactivan los correos electrónicos dinámicos, Gmail no muestra el contenido AMP. Sin embargo, el lenguaje de marcado de AMP sigue incluido en la fuente del mensaje y está disponible en Vault.

El Modo confidencial de Gmail permite que los usuarios restrinjan el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos electrónicos. Esta función está disponible para las organizaciones que la activan y para las cuentas personales de Gmail.

Cuando un usuario envía un mensaje confidencial, Gmail reemplaza el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos por un vínculo. Solo se envían el asunto y el vínculo a través de SMTP.

Mensajes en modo confidencial que envían los usuarios de tu organización

Si tu organización habilita el Modo confidencial de Gmail, Vault puede retener, conservar y exportar los mensajes en el modo confidencial que envían los usuarios de tu organización después del 30 de noviembre de 2018, así como realizar búsquedas en ellos.

Los mensajes están disponibles para Vault incluso cuando el remitente establece una fecha de vencimiento o revoca el acceso de los destinatarios a los mensajes del modo confidencial.

Mensajes en modo confidencial de remitentes externos

Incluso si tu organización no habilita el modo confidencial de Gmail, es posible que tus usuarios reciban mensajes en el modo confidencial de usuarios de otras organizaciones o de Cuentas personales de Gmail.

Puedes retener, conservar, buscar y exportar los encabezados y los asuntos de los mensajes confidenciales externos. Sin embargo, no puede exportar el contenido o los archivos adjuntos de los mensajes confidenciales externos ni buscar contenido en ellos.

Cómo trabajar con mensajes en modo confidencial

Cómo trabajar con mensajes del modo confidencial

Vault admite los mensajes en modo confidencial de la siguiente manera:

• Vault devuelve mensajes internos confidenciales que coinciden con tu búsqueda.
• Cuando obtienes una vista previa de los mensajes, el contenido del mensaje se oculta de forma predeterminada. Tienes la opción de mostrar el contenido en la vista previa.
• Cuando imprimes o exportas mensajes, puedes excluir el contenido de los mensajes confidenciales. Cuando eliges esta opción, se imprimen o exportan los encabezados, el remitente, el destinatario y otros metadatos, pero no el contenido del mensaje confidencial.
• Puedes exportar un mensaje confidencial de la organización del remitente, pero no de la organización del destinatario.
• Vault puede extraer los hipervínculos de Drive que se agregaron a los mensajes confidenciales cuando se exportan desde la organización del remitente, pero no puede extraer los hipervínculos que se reciben de organizaciones externas.
• Para buscar, retener o conservar mensajes confidenciales exclusivamente, usa el término label:confidentialmode.

Los datos de Gmail de un usuario pueden incluir 3 tipos de borradores de mensajes:

• Mensajes no enviados en la carpeta Borradores: Estos mensajes se procesan como otros mensajes de Gmail. Están sujetos a conservaciones y reglas de retención cuando no se excluyen los borradores. También se incluyen en los resultados de la búsqueda, a menos que los excluyas.

  Nota: Las plantillas de correo electrónico se consideran mensajes de borrador. Si una regla de retención borra definitivamente los mensajes de borrador después de un tiempo determinado, también se borrarán definitivamente las plantillas.

• Borradores descartados: Un borrador descartado es un mensaje que un usuario descarta sin enviarlo. Estos mensajes se quitan de inmediato de la vista del usuario, Gmail aplica la etiqueta ^deleted y se borran 30 días después de descartarse. Estos mensajes no están sujetos a conservaciones ni reglas de retención, pero están disponibles para la búsqueda y la exportación hasta que se borran.
• Versiones guardadas automáticamente de los borradores de mensajes: Cuando un usuario redacta un mensaje, Gmail guarda automáticamente una versión cada vez que el usuario hace una pausa por unos segundos. El usuario solo puede ver la versión más reciente de un mensaje en borrador. Las versiones anteriores están disponibles para que Vault las busque y exporte, pero no están sujetas a conservaciones ni reglas de retención.

  Las versiones guardadas automáticamente permanecen disponibles en Vault hasta que se borran, incluso después de que el usuario envía el mensaje. Las versiones de los borradores de mensajes que generan la mayoría de los clientes de Google Gmail (como Gmail en la Web, Gmail para iPad y iPhone, y Gmail para Android) se borran 1 día después de que Gmail los guardó. En algunos casos, como con los clientes IMAP de terceros, las versiones de los borradores de mensajes se borran después de 30 días.

