Google Workspace アカウントを削除できるのは、そのアカウントが記録保持の対象でない場合のみです。Vault 権限（記録保持の管理、すべての案件の閲覧、監査の管理）を持つ管理者は、アカウントベースの記録保持からアカウントを解除できます。ユーザー管理権限を持つ管理者は、保留中の組織部門からアカウントを削除できます。詳しくは、管理者の Vault 権限をご覧ください。
次の手順には、Vault と Google Workspace 管理コンソールの手順が含まれています。
- 法務チームと協力してアカウントを確認し、ユーザーのデータを保持する必要があるかどうかを判断します。
- データを保留状態にしておく必要がある場合は、次の対処方法があります。
- ユーザーをアーカイブ ユーザー ライセンスに切り替えます。これにより、ユーザーの Google Workspace データが Google ストレージに保持されます。この場合、アカウントは削除されません。詳しくは、離職した従業員とそのデータを管理するをご覧ください。
- ユーザーのデータを書き出して Google Workspace の外部に保存してから、次の手順に進んでホールドを解除し、アカウントを削除します。手順については、Vault からデータをエクスポートするをご覧ください。
- データを削除できる場合は、vault.google.com にログインします。
- [レポート] をクリックします。
- アカウントに基づく記録保持からユーザーを解放します。
- [ユーザーの記録保持] をクリックします。
- 検索バーにアカウント名を入力します。
- アカウントを見つけます。アカウントが表示されない場合は、アカウントベースの記録保持（リティゲーション ホールド）の対象ではないことを意味します。次の手順に進んでください。
- アカウントの行をクリックします。パネルが開き、そのアカウントを含むアカウントベースの記録保持が一覧表示されます。
- 各記録保持をクリックし、適用範囲から対象のアカウントを解除します。
アカウントが属する組織部門の記録保持を特定し、アカウントを組織部門から移動します。
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Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[ディレクトリ
] [ユーザー] に移動します。アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。
- ユーザーの行をクリックします。
- 左側で、ユーザーの組織部門と親組織部門を探します。
- Vault で [ドメインの記録保持（リティゲーション ホールド）] をクリックします。
ユーザーの組織部門と親組織部門の保持リストを検索します。組織部門が保留中の場合は、アカウントを保留中でない組織部門に移動します。組織部門が記録保持（リティゲーション ホールド）の対象にならないようにするには、この目的のために組織部門を明示的に設定することをおすすめします。
手順については、組織部門を追加すると組織部門へのユーザーの移動をご覧ください。
リストに範囲が [すべてのアカウント] の保持が含まれている場合、保持は最上位の組織部門に設定されます。少なくとも 1 つの組織部門が保留状態にならないように、ユーザーを少なくとも 2 つの子組織部門に再編成する必要があります。
- 組織部門を 2 つ以上追加します。手順については、組織部門を追加するをご覧ください。
- データを保持する必要があるユーザーを 1 つ以上の組織部門に移動します。削除するユーザーを 1 つ以上の他の組織部門に移動します。手順については、組織部門へのユーザーの移動をご覧ください。
- Vault で、[すべてのアカウント] を適用範囲とする記録保持を、記録保持の必要なユーザーがいる組織部門のみに適用するように更新します。
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ディレクトリと Vault の設定が完全に更新されるまで 24～48 時間ほど待ちます。
ユーザーを削除してください。 手順については、組織からユーザーを削除するをご覧ください。