Google Workspace verileriyle ilgili e-delil tespiti projeleriniz kapsamında, yasal yükümlülükleri veya koruma yükümlülüklerini yerine getirmek için Gruplar'daki iletileri süresiz olarak saklamak amacıyla muhafaza özelliğini kullanabilirsiniz. Kuruluşunuzdaki belirli gruplara veya tüm gruplara muhafaza uygulayabilirsiniz. Muhafazalar, saklama kurallarını geçersiz kılar. Bu sayede, muhafazaya alınan veriler aksi takdirde onları kalıcı olarak silebilecek olan normal veri yönetimi kurallarınızdan korunmuş olur.
Gruplar ve muhafazalarla ilgili önemli bilgiler
Muhafazaları ayarlamadan önce Google Apps Kasası'nda muhafazaları kullanmaya başlama başlıklı makaleyi okumanızı ve Apps Kasası'nda desteklenen Gruplar iletileri bölümüne göz atmanızı öneririz.
Hangi veriler muhafazaya alınabilir?
Saklanan veriler:
- Görüşme geçmişi etkinken gruplarda gönderilen iletiler ve ekleri
Saklanmayan veriler:
- Görüşme geçmişi devre dışıyken gruplarda gönderilen iletiler
- Denetlenen gruplarda onay bekleyen iletiler
- Bağlı dosyalar
- Silinmiş gruplardaki iletiler
Grup silindiğinde Gruplar'daki iletiler de silinir.
Muhafazaya alınıp silinen mesajlar Apps Kasası'nda her zaman görülebilir ancak kullanıcılara gösterilmez
Muhafazaya alınmış bir mesajı silen kullanıcı, bu mesaja artık erişemez ancak mesaj kalıcı olarak silinmez. Uygun ayrıcalıklara sahip bir Apps Kasası yöneticisi olarak Apps Kasası'nı kullanarak mesajı yine arayabilir, önizleyebilir ve dışa aktarabilirsiniz.
Muhafaza hassaslaştırma için çok fazla veya karmaşık terim kullanmaktan kaçının
Muhafaza kapsamındaki mesajları hassaslaştırmak için arama terimleri girebilirsiniz. Önce muhafazalarınızı belirli gruplara göre hassaslaştırmanızı ve bu işlemin ardından bu küçük terim grubunu hassaslaştırmanızı kesinlikle öneririz.
Gruplar'daki iletileri muhafazaya alma
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Konular'ı tıklayın.
- Konu zaten mevcutsa açmak için konuyu tıklayın. Aksi halde bir konu oluşturun:
- Oluştur'u tıklayın.
- Konu için bir ad ve isterseniz bir açıklama girin.
- Oluştur'u tıklayın.
- Muhafazalar
Oluştur'u tıklayın. - Muhafaza için benzersiz bir ad girin.
- Hizmet seçin Gruplar'ı tıklayın.
- Devam'ı tıklayın.
Muhafazanın kapsamını seçin:
- Belirli gruplar: Bir veya daha fazla grup e-posta adresi girin.
Tüm gruplar - Tüm gruplardaki mesajlar muhafazaya alınır.
Devam'ı tıklayın.
(İsteğe bağlı) Bekletme koşullarını ayarlayın:
- Gönderilme tarihi: Bekletmeyi başlangıç ve bitiş tarihleri arasında gönderilen mesajlarla sınırlamak için tarihleri girin.
- Belirli bir tarihte veya bu tarihten sonra gönderilen iletileri bekletmek için yalnızca bir başlangıç tarihi girin.
- Belirli bir tarihte veya bu tarihten önce gönderilen iletileri bekletmek için yalnızca bir bitiş tarihi girin.
- Gönderilme zamanı ne olursa olsun iletileri bekletmek için başlangıç veya bitiş tarihi girmeyin.
- Terimler: Muhafazayı yalnızca belirli terimlerle eşleşen mesajlara uygulamak için arama terimleri ve operatörler girin.
- Gönderilme tarihi: Bekletmeyi başlangıç ve bitiş tarihleri arasında gönderilen mesajlarla sınırlamak için tarihleri girin.
Oluştur'u tıklayın.
Gruplar mesajlarındaki muhafazayı düzenleme
Bazı muhafaza parametrelerini değiştirebilirsiniz ancak hizmeti (Gruplar'ı başka bir hizmetle) veya kapsam türünü (ör. belirli grupları tüm gruplarla) değiştiremezsiniz.
- vault.google.com adresinde oturum açın.
- Konular'ı ve ardından muhafazayı içeren konuyu tıklayın.
- Belirli gruplar için geçerli olan muhafazalarda, muhafaza kapsamındaki grupları değiştirebilirsiniz:
- Kapsam'ı tıklayın.
- Grup ekleyin veya kaldırın. Tüm grupları kaldırırsanız muhafazayı silmeniz istenir.
- Devam'ı tıklayın.
- Gönderme tarihi aralığını veya terimleri değiştirmek için Koşullar'ı tıklayın.
- Gönderme tarihi: Muhafazaya tabi olacak tarih aralığını genişletin veya daraltın.
- Terimler: Hangi mesajların muhafaza edileceğini değiştirmek için arama terimleri ve operatörler ekleyin veya kaldırın.
- Kaydet'i tıklayın.