Si solo te interesan los mensajes que los usuarios enviaron y recibieron, puedes excluir los borradores de las reglas de retención, las conservaciones, los resultados de la búsqueda y las exportaciones. Excluir las versiones guardadas automáticamente puede facilitar el procesamiento de datos, ya que no tendrás versiones similares del mismo mensaje.

Gmail usa etiquetas generadas por el sistema para categorizar los mensajes y etiquetas visibles para el usuario para que los usuarios puedan ordenar los mensajes en sus carpetas Recibidos. Gmail podría aplicar la etiqueta finance generada por el sistema a los mensajes que provienen del banco de un usuario y la etiqueta travel generada por el sistema a los mensajes que incluyen reservas de hotel.

Los usuarios pueden crear y aplicar etiquetas visibles para los usuarios. A veces, estas etiquetas pueden coincidir con las etiquetas generadas por el sistema. Cuando los 2 tipos de etiquetas coinciden, Vault aplica reglas de retención, conservaciones y búsquedas a los mensajes con la etiqueta creada por el usuario y no a los mensajes con la etiqueta idéntica generada por el sistema. Si creas una regla de retención, una suspensión o una búsqueda basada en una etiqueta, es posible que incluyas o excluyas más mensajes de los que pretendes.

Ejemplo

Tu organización debe conservar todos los datos relacionados con las finanzas corporativas durante 7 años, y ocurren las siguientes acciones:

• Se les indica a los empleados que creen una etiqueta, finance, y que la apliquen a los mensajes que incluyan información financiera corporativa.
• Los empleados reciben los resúmenes de sus tarjetas de crédito corporativas por correo electrónico en sus cuentas de trabajo. No aplican la etiqueta finance creada por el usuario, pero Gmail aplica la etiqueta finance generada por el sistema a estos mensajes.

En este caso, una regla de retención que incluya mensajes con label:finance solo retendrá los mensajes etiquetados por el usuario y no los mensajes con la etiqueta generada por el sistema que tienen los estados de cuenta de las tarjetas de crédito corporativas de los empleados. Del mismo modo, una búsqueda que incluya mensajes con label:finance solo devolverá los mensajes etiquetados por el usuario y no los mensajes con la etiqueta generada por el sistema que tienen los estados de cuenta bancarios personales de los empleados.

Etiquetas comunes generadas por el sistema

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

Vault puede retener, conservar, buscar y exportar los siguientes elementos almacenados en Drive y en las unidades compartidas:

• Versiones de archivos en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, nuevo Sites, Dibujos, Vids y Pics de Google

  Para obtener más información sobre las versiones, consulta Cómo buscar en el historial de revisiones de un archivo.

• Grabaciones de Google Meet y cualquier registro asociado de chat, transcripciones, preguntas y respuestas, y encuestas, así como las notas tomadas por Gemini (Más información sobre las grabaciones de Meet)
• Archivos de Jamboard que se guardaron en las unidades de los usuarios
• Archivos que no son de Google y que los usuarios subieron a Drive (obtén más información sobre los datos que se buscan)
• Archivos encriptados con la encriptación del cliente de Google Workspace

Vault ignora lo siguiente:

• Carpetas de Drive
• Combinaciones de teclas de Drive
• Secuencias de comandos de Google Apps Script y sus flujos de trabajo asociados

En algunos editores de Documentos de Google, los usuarios pueden vincular un archivo a otro. Por ejemplo, en un documento de Documentos de Google, puedes insertar un gráfico vinculado a los datos de una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google. Cada vez que se actualiza la hoja de cálculo, también se actualiza el gráfico en el documento.

Nota: La función IMAGE de Hojas de cálculo de Google puede hacer referencia a una imagen por URL, como "https://www.example.com/images/logo.jpg". En este caso, cuando obtienes una vista previa de una hoja de cálculo o la exportas en Vault, la imagen se recupera en tiempo real desde la fuente. En el caso de las imágenes subidas o insertadas en la hoja de cálculo, Vault almacena y muestra la imagen disponible en el momento especificado en tu búsqueda.

