O Google Vault é uma ferramenta de governança da informação e e-discovery para o Google Workspace. Com ele, você cria regras de retenção e guarda de documentos, além de pesquisar e exportar os dados dos usuários do Google Workspace. Use o Vault para armazenar estes dados:
- Mensagens do Gmail
- Arquivos do Google Drive
- Eventos do Google Agenda
- Mensagens do Google Chat (quando o histórico de conversas está ativado)
- Gravações do Google Meet e registros da reunião associados de chat, perguntas e respostas ou enquetes
- Mensagens do Grupos do Google
- Mensagens de texto, correios de voz, transcrições e registros de chamadas do Google Voice (somente assinaturas do complemento Voice)
- Google Sites
- Conversas no app do Gemini
- Conversas do Gemini no Workspace
Saiba mais sobre os tipos de dados compatíveis.
Requisitos de licença
Para o Vault pesquisar e reter dados de um usuário:
- ele precisa ter uma licença do Google Workspace que inclua o Google Vault.
- os admins precisam ter uma licença do Google Workspace que inclua o Google Vault.
| Licenças do Vault incluídas | Licenças do complemento do Vault disponíveis |
|---|---|
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Para mais informações sobre edições compatíveis, entre em contato com a equipe de vendas do Google. |
Como funciona o licenciamento
- Se o Vault estiver incluso na sua edição, todos os usuários e admins da organização receberão uma licença do produto.
- Se o Vault estiver disponível como licença de complemento, você poderá comprar licenças do Vault para alguns ou todos os usuários e admins da sua organização. O Vault cobre apenas os usuários com licenças do produto. Somente admins com licenças do Vault podem usá-lo. Saiba como ter o Google Vault.
- Se você excluir um usuário ou uma licença necessária, os dados dele poderão ser excluídos permanentemente e não estarão mais disponíveis para o Vault.
Governança de informações: reter e excluir dados
- Mantenha os dados pelo tempo que precisar. Configure o Vault para reter dados se a organização precisar guardar essas informações por um período. Os dados permanecem disponíveis para o Vault mesmo quando os usuários os excluem e esvaziam a lixeira.
- Remova os dados quando eles não forem mais necessários. Caso sua organização precise excluir dados sensíveis após um determinado período, configure o Vault para remover esses dados das contas de usuários e começar a apagá-los em todos os sistemas do Google.
As regras de retenção do Vault são aplicadas diretamente aos sistemas de dados dos Serviços do Google compatíveis. O Vault não é um arquivo de dados. Quando as regras de retenção expiram, os dados excluídos por usuários ou admins que não estão protegidos por guardas de documentos ficam sujeitos aos processos de exclusão padrão. Quando os dados são excluídos após o fim do período de retenção, os usuários ou admins não podem recuperá-los. Saiba mais sobre o funcionamento da retenção.
Observação:o Vault só retém dados depois que você configura as regras de retenção. Até que você faça isso, os usuários poderão excluir dados, e os serviços poderão limpá-los de acordo com o protocolo.
e-discovery: pesquisa, guarda de documentos e exportação de dados de interesse
Os usuários do Vault autorizados podem pesquisar dados, criar guardas de documentos e exportar dados para análise.
O Vault é compatível com as primeiras etapas do processo de e-discovery descritas pelo Modelo de referência de descoberta eletrônica (EDRM, na sigla em inglês):
- Identificação: é possível pesquisar os dados do Google Workspace da sua organização por conta de usuário, unidade organizacional, data ou palavra-chave e acessar uma prévia de mensagens, anexos e arquivos compatíveis. A maioria dos serviços é compatível com pesquisas com operadores booleanos. Saiba mais sobre a pesquisa.
- Preservação: para preservar dados indefinidamente para obrigações legais ou de retenção, você pode colocar guardas de documentos em contas, unidades organizacionais e grupos. Para mensagens do Gmail e de chat, também é possível definir condições para limitar a guarda de documentos às mensagens correspondentes. Saiba mais sobre as guardas de documentos.
Coleta: depois de pesquisar os dados, você pode exportá-los para processamento e análise. As exportações contêm:
- Uma cópia de todos os dados que correspondem aos seus critérios de pesquisa
- Os metadados necessários para vincular os dados exportados a usuários específicos na sua organização
- As informações para comprovar que os dados exportados correspondem aos armazenados nos servidores do Google.
Uma exportação de dados fica disponível no Vault por 15 dias e depois é excluída para proteger os dados. Saiba mais sobre as exportações.
Controle de acesso e auditoria
É possível controlar quem acessa o Vault e quais ações estão disponíveis. Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso aos dados da sua organização. Ative o Vault para unidades organizacionais específicas e atribua as unidades organizacionais a uma função de administrador com privilégios do Vault. Saiba mais sobre como controlar o acesso ao Vault e os privilégios do Vault.
O Vault fornece um registro de auditoria completo da atividade do usuário no Vault, incluindo quando um usuário cria ou edita uma regra de retenção, faz uma pesquisa ou exporta dados. O registro de auditoria não pode ser editado. Saiba mais sobre os relatórios de auditoria.
Primeiros passos com o Vault
- Se a edição do Google Workspace da sua organização não incluir o Vault, compre licenças do Vault.
- Peça para um superadministrador do Google Workspace configurar o acesso do usuário e os privilégios do Vault. Eles também podem configurar regras de retenção padrão para começar a reter dados imediatamente. Recomendamos que você consulte a equipe jurídica ou de compliance da sua organização para determinar os requisitos de governança de informações e e-discovery.
- Os usuários do Vault podem fazer login e começar a usar o produto. Para um início rápido, consulte Primeiros passos com a pesquisa e a exportação do Vault.
Próximas etapas
Dúvidas? Consulte as Perguntas frequentes sobre o Google Vault.
Está com dificuldade? Confira os problemas conhecidos e acompanhe as correções e os novos recursos em novidades.