Usa conservaciones para evitar que se borren los datos asociados con custodios de datos específicos, ya sean cuentas individuales o todas las cuentas de una unidad organizativa.
Las conservaciones son diferentes de las reglas de retención porque no caducan. Si un usuario tiene datos sujetos a una conservación, un administrador de Google Workspace no podrá borrar su cuenta hasta que se levante la conservación. Además, no puedes transferir los datos del usuario si están sujetos a una conservación.
Estos datos solo se pueden borrar definitivamente después de que un usuario de Vault levante la conservación, se elimine al custodio de la conservación o el usuario ya no tenga una licencia de Vault.
¿Qué datos se protegen con una conservación?
Las conservaciones se establecen por servicio de Google:
- Gmail: Mensajes y archivos adjuntos almacenados en Gmail, incluido el contenido de Enviados, Borradores (solo los borradores que no se borraron), Papelera, Archivo y Spam
- Grupos: Mensajes en Grupos de Google (hasta que se borre el grupo)
- Chat: Mensajes de Google Chat registrados (con el historial activado).
- Drive: Son los elementos (no las carpetas ni los accesos directos) de las unidades de Drive de los usuarios y, de forma opcional, los elementos de las unidades compartidas asociadas. Las conservaciones de Drive también se aplican a las grabaciones de Meet, los archivos de registro asociados a las grabaciones y los sitios de la versión nueva de Google Sites. Nota: Las conservaciones no impiden que los usuarios editen archivos en Drive. Sin embargo, en el caso de los archivos de Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites, Dibujos, Vids y Pics, la conservación mantiene todas las versiones del archivo.
- Voice: Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas de Google Voice.
- App de Gemini: Mensajes de la app de Gemini, instrucciones de los usuarios y respuestas de Gemini.
Para obtener más detalles, consulta Tipos de datos compatibles.
Prioridad de las conservaciones y las reglas de retención
- Las conservaciones anulan las reglas de retención. Si se configura una regla de retención para borrar definitivamente los datos al final del período de retención, los datos conservados no se borrarán definitivamente hasta que se quite la conservación.
Las conservaciones son acumulativas. Una conservación no reemplaza a otra.
Por ejemplo, creas 2 conservaciones de Gmail:
- La conservación A se aplica al usuario jwong@example.com y coincide con los mensajes que contienen la
frase
"project X". - La conservación B se aplica al mismo usuario y coincide con los mensajes que contienen el término
budget.
Con estas 2 conservaciones vigentes, Vault conserva los mensajes que contienen
project Xobudgetpara jwong@example.com. Si quitas la conservación A, se seguirán conservando los mensajes que coincidan con la conservación B, pero se podrán borrar los demás.- La conservación A se aplica al usuario jwong@example.com y coincide con los mensajes que contienen la
frase
Cuándo se borran los datos conservados
Una conservación protege los datos hasta que se produce uno de los siguientes eventos:
- Se borra la conservación: Los datos que no están cubiertos por otras conservaciones están sujetos de inmediato a las reglas de retención aplicables. Los datos que los usuarios borraron hace más de 30 días se pueden eliminar de forma definitiva de inmediato.
- Se quita un custodio de una conservación: Los datos que no están cubiertos por otras conservaciones están sujetos de inmediato a las reglas de retención aplicables. Los datos que los usuarios borraron hace más de 30 días se pueden borrar de forma definitiva de inmediato.
- El usuario ya no tiene una licencia de Vault: El usuario debe tener una licencia de Vault para que se conserven sus datos. Si un usuario en conservación se cambia a una edición de Google Workspace que no otorga automáticamente una licencia de Vault a cada cuenta, asígnale una licencia complementaria antes de cambiar la edición para proteger sus datos. De lo contrario, la conservación ya no se aplicará y los datos se podrán borrar de forma inmediata y definitiva.
- Se deja de compartir un archivo con un custodio: Los datos que se dejan de compartir con un custodio están sujetos de inmediato a las reglas de retención aplicables.
Trabaja con conservaciones
Para conservar datos, necesitas el privilegio de Vault Administrar conservaciones y acceso a un asunto.
Puedes revisar las conservaciones por asunto y en todos los asuntos. Para obtener más detalles, consulta Revisa todas las conservaciones de tu organización.
Si necesitas cambiar los custodios que abarca una conservación, puedes editarla. Cuando estés listo para cerrar un asunto y liberar los datos de los custodios de la conservación, puedes borrar la conservación.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una conservación y una regla de retención?
Tanto las conservaciones como las reglas de retención conservan los datos en Vault, pero tienen diferencias importantes:
| Conservaciones | Reglas de retención | |
|---|---|---|
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Uso |
Por lo general, las conservaciones se crean en respuesta a una investigación o un problema legal. |
Las reglas de retención se usan para controlar de forma proactiva por cuánto tiempo se conservan los datos. |
| Alcance |
Las conservaciones se pueden aplicar a lo siguiente:
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Las reglas de retención se pueden aplicar a los siguientes elementos:
Nota: Las reglas de retención no se pueden aplicar a cuentas individuales, excepto por términos coincidentes. |
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Período de preservación |
Las conservaciones preservan los datos de forma indefinida, hasta que se borra la conservación. |
Las reglas de retención conservan los datos durante un período específico, que puede ser una cantidad determinada de días o de forma indefinida. |
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Prioridad |
Las conservaciones tienen prioridad sobre las reglas de retención. Cuando se borra una conservación, los datos quedan sujetos de inmediato a las reglas de retención aplicables. |
Las reglas de retención no se aplican a los datos preservados por una conservación hasta que esta se quita. Las reglas personalizadas tienen prioridad sobre las predeterminadas, incluso cuando estas últimas vencen más tarde. Sin embargo, las reglas de retención de un colaborador de un elemento de Drive solo pueden extender el período de retención. Una regla personalizada de un colaborador con un período más corto no puede anular una regla predeterminada del propietario con un período más largo. Los datos se pueden quitar de los sistemas de producción de Google cuando venza la última regla de retención aplicable. |
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Acceso |
Solo los usuarios de Vault que tienen acceso a un asunto pueden revisar quién y qué está en conservación. |
Solo los usuarios de Vault que tienen privilegios de reglas de retención pueden administrarlas. |
¿Por qué no debería establecer una conservación en la unidad organizativa superior?
Te recomendamos que no establezcas una conservación en la unidad organizativa principal de tu organización por los siguientes motivos:
- Los administradores de Google Workspace no pueden borrar ninguna cuenta de usuario.
- Si conservas datos que no son necesarios, podrías aumentar el riesgo de tu organización.
- Es posible que aumenten tus costos de descubrimiento electrónico porque tienes más datos para analizar y procesar.
En su lugar, considera aplicar reglas de retención de manera más amplia y trabaja con tu equipo legal para identificar a los usuarios, las unidades organizativas o los grupos específicos que deben estar en conservación.