Google Vault est un outil de gouvernance des informations et d'ediscovery pour Google Workspace. Vault vous permet de conserver, de rechercher et d'exporter les données Google Workspace d'utilisateurs, et de leur appliquer une obligation de conservation. Vous pouvez utiliser Vault pour les données suivantes :
- Messages Gmail
- Fichiers Google Drive
- des événements Google Agenda.
- Messages Google Chat (lorsque l'historique des conversations est activé)
- Enregistrements Google Meet et journaux des discussions, des questions/réponses et des sondages associés
- Messages Google Groupes
- Messages, messages vocaux avec leurs transcriptions et journaux d'appels Google Voice (abonnements aux modules complémentaires Voice uniquement)
- Google Sites
- Conversations avec l'appli Gemini
- Conversations avec Gemini dans Workspace
En savoir plus sur les types de données compatibles
Exigences concernant les licences
Pour que Vault puisse rechercher et conserver les données d'un utilisateur :
- Les utilisateurs doivent disposer d'une licence Google Workspace incluant Google Vault.
- Les administrateurs doivent disposer d'une licence Google Workspace incluant Google Vault.
| Licences Vault incluses | Licences Vault complémentaires disponibles |
|---|---|
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Pour en savoir plus sur les éditions compatibles, contactez le service commercial Google. |
Fonctionnement de l'attribution des licences
- Si Vault est inclus dans votre édition, une licence est automatiquement attribuée à tous les utilisateurs et administrateurs de votre organisation.
- Si Vault est disponible en tant que licence complémentaire, vous pouvez acheter des licences Vault pour une partie ou l'ensemble des utilisateurs et administrateurs de votre organisation. Seuls les utilisateurs disposant d'une licence Vault sont référencés dans Vault. Seuls les administrateurs disposant d'une licence Vault peuvent utiliser Vault. Découvrez comment obtenir Google Vault.
- Si vous supprimez un utilisateur ou une licence requise, ses données risquent d'être définitivement supprimées et de ne plus être disponibles dans Vault.
Gouvernance des informations : conserver et supprimer des données
- conserver les données aussi longtemps que vous en avez besoin. Si votre organisation est tenue de garder les données un certain temps, vous pouvez configurer Vault pour qu'il les conserve. Les données restent disponibles dans Vault même lorsque les utilisateurs les suppriment et vident leur corbeille.
- supprimer les données quand vous n'en avez plus besoin. Si votre organisation est tenue de supprimer les données sensibles passé un certain temps, vous pouvez configurer Vault pour qu'il les supprime des comptes utilisateur et commence à les éliminer définitivement de tous les systèmes Google.
Les règles de conservation de Vault sont directement appliquées aux systèmes de données des services Google compatibles. Vault n'est pas un service d'archivage de données. Lorsque les règles de conservation arrivent à expiration, toutes les données supprimées par les utilisateurs ou les administrateurs qui ne font l'objet d'aucune obligation de conservation sont soumises aux processus de suppression standards. Lorsque les données sont supprimées au terme d'une période de conservation, les utilisateurs ou les administrateurs ne peuvent pas les récupérer. En savoir plus sur le fonctionnement de la conservation
Remarque : Vault ne conserve pas les données tant que vous n'avez pas configuré de règles de conservation. À défaut, les utilisateurs peuvent supprimer les données, et les services peuvent les supprimer définitivement conformément à leur protocole.
Ediscovery : rechercher, appliquer une obligation de conservation et exporter des données qui vous intéressent
Vault permet aux utilisateurs autorisés de rechercher des données, de leur appliquer une obligation de conservation et de les exporter pour les analyser plus en détail.
Vault prend en charge les premières étapes du processus d'eDiscovery décrit par l'Electronic Discovery Reference Model (EDRM) :
- Identification : vous pouvez rechercher les données Google Workspace de votre organisation par compte utilisateur, unité organisationnelle, date ou mot clé, et prévisualiser les messages, les pièces jointes et les fichiers compatibles. La plupart des services sont compatibles avec les recherches par opérateur booléen. En savoir plus sur la recherche
- Conservation : pour conserver des données indéfiniment afin de respecter des obligations juridiques ou d'autres obligations de conservation, vous pouvez définir des obligations de conservation sur des comptes, des unités organisationnelles et des groupes. Pour les messages Gmail et Chat, vous pouvez également définir des conditions afin de limiter l'obligation de conservation aux messages correspondants. En savoir plus sur les obligations de conservation
Collecte : après avoir recherché des données, vous pouvez les exporter pour les traiter et les analyser. Les exportations contiennent :
- Une copie complète de toutes les données correspondant à vos critères de recherche
- Les métadonnées dont vous avez besoin pour associer les données exportées aux différents utilisateurs de votre organisation
- Les informations attestant que les données exportées correspondent à celles stockées sur les serveurs Google
Une exportation de données est disponible dans Vault pendant 15 jours, puis elle est supprimée pour protéger ces données. En savoir plus sur les exportations
Contrôle des accès et audit
Vous pouvez contrôler l'accès à Vault et les actions disponibles. Ainsi, seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données de votre organisation. Activez Vault pour certaines unités organisationnelles et attribuez-les à un rôle d'administrateur disposant de droits Vault. En savoir plus sur le contrôle des accès à Vault et les droits Vault
Vault fournit un journal d'audit complet de l'activité des utilisateurs dans Vault, y compris lorsqu'un utilisateur crée ou modifie une règle de conservation, effectue une recherche ou exporte des données. Le journal d'audit ne peut pas être modifié. En savoir plus sur les rapports d'audit
Premiers pas avec Vault
- Si votre organisation possède une édition Google Workspace qui n'inclut pas Vault, achetez des licences Vault.
- Demandez à un super-administrateur Google Workspace de configurer l'accès utilisateur et les droits Vault. Ils peuvent également configurer des règles de conservation par défaut pour commencer immédiatement à conserver les données. Nous vous recommandons de faire appel à l'équipe juridique ou de conformité de votre organisation pour déterminer vos exigences en matière de gouvernance des informations et d'ediscovery.
- Les utilisateurs de Vault peuvent se connecter et commencer à l'utiliser. Pour démarrer rapidement, consultez Premiers pas avec la recherche et l'exportation Vault.
Étapes suivantes
Vous avez des questions ? Consultez les questions fréquentes concernant Google Vault.
Vous rencontrez des problèmes ? Consultez les problèmes connus, et suivez les corrections et les nouvelles fonctionnalités dans Nouveautés.