Google Apps Kasası'nda muhafazaları kullanmaya başlama

Belirli veri sorumlularıyla (bireysel hesaplar veya bir kuruluş birimindeki tüm hesaplar) ilişkili verilerin silinmesini önlemek için muhafaza özelliğini kullanın.

Muhafazalar, geçerlilik sürelerinin olmaması bakımından saklama kurallarından farklıdır. Bir kullanıcının muhafazaya alınmış verileri varsa muhafaza kaldırılana kadar Google Workspace yöneticileri bu kullanıcının hesabını silemez. Ayrıca kullanıcının verilerini muhafazaya tabi olması durumunda aktaramazsınız.

Muhafazaya alınan veriler yalnızca bir Apps Kasası kullanıcısı muhafazayı sildiğinde, bir veri sorumlusu muhafazadan kaldırıldığında veya kullanıcı artık bir Apps Kasası lisansına sahip olmadığında kalıcı olarak silinebilir.

Muhafaza ile hangi veriler korunur?

Muhafazalar Google hizmetine göre ayarlanır:

• Gmail: Gönderilmiş Öğeler, Taslaklar (yalnızca silinmemiş taslaklar), Çöp Kutusu, Arşiv ve Spam klasörlerindeki içerikler dahil olmak üzere Gmail'de depolanan iletiler ve ekler.
• Gruplar: Google Gruplar'daki iletiler (grup silinene kadar).
• Chat: Sohbet geçmişine kaydedilen (geçmişe kayıt açık) Google Chat mesajları.
• Drive: Kullanıcıların Drive'larındaki öğeler (klasörler veya kısayollar değil) ve isteğe bağlı olarak ilişkili ortak Drive'lardaki öğeler. Drive muhafazaları Meet kayıtlarına, kayıtlarla ilişkili günlük dosyalarına ve yeni Google Sites sitelerine de uygulanır. Not: Muhafaza, kullanıcıların Drive'daki dosyaları düzenlemesine engel değildir. Ancak Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Sites, Çizimler, Vids ve Pics dosyaları söz konusu ise dosyanın tüm sürümleri muhafaza ile korunur.
• Voice: Google Voice kısa mesajları, sesli mesajları, çeviri yazıları ve arama kayıtları.
• Gemini uygulaması: Gemini uygulaması mesajları, kullanıcı istemleri ve Gemini yanıtları.

Daha ayrıntılı bilgi için Desteklenen veri türleri başlıklı makaleyi inceleyin.

Muhafazalar ve saklama kuralı önceliği

• Muhafazalar saklama kurallarını geçersiz kılar. Bir saklama kuralı, saklama süresinin sonunda verileri tamamen silecek şekilde ayarlandıysa muhafaza altındaki veriler, muhafaza kaldırılana kadar tamamen silinmez.

• Muhafazalar eklemelidir. Bir muhafaza başka bir muhafazanın yerini almaz.

  Örneğin, 2 Gmail muhafazası oluşturduğunuzu varsayalım:

  1. A saklama kuralı, jwong@example.com kullanıcısı için geçerlidir ve "project X" ifadesini içeren iletilerle eşleşir.
  2. B tutma kuralı aynı kullanıcı için geçerlidir ve budget terimini içeren iletilerle eşleşir.

  Bu iki muhafaza etkin durumdayken Apps Kasası, jwong@example.com için project X veya budget içeren iletileri korur. A muhafazasını kaldırırsanız B muhafazasıyla eşleşen iletiler korunmaya devam eder ancak diğerleri temizlenebilir.

Muhafaza edilen veriler kalıcı olarak silindiğinde

Aşağıdaki etkinliklerden biri oluşana dek veriler muhafaza ile korunur:

• Muhafaza silindiğinde: Başka muhafazalar kapsamında olmayan veriler derhal geçerli saklama kurallarına tabi olur. Kullanıcıların 30 günden daha önce sildikleri veriler ise hemen tamamen silinebilir.
• Bir veri sorumlusu muhafazadan kaldırıldığında: Başka muhafazalar kapsamında olmayan veriler, derhal geçerli saklama kurallarına tabi olur. Kullanıcıların 30 günden daha önce sildikleri veriler ise hemen tamamen silinebilir.
• Kullanıcının artık bir Apps Kasası lisansı yoksa: Kullanıcı verilerinin muhafazaya alınabilmesi için ilgili kullanıcının Apps Kasası lisansı olmalıdır. Muhafaza edilen bir kullanıcı, her hesaba otomatik olarak Apps Kasası lisansı vermeyen bir Google Workspace sürümüne düşürülürse verilerini korumak için sürümü düşürmeden önce bir eklenti lisansı atayın. Aksi takdirde, muhafaza artık geçerli olmaz ve veriler derhal tamamen silinebilir.
• Dosyanın veri sorumlusuyla paylaşımı kaldırıldığında: Bir veri sorumlusuyla paylaşılmayan veriler, derhal geçerli saklama kurallarına tabi olur.

Muhafazalarla çalışma

Verileri muhafazaya almak için Muhafazaları Yönetme Apps Kasası ayrıcalığına ve bir konuya erişiminiz olması gerekir.

Muhafazaları konuya göre ve tüm konular genelinde inceleyebilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için Kuruluşunuzdaki tüm bekletme işlemlerini inceleme başlıklı makaleyi inceleyin.

Sabit tutma kapsamındaki saklama görevlilerini değiştirmeniz gerekiyorsa sabit tutma işlemini düzenleyebilirsiniz. Bir konuyu kapatmaya ve gözetim görevlilerinin verilerini muhafaza durumundan çıkarmaya hazır olduğunuzda muhafaza kaydını silebilirsiniz.

SSS