開始使用 Google 保管箱的訴訟保留功能

訴訟保留可套用至個人帳戶或機構單位中的所有帳戶，協助您避免刪除與特定資料監管人相關的資料。

訴訟保留永不過期，有別於資料保留規則。 如果使用者擁有任何處於訴訟保留狀態的資料，Google Workspace 管理員必須等到訴訟保留移除後，才能刪除使用者的帳戶。此外，如果使用者的資料處於訴訟保留狀態，就無法轉移。

唯有在保管箱使用者刪除訴訟保留、從訴訟保留中移除監管人，或使用者不再擁有保管箱授權，才能清除處於訴訟保留狀態的資料。

訴訟保留能保護的資料為何？

您可依各種 Google 服務設定訴訟保留：

• Gmail：儲存在 Gmail 中的郵件和附件，包括「寄件備份」、「草稿」 (僅限未刪除的草稿)、「垃圾桶」、「封存」和「垃圾郵件」中的內容。
• 群組：Google 網路論壇中的訊息 (直至群組遭到刪除為止)。
• Chat：Google Chat 訊息的保存記錄 (須開啟記錄功能)。
• 雲端硬碟：使用者雲端硬碟中的項目 (資料夾或捷徑除外)，以及相關聯共用雲端硬碟中的項目 (選擇性保存)。雲端硬碟訴訟保留也會套用至 Meet 錄製內容及相關記錄檔案，以及透過新版 Google 協作平台建立的協作平台。注意：訴訟保留無法禁止使用者編輯雲端硬碟中的檔案。不過，訴訟保留能保存所有版本的 Google 文件、試算表、簡報、協作平台、繪圖、Vids 和 Pics 檔案。
• Voice：Google Voice 簡訊、語音留言、轉錄稿及通話記錄。
• Gemini 應用程式：Gemini 應用程式訊息、使用者提示詞和 Gemini 回覆。

詳情請參閱「支援的資料類型」。

訴訟保留與資料保留規則的優先順序

• 訴訟保留會覆寫保留規則；如果資料保留規則設為在保留期限屆滿後清除資料，系統會等到您移除訴訟保留後，才清除套用訴訟保留的資料。

• 訴訟保留是以附加方式來套用，一個保留項目「不會」取代另一個保留項目。

  例如您建立 2 項 Gmail 訴訟保留：

  1. 訴訟保留 A 適用於使用者 jwong@example.com，並符合「"project X"」片語的郵件。
  2. 保留 B 適用於同一位使用者，且符合含有「budget」字詞的郵件。

  設定這 2 項訴訟保留後，保管箱會保留含有 project X 或 budget 的 jwong@example.com 郵件。如果移除訴訟保留 A，系統仍會保留符合訴訟保留 B 的郵件，但其他郵件可能會遭到清除。

清除留存資料

除非發生以下任一事件，否則訴訟保留能持續保護資料：

• 刪除訴訟保留：未受其他訴訟保留影響的資料會立即套用適用的資料保留規則。系統可能會立即清除使用者在 30 天前刪除的資料。
• 監管人從訴訟保留中移除：未受其他訴訟保留保護的資料會立即套用適用的資料保留規則。系統可能會立即清除使用者在 30 天前刪除的資料。
• 使用者不再擁有保管箱授權：使用者必須擁有保管箱授權，才能利用訴訟保留來保護資料。如果處於訴訟保留狀態的使用者降級使用 Google Workspace 版本，系統不會自動為所有帳戶授予保管箱授權，因此降級前，請先為帳戶加購保管箱授權，以保護使用者的資料。如果不這麼做，系統就不會套用訴訟保留，進而可能將資料立即清除。
• 檔案未與監管人共用：未與監管人共用的資料會立即套用適用的資料保留規則。

使用訴訟保留

如要將資料設為訴訟保留狀態，您必須具備「管理保留」保管箱權限，並有權存取案件。

您可以依案件逐一查看訴訟保留，也可以一次查看所有案件的訴訟保留狀態。詳情請參閱「查看貴機構的所有暫時保留項目」。

如要變更暫時保留適用的保管人，請編輯暫時保留。準備好要結案並從訴訟保留中釋出保管人的資料時，可以刪除訴訟保留。

常見問題