Puoi eliminare un account Google Workspace solo se non è sottoposto ad archiviazione a fini legali. Un amministratore con privilegi per Vault (Gestione delle conservazioni, Visualizzazione di tutte le pratiche e Gestione dei controlli) può rilasciare un account dalle conservazioni basate sull'account. Un amministratore con privilegi di gestione utenti può rimuovere un account dalle unità organizzative sottoposte a conservazione. Scopri di più sui privilegi di amministratore di Vault.
Le seguenti istruzioni includono i passaggi in Vault e nella Console di amministrazione Google Workspace.
- Controlla l'account con il tuo team legale per stabilire se i dati dell'utente devono essere preservati con una conservazione.
- Se i dati devono rimanere soggetti ad archiviazione a fini legali, hai a disposizione alcune opzioni:
- Sposta l'utente a una licenza Utente archiviato, che conserva i dati di Google Workspace nello spazio di archiviazione di Google. Con questa opzione, l'account non viene eliminato. Per sapere come fare, vedi Gestire gli ex dipendenti e i loro dati.
- Esporta i dati dell'utente e conservali al di fuori di Google Workspace, quindi vai al passaggio successivo per rilasciare l'archiviazione a fini legali ed eliminare l'account. Per le istruzioni, vedi Esporta dati da Vault.
- Se i dati possono essere eliminati, accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Report.
- Rilascia l'utente da eventuali conservazioni basate su account:
- Fai clic su Conservazioni utente.
- Nella barra di ricerca, inserisci l'account.
- Trova l'account. Se l'account non è presente nell'elenco, significa che non è soggetto a un'archiviazione a fini legali basata sull'account e puoi andare al passaggio successivo.
- Fai clic sulla riga con l'account. Si apre un riquadro che elenca le conservazioni basate sull'account che includono l'account.
- Fai clic su ogni conservazione e ritira l'account dall'ambito della conservazione.
Identifica le conservazioni nelle unità organizzative a cui appartiene l'account e sposta l'account al di fuori dell'unità organizzativa:
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Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
Directory
Utenti.È necessario disporre del privilegio Gestione utenti appropriato. Senza il privilegio corretto, non vedrai tutti i controlli necessari per completare questi passaggi.
- Fai clic sulla riga con l'utente.
- A sinistra, individua l'unità organizzativa dell'utente e le eventuali unità organizzative principali.
- In Vault, fai clic su Conservazioni dominio.
Cerca nell'elenco delle conservazioni l'unità organizzativa dell'utente e le eventuali unità organizzative principali. Se l'unità organizzativa è soggetta ad archiviazione a fini legali, sposta l'account in un'unità organizzativa non soggetta ad archiviazione a fini legali. Ti consigliamo di impostare esplicitamente un'unità organizzativa per questo scopo per assicurarti che non sia soggetto ad archiviazione a fini legali.
Per le istruzioni, vedi Aggiungi un'unità organizzativa e Sposta gli utenti in un'unità organizzativa.
Se l'elenco include conservazioni con ambito Tutti gli account, la conservazione viene impostata sull'unità organizzativa di primo livello. Dovrai riorganizzare gli utenti in almeno due unità organizzative secondarie in modo che almeno un'unità organizzativa non sia sottoposta ad archiviazione a fini legali.
- Aggiungi due o più unità organizzative. Per sapere come fare, consulta Aggiungi un'unità organizzativa.
- Sposta gli utenti i cui dati devono essere conservati in una o più unità organizzative. Sposta gli utenti che vuoi eliminare in una o più unità organizzative. Per sapere come fare, vedi Spostare gli utenti in un'unità organizzativa.
- In Vault, aggiorna le conservazioni con ambiti Tutti gli account in modo che si applichino solo alle unità organizzative con utenti che devono essere sottoposti a conservazione.
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Attendi il completamento dell'aggiornamento delle impostazioni di Directory e Vault, che richiederà 24-48 ore.
Elimina l'utente. Per istruzioni, consulta Elimina o rimuovi un utente dall'organizzazione.