Google Vault is een tool voor informatiebeheer en eDiscovery voor Google Workspace. Met Vault kunt u de Google Workspace-gegevens van gebruikers bewaren, opslaan, doorzoeken en exporteren. U kunt Vault gebruiken voor de volgende gegevens:
- Gmail-berichten
- Google Drive-bestanden
- Google Agenda-evenementen
- Google Chat-berichten (wanneer de gespreksgeschiedenis is ingeschakeld)
- Google Meet-opnames en bijbehorende chat-, vraag- en antwoord- en enquêtelogboeken.
- Google Groepsberichten
- Tekstberichten, voicemails en transcripties daarvan, en gespreksgeschiedenis van Google Voice (alleen beschikbaar met een Voice-add-on-abonnement).
- Google Sites
- Gemini app berichten
Lees meer over de ondersteunde gegevenstypen .
Licentievereisten
Om met Vault gebruikersgegevens te kunnen zoeken en deze te bewaren:
- Gebruikers moeten beschikken over een Google Workspace-licentie die Google Vault omvat.
- Beheerders moeten beschikken over een Google Workspace-licentie die Google Vault omvat.
| Inclusief Vault-licenties | Vault-add-onlicenties beschikbaar |
|---|---|
| Voor informatie over compatibele edities, Neem contact op met de verkoopafdeling van Google . |
Hoe licenties werken
- Als Vault bij uw editie is inbegrepen, krijgen alle gebruikers en beheerders in uw organisatie automatisch een Vault-licentie toegewezen.
- Als Vault beschikbaar is als een aanvullende licentie, kunt u Vault-licenties kopen voor sommige of alle gebruikers en beheerders in uw organisatie. Alleen gebruikers met een toegewezen Vault-licentie vallen onder Vault. Alleen beheerders met een Vault-licentie kunnen Vault gebruiken. Lees meer over het verkrijgen van Google Vault .
- Als u een gebruiker of een vereiste licentie verwijdert, kunnen hun gegevens onherroepelijk worden gewist en niet langer beschikbaar zijn voor Vault.
Informatiebeheer: Gegevens bewaren en verwijderen
- Bewaar gegevens zo lang als nodig is. Als uw organisatie verplicht is gegevens gedurende een bepaalde tijd te bewaren, kunt u Vault zo configureren dat deze gegevens langer bewaard blijven. Gegevens blijven beschikbaar voor Vault, zelfs wanneer gebruikers ze verwijderen en de prullenbak legen.
- Verwijder gegevens wanneer u ze niet langer nodig hebt. Als uw organisatie verplicht is gevoelige gegevens na een bepaalde tijd te verwijderen, kunt u Vault zo configureren dat deze gegevens uit gebruikersaccounts worden verwijderd en uit alle Google-systemen worden gewist.
De bewaarregels van Vault worden rechtstreeks toegepast op de datasystemen van ondersteunde Google-services. Vault is geen data-archief. Wanneer de bewaarregels verlopen, worden alle door gebruikers of beheerders verwijderde gegevens die niet in de wachtstand staan, onderworpen aan de standaard verwijderingsprocedures . Wanneer gegevens na afloop van een bewaarperiode worden verwijderd, kunnen ze niet meer worden hersteld door gebruikers of beheerders. Lees meer over hoe de bewaarregels werken .
Let op: Vault bewaart geen gegevens totdat u bewaarregels instelt. Tot die tijd kunnen gebruikers gegevens verwijderen en kunnen services deze wissen volgens het protocol van die service.
eDiscovery: Zoeken, bewaren en exporteren van relevante gegevens
Met Vault kunnen geautoriseerde gebruikers gegevens zoeken, gegevens in de wacht zetten en gegevens exporteren voor verdere analyse.
Vault ondersteunt de eerste stappen van het eDiscovery-proces zoals beschreven in het Electronic Discovery Reference Model (EDRM):
- Identificatie — U kunt de Google Workspace-gegevens van uw organisatie doorzoeken op gebruikersaccount, organisatie-eenheid, datum of trefwoord, en berichten, bijlagen en ondersteunde bestanden bekijken. De meeste services ondersteunen zoekopdrachten met Booleaanse operatoren. Lees meer over zoeken .
- Bewaring — Om gegevens voor onbepaalde tijd te bewaren vanwege wettelijke of andere bewaarplichten, kunt u een blokkering instellen voor accounts, organisatie-eenheden en groepen. Voor Gmail- en chatberichten kunt u ook voorwaarden instellen om de blokkering te beperken tot berichten die aan de voorwaarden voldoen. Lees meer over blokkeringen .
Verzameling — Nadat u naar gegevens hebt gezocht, kunt u deze exporteren voor verwerking en analyse. Exports bevatten:
- Een compleet overzicht van alle gegevens die overeenkomen met uw zoekcriteria.
- De metadata die u nodig hebt om de geëxporteerde gegevens te koppelen aan individuele gebruikers binnen uw organisatie.
- De benodigde bewijsstukken om aan te tonen dat de geëxporteerde gegevens overeenkomen met de gegevens die op de servers van Google zijn opgeslagen.
Een gegevensexport is 15 dagen beschikbaar in Vault, daarna wordt de export verwijderd om die gegevens te beschermen. Lees meer over exporteren .
Toegangscontrole en auditing
U kunt bepalen wie toegang heeft tot Vault en welke acties zij kunnen uitvoeren. Zo zorgt u ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de gegevens van uw organisatie. Schakel Vault in voor specifieke organisatie-eenheden en wijs deze eenheden een beheerdersrol toe met Vault-rechten. Lees meer over het beheren van de toegang tot Vault en de bijbehorende rechten .
Vault biedt een volledig auditlogboek van gebruikersactiviteiten in Vault, inclusief wanneer een gebruiker een bewaarregel aanmaakt of bewerkt, een zoekopdracht uitvoert of gegevens exporteert. Het auditlogboek kan niet worden bewerkt. Lees meer over auditrapporten .
Ga aan de slag met Vault
- Als uw organisatie een Google Workspace-editie heeft die geen Vault bevat, koop dan Vault-licenties .
- Laat een Google Workspace-superbeheerder de toegang en bevoegdheden van Vault-gebruikers instellen . Zij kunnen ook standaard bewaarregels instellen om direct te beginnen met het bewaren van gegevens. We raden u aan om samen met de juridische afdeling of compliance-afdeling van uw organisatie uw vereisten voor informatiebeheer en eDiscovery vast te stellen.
- Vault-gebruikers kunnen inloggen en aan de slag. Voor een snelle start, zie Aan de slag met zoeken en exporteren in Vault .
Volgende stappen
Heb je vragen? Bekijk de veelgestelde vragen over Google Vault .
Ondervind je problemen? Bekijk de bekende problemen en volg de updates en nieuwe functies in het gedeelte 'Wat is nieuw' .