Google Arkiv är ett verktyg för informationsstyrning och elektronisk bevisanskaffning för Google Workspace. Med Arkiv kan du lagra, spärra, söka efter och exportera användarnas Google Workspace-data. Du kan använda Arkiv för följande data:
- Gmail-meddelanden
- Google Drive-filer
- Google Kalender-händelser
- Google Chat-meddelanden (när konversationshistoriken är aktiverad)
- Google Meet-inspelningar och tillhörande chatt-, fråge- och omröstningsloggar
- Meddelanden i Google Grupper
- sms och röstmeddelanden i Google Voice samt transkriptioner och samtalsloggar för dem (Endast Voice-tilläggsprenumerationer)
- Google Sites
- Meddelanden i Gemini-appen
Läs mer om datatyper som stöds.
Licenskrav
Arkiv kan söka efter och lagra användardata om
- användarna har en Google Workspace-licens som inkluderar Google Arkiv
- administratörer har en Google Workspace-licens som inkluderar Google Arkiv.
| Arkiv-licenser ingår | Tilläggslicenser för Arkiv är tillgängliga |
|---|---|
|
Om du vill ha information om kompatibla utgåvor kan du kontakta Googles säljavdelning. |
Så här fungerar licensiering
- Om Arkiv ingår i din utgåva tilldelas alla användare och administratörer i organisationen automatiskt en Arkiv-licens.
- Om Arkiv är tillgängligt som en tilläggslicens kan du köpa Arkiv-licenser för vissa eller alla användare och administratörer i organisationen. Det är endast användare med tilldelade Arkiv-licenser som omfattas av Arkiv. Endast administratörer med Arkiv-licenser kan använda Arkiv. Läs mer om hur du skaffar Google Arkiv.
- Om du raderar en användare eller en obligatorisk licens kan användarens data raderas permanent och inte längre vara tillgänglig för Arkiv.
Informationsstyrning: Lagra och radera data
- Lagra data så länge du behöver den. Om organisationen måste lagra data under en viss tid kan du göra inställningar för detta i Arkiv. Data förblir tillgänglig för Arkiv även när användare raderar den och tömmer papperskorgen.
- Ta bort data när du inte längre behöver den. Om din organisation är skyldig att ta bort känsliga uppgifter efter en viss tid kan du göra inställningar i Arkiv för att ta bort den från användarnas konton och börja radera den permanent från alla Google-system.
Lagringsregler i Arkiv tillämpas direkt på datasystemen för tjänster som stöds av Google. Arkiv är inte ett dataarkiv. När lagringsregler löper ut omfattas data som raderas av användare eller administratörer som inte är spärrad av standardprocesserna för radering. När data raderas då en lagringsperiod är slut kan den inte återställas av användare eller administratörer. Läs mer om hur lagring fungerar.
Obs! Arkiv lagrar inte data förrän du har konfigurerat lagringsregler. Innan du gör detta kan användarna ta bort data och tjänster kan radera den permanent enligt tjänstens protokoll.
Elektronisk bevisanskaffning: sök efter, lagra och exportera data
Med Arkiv kan behöriga användare söka efter, spärra och exportera data för ytterligare analys.
Arkiv har stöd för de första stegen i processen för elektronisk bevisanskaffning som beskrivs i Electronic Discovery Reference Model (EDRM):
- Identifiering – du kan söka i organisationens Google Workspace-data efter användarkonto, organisationsenhet, datum eller sökord och förhandsgranska meddelanden, bilagor och filer som stöds. De flesta tjänster har stöd för sökningar med booleska operatorer. Läs mer om sökning.
- Lagring – om du vill lagra data på obestämd tid av juridiska skäl eller andra på grund av lagringskrav kan du placera spärrar på konton, organisationsenheter och grupper. För Gmail- och chattmeddelanden kan du även ange villkor för att begränsa spärren till meddelanden som matchar. Läs mer om spärrar.
Insamling – när du har sökt efter data kan du exportera den för bearbetning och analys. Exporterna innehåller
- en omfattande kopia av all data som matchar dina sökkriterier
- metadata du behöver för att länka exporterad data till enskilda användare i organisationen
- bekräftande information som krävs för att bevisa att exporterad data matchar data som lagrats på Googles servrar.
En dataexport är tillgänglig i Arkiv i 15 dagar. Därefter raderas exporten för att skydda datan. Läs mer om exporter.
Åtkomstkontroll och granskning
Du kan styra vilka som har åtkomst till Arkiv och vilka åtgärder som är tillgängliga för dem. Detta säkerställer att endast behöriga användare har åtkomst till organisationens data. Aktivera Arkiv för utvalda organisationsenheter och tilldela organisationsenheterna en administratörsroll med Arkiv-behörigheter. Läs mer om att styra åtkomsten till Arkiv och Arkiv- behörigheter.
Arkiv tillhandahåller en fullständig granskningslogg över användaraktivitet i Arkiv, till exempel när en användare skapar eller redigerar en lagringsregel, kör en sökning eller exporterar data. Det går inte att redigera granskningsloggen. Läs mer om granskningsrapporter.
Komma igång med Arkiv
- Om organisationen har en Google Workspace-utgåva som inte innehåller Arkiv kan du köpa Arkiv- licenser.
- Be en avancerad Google Workspace-administratör konfigurera användaråtkomst och behörigheter för Arkiv. De kan även konfigurera standardlagringsregler för att omedelbart börja lagra data. Vi rekommenderar att du tar kontakt med organisationens juridiska team eller efterlevnadsteam i syfte att avgöra kraven på informationsförvaltning och elektronisk bevisanskaffning.
- Vault-användare kan logga in och komma igång. Kom igång snabbt genom att läsa Kom igång med sökning och export i Arkiv.
Nästa steg
Har du frågor? Mer information finns i Vanliga frågor om Google Arkiv.
Fungerar det inte? Se kända problem och spåra korrigeringar och nya funktioner i Nyheter.