Los archivos vinculados no se incluyen automáticamente en las reglas de retención, las conservaciones ni los resultados de la búsqueda que se aplican a los archivos que se vinculan a ellos. Los archivos vinculados solo se incluyen cuando también coinciden con el alcance y las condiciones. Por ejemplo, cuando buscas archivos en Drive, Vault solo muestra los archivos que coinciden con tus criterios de búsqueda. Si esos archivos están vinculados a archivos que no coinciden con tu búsqueda, los archivos vinculados no se incluirán en los resultados.

Los archivos que no pertenecen a tu organización y que se comparten con tus usuarios no están sujetos a las conservaciones ni a las reglas de retención de tu organización.

Sin embargo, puedes buscar y exportar archivos compartidos con tus usuarios desde fuentes externas si son accesibles en el momento de la búsqueda o la exportación.

Vault solo puede retener, conservar y buscar mensajes en Grupos de Google que tengan activado el historial de conversaciones. Los propietarios de grupos pueden activar o desactivar el historial de conversaciones de sus grupos. Si el propietario de un grupo crea uno con el historial de conversaciones desactivado, los mensajes no estarán disponibles para Vault a través de Grupos. Es posible que los mensajes estén disponibles en los buzones de correo de Gmail de los usuarios (como mensajes recibidos o enviados).

Si el propietario de un grupo activa o desactiva el historial de conversaciones para un grupo existente, solo los mensajes que se enviaron cuando el historial de conversaciones estaba activado estarán disponibles en Vault.

Los mensajes están disponibles en Vault en cuanto se publican en un grupo, a menos que el propietario del grupo decida moderarlos. Los mensajes moderados no están disponibles en Vault hasta que un moderador los aprueba. Una vez que se aprueban, están disponibles para la retención, las suspensiones, la búsqueda y la exportación, al igual que cualquier otro mensaje.

Para el filtrado de mensajes en las reglas de retención, las conservaciones y la búsqueda, Grupos indexa aproximadamente 1 MB en total por mensaje. Un MB equivale a aproximadamente 250 páginas de texto. Si el texto del mensaje es inferior a 1 MB y el mensaje tiene archivos adjuntos basados en texto, los archivos adjuntos se indexan hasta que se indexa un total de 1 MB de datos.

Los grupos indexan los siguientes datos:

• Texto del mensaje: Hasta aproximadamente 250 páginas.
• Archivos basados en texto adjuntos directamente a un mensaje: Se pueden indexar la mayoría de los archivos basados en texto, como PDF, XLSX y DOCX, que se adjuntan directamente a un mensaje. Estos archivos adjuntos están cubiertos por las reglas de retención y las suspensiones. Los archivos adjuntos basados en texto se pueden buscar (si están indexados), se muestran en los resultados de la búsqueda y se incluyen en las exportaciones.
• Otros archivos adjuntos directamente a un mensaje o incorporados en él: En el caso de los archivos de video, audio, imagen y binarios incluidos en los mensajes o adjuntos a ellos, se indexan los metadatos del archivo, como el nombre del archivo, pero no su contenido.

Debes activar el historial para conservar, retener, buscar y exportar mensajes directos (MD) y mensajes grupales. Un administrador de Google Workspace puede controlar si el historial está activado o desactivado, o bien puede permitir que los usuarios decidan.

Cuando un usuario comparte un archivo almacenado en Drive, como un documento, una hoja de cálculo o un PDF, Chat inserta un vínculo en lugar de adjuntar una copia del archivo al mensaje. Como el archivo original se almacena en Drive, no se conserva cuando retienes mensajes de chat, se suspende cuando pones en espera los datos de Chat ni se muestra en una búsqueda de Chat. Puedes buscar por la URL del archivo, pero Vault no indexa el título ni el contenido del archivo.

En el caso de otros tipos de archivos adjuntos directamente a un mensaje de Chat, haz lo siguiente:

• Los archivos se incluyen en las reglas de retención y conservaciones de Chat, y se asocian con el mensaje al que se adjuntan.
• Vault indexa el nombre y el propietario del archivo para la búsqueda. Vault también indexa el contenido de la mayoría de los tipos de archivos basados en texto (por ejemplo, archivos con extensiones .pdf, .xlsx y .docx).

Tu administrador de Google Workspace puede permitir que los usuarios de tu organización chateen con usuarios externos. Cuando se permite, un usuario externo y un usuario de tu organización pueden intercambiar MD, y los usuarios externos pueden participar en mensajes y espacios grupales. En estos contextos, los mensajes que se envían a usuarios externos y los que se reciben de ellos están sujetos a las reglas de retención y las suspensiones de tu organización.

Si los usuarios de tu organización participan en mensajes grupales y espacios que pertenecen a otra organización, esos mensajes no estarán disponibles para tu organización a través de Vault para la retención, la conservación, la búsqueda o la exportación.

Cuando se invita a un usuario a un espacio de Chat, puede obtener una vista previa de los mensajes del espacio antes de unirse. A menos que el usuario se una al espacio, los mensajes que previsualizó no se incluirán cuando retengas, conserves o busques los datos de Chat de ese usuario.

Los usuarios pueden agregar formato de texto enriquecido a los mensajes de Chat, como negrita, cursiva, tachado o subrayado. Ese formato no se conserva en la exportación de datos de Vault.

Vault admite chats en la versión clásica de Hangouts y Google Talk. Puedes retener, buscar y suspender los siguientes elementos:

• Versión clásica de Hangouts con el historial activado. Los administradores de Google Workspace pueden controlar si el historial está activado o desactivado, o bien pueden permitir que los usuarios decidan. Para obtener más información, consulta Historial de chat. Vault puede acceder a todos los chats que se producen en Gmail y en las aplicaciones para dispositivos móviles de la versión clásica de Hangouts cuando el historial está activado.
• Chats de Google Talk que están registrados Los administradores de Google Workspace no pueden forzar que los chats queden registrados. Sin embargo, pueden desactivar el historial de chat para una organización.

• Los mensajes del archivo de Gmail se marcarán como borrados después del 1 de enero de 2023. Esto significa que todos los mensajes se borrarán definitivamente después de que venza el período de retención, a menos que estén protegidos por una regla de retención o conservación de Chat.
• Los mensajes nuevos que se envíen después del 1 de enero de 2023 no se sincronizarán con Gmail desde la versión clásica de Hangouts.
• Los administradores pueden seguir usando Vault para buscar y exportar mensajes de la versión clásica de Hangouts sincronizados con Gmail, siempre que no se hayan borrado, incluso después del 1 de enero de 2023.

Vault tiene acceso a los siguientes detalles de los chats de la versión clásica de Hangouts:

• Todos los usuarios que participaron en el chat
• Todos los mensajes que se intercambiaron durante el chat, además de los vínculos a los archivos adjuntos
• Nombres de la versión clásica de Hangouts en grupo. (Los participantes tienen la opción de ponerle un nombre a un Hangout grupal). No se pueden nombrar los chats entre dos usuarios.
• Hora de inicio y finalización del chat

Los siguientes datos no están disponibles para Vault:

• Invitaciones a chatear que no se aceptaron. Si un usuario no participa en un chat, no se conservan los mensajes que se le envían.
• Videollamadas
• Chats que se producen en Documentos de Google
• Imágenes, videos y archivos de audio adjuntos que se envían en la versión clásica de Hangouts

Vault agrupa todos los mensajes de la versión clásica de Hangouts en un solo hilo. Los mensajes se agregan continuamente al hilo hasta que sucede lo siguiente:

• Transcurrieron tres horas desde que se envió el último mensaje de chat.
• El hilo tiene más de 1,000 mensajes.

Cuando exportas un mensaje de la versión clásica de Hangouts, se incluye todo el hilo en el archivo de exportación que descargas.

Para que Vault retenga, busque, conserve o exporte los datos de Voice de un usuario, este debe tener una licencia de Voice Estándar o Premium. Para obtener más información, consulta Comparación de suscripciones a Voice.

En el caso de los mensajes de texto, el usuario de Voice debe tener un número de teléfono que admita mensajes de texto. Más información

Vault no admite la retención ni la suspensión de datos de Voice para las cuentas con licencias de Usuario Archivado.

Vault puede retener, conservar, buscar y exportar la mayoría de los siguientes datos de Voice:

• Mensajes de texto
• Mensajes de voz y sus transcripciones
• Registros de llamadas
• Grabaciones de llamadas (no se pueden buscar, pero sí exportar) Para obtener más información, consulta Cómo conservar y exportar grabaciones de llamadas).

Los siguientes datos de voz no están disponibles para Vault:

• Datos de voz creados antes del 5 de junio de 2019 (GMT-7)
• Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, o registros de llamadas que involucran un número de teléfono asignado a más de un usuario

En los países o regiones admitidos, los usuarios de Voice pueden intercambiar mensajes de texto con otros usuarios de Voice y con números de teléfono que no son de Google. Vault maneja los mensajes de texto de la siguiente manera:

• Los mensajes de texto que se intercambian entre los participantes en un día se agrupan en una conversación. Para los fines de la Bóveda, el día comienza a las 12:00 a.m. (GMT-7) y finaliza a las 11:59 p.m. (GMT-7).
• Cuando una conversación supera los 500 mensajes o los 4 MB (sin incluir los archivos adjuntos), Vault la divide en grupos de mensajes más pequeños para la vista previa y la exportación.
• La fecha de modificación de una conversación se basa en el momento en que se envió el último mensaje de la conversación. La fecha de modificación no se ve afectada cuando un usuario borra un mensaje.

• Solo la nueva versión de Sites: Vault solo admite los sitios creados en la nueva versión de Sites. Los sitios creados en la versión clásica de Sites no se almacenan en Drive y no están disponibles en Vault.
• Sitios externos: Los sitios que se comparten con tus usuarios desde organizaciones externas no están sujetos a las reglas de retención ni a las suspensiones de tu organización. Puedes buscar sitios externos que se hayan compartido con tus usuarios, pero debes realizar la búsqueda por cuentas específicas, unidades organizativas o unidades compartidas. No puedes buscar sitios externos por URL publicada.

• Contenido incorporado e hipervínculos: Un sitio puede constar de muchas partes: el sitio en sí, una página que forma parte del sitio, texto, imágenes, código incorporado, archivos incorporados e hipervínculos a otro contenido.

  Las reglas de retención y las suspensiones solo se aplican al sitio en sí, a sus páginas, al texto de las páginas, a las imágenes subidas y al código incorporado. Los archivos incorporados, los hipervínculos y otros elementos que no forman parte del archivo del sitio no están cubiertos por las reglas de retención ni las conservaciones.

  Puedes obtener una vista previa de los hipervínculos. También puedes obtener una vista previa de los archivos incorporados si se admiten vistas previas, como una hoja de cálculo o un documento incorporados, y tienes privilegios de acceso al archivo. Sin embargo, las exportaciones no incluyen el contenido de los hipervínculos ni los archivos incorporados.

Fecha de creación

La fecha de creación de un sitio es la fecha en la que un usuario crea un sitio nuevo. La fecha de creación no cambia cuando el usuario agrega páginas nuevas.

Fecha de la última modificación

La fecha de última modificación de un sitio se actualiza cada vez que se edita, borra o crea el sitio en sí, una página que forma parte del sitio, texto, imágenes o código incorporado. Cuando los usuarios incorporan archivos de Google y videos de YouTube, o cualquier otro contenido con una URL, se actualiza la fecha de la última modificación. Sin embargo, si cambia el contenido incorporado, no se actualiza la fecha de la última modificación del sitio.

Vault puede retener, conservar, buscar y exportar los siguientes eventos de Calendario:

• Eventos del calendario principal, incluidos los eventos normales, los eventos fuera de la oficina, el tiempo dedicado y las citas reservadas
• Son las versiones de los eventos del calendario principal. Para obtener más información, consulta Cómo buscar en el historial de revisiones de un evento.

Vault no conserva recordatorios, tareas, ubicación de trabajo, citas no reservadas ni eventos de calendarios secundarios, como calendarios de días festivos o de grupos.

• Vault puede retener, conservar, buscar y exportar las instrucciones que ingresan los usuarios y las respuestas que genera la app de Gemini.
• Vault no retiene, conserva, busca ni exporta lo siguiente:
  • Cualquier archivo multimedia o Gem que los usuarios adjunten a las instrucciones de la app de Gemini, o cualquier archivo multimedia que genere la app de Gemini como parte de su respuesta a los usuarios
  • Datos de Google Workspace con Gemini