השעיה של נתונים ב-Drive,‏ Meet ו-Sites

במסגרת פרויקטים של eDiscovery בנתונים של Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי לשמור פריטים ב-Drive ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בהתחייבויות משפטיות או בהתחייבויות לשמירה. אפשר להחיל החזקה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית, ואפשר גם לכלול תיקיות אחסון שיתופי. הקלטות של Google Meet ויומנים משויכים נכללים בהחזקות ב-Drive, כמו גם אתרים שנוצרו בגרסה החדשה של Google Sites. החזקות לצורך משפטי עוקפות את כללי השמירה, כך שהנתונים שמוחזקים לצורך משפטי מוגנים מפני כללי משילות המידע הרגילים, שאחרת היו עלולים למחוק אותם.

מידע חשוב על Drive והחזקות

לפני שמגדירים החזקות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם החזקות ב-Google Vault ולעיין בסוגי הנתונים הנתמכים ב-Drive, ב-Meet וב-Sites.

אילו נתונים אפשר לשמור?

מכוסה:

  • רוב הקבצים בתיקיות ה-Drive של המשתמשים ובאחסון השיתופי. החזקה ב-Drive חלה על פריטים שבבעלות המשתמשים או הארגונים שההחזקה חלה עליהם, ועל רוב הפריטים ששותפו איתם ישירות.
  • תיקיות האחסון השיתופי של המשתמש כפופות להחזקה רק אם התיבה כולל תיקיות אחסון שיתופי מסומנת.

מה לא נכלל בקורס:

  • תיקיות וקיצורי דרך ל-Drive
  • קבצים מקושרים
  • קבצים חיצוניים ששותפו עם המשתמשים
  • אתרים שנוצרו בגרסה הקלאסית של Google Sites
  • קבצים ששותפו עם משתמש ואז השיתוף שלהם בוטל
  • קבצים ששותפו עם המשתמש באמצעות כתובת אימייל חלופית או חברות בקבוצה ב-Google (לא ישירות עם החשבון שלו)
  • קבצים שהוסרו מאחסון שיתופי על ידי משתמש שלא חלה עליו החזקה

פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים ב-Google Vault (בקטעים לגבי Drive,‏ Meet ו-Sites).

פריטים שנמחקו ונמצאים בהחזקה תמיד גלויים ב-Vault, אבל לא גלויים למשתמשים

כשקובץ שנמצא בהחזקה נמחק על ידי משתמש או כלל שמירה, למשתמש אין יותר גישה לקובץ אבל הקובץ לא נמחק באופן סופי. אדמינים ב-Vault עם הרשאות מתאימות עדיין יכולים לחפש את הקובץ, לראות תצוגה מקדימה שלו ולייצא אותו באמצעות Vault.

איך אחסון שיתופי משפיע על החזקה לצורך משפטי?

אי אפשר להחיל הכלה ישירות על תיקיות באחסון שיתופי. קבצים באחסון שיתופי מוחזקים (בכפוף לפרמטרים שבהמשך) אם משתמש שהוחל עליו צו החזקה הוא חבר בתיקייה, והתיבה כולל תיקיות אחסון שיתופי מסומנת.

קבצים באחסון שיתופי לא נשמרים במסגרת החזקה לצורך משפטי אם:

  • חבר/ה באחסון השיתופי:
    • מעביר קובץ מחוץ לאחסון שיתופי, והחבר הזה לא נמצא בהחזקה.
    • מסיר מהאחסון השיתופי חבר שנמצא כרגע בהחזקה, ואין באחסון השיתופי חברים אחרים שנמצאים בהחזקה.
  • אף אחד מהחברים באחסון השיתופי לא נמצא בהחזקה.

קבצים בתיקיית משנה של אחסון שיתופי לא נשמרים על ידי החזקה לצורך משפטי אם מנהל האחסון השיתופי מגביל את הגישה לתיקיית המשנה, כך שלמשתמש שהוגדרה לו החזקה לצורך משפטי אין גישה לתיקיית המשנה.

כשמוחקים תיקיית אחסון שיתופי, הקבצים שבה כפופים לתרחישי ההחזקה הבאים:

  • אם משתמש הוא חבר ישיר באחסון השיתופי שנמחק (לא חבר דרך קבוצה ב-Google) והוא כפוף להחזקה, הקבצים באחסון השיתופי נשמרים עד שההחזקה מוסרת. אחרי שההחזקה של המשתמש מוסרת, ואם הקבצים לא כפופים להחזקה אחרת או לכלל שמירה, הם נמחקים.

  • אם משתמש לא חבר באחסון השיתופי שנמחק, אבל יש לו גישה ישירה לקובץ באחסון השיתופי (לא כחבר בקבוצת Google או דרך כתובת אימייל חלופית) ועל המשתמש הזה חלה החזקה לצורך משפטי, רק הקובץ הזה יישמר עד שההחזקה על המשתמש תוסר. קבצים שלא תואמים לכלל שמירה או להחזקה לצורך משפטי נמחקים.

החלת החזקה לצורך משפטי על קבצים ב-Drive, ב-Meet וב-Google Sites

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים.
  3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:
    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין, ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.
  4. לוחצים על החזקות ואז יצירה.
  5. מזינים שם ייחודי להחזקה.
  6. לוחצים על בחירת שירות ואז Drive.
  7. לוחצים על המשך.

  8. בוחרים את היקף ההחזקה:

    • חשבונות ספציפיים –מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או קבוצה.

    • יחידה ארגונית –בוחרים יחידה ארגונית.

      הערה: מומלץ מאוד לא לבחור ביחידה הארגונית ברמה העליונה. לא תוכלו למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון שלכם. מידע נוסף

  9. בוחרים אם רוצים שההחזקה לצורך משפטי תכלול פריטים בתיקיות אחסון שיתופי ולוחצים על המשך.

  10. לוחצים על יצירה.

עריכת הכלה על קבצים ב-Drive, ב-Meet וב-Google Sites

אתם יכולים לשנות חלק מהפרמטרים של ההחזקה, אבל לא את השירות (Drive לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, חשבונות ליחידה ארגונית).

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההחזקה.

  3. כדי לשנות את החשבונות או היחידות הארגוניות שההחזקה חלה עליהם:

    1. לוחצים על היקף.

    2. מוסיפים או מסירים חשבונות או משנים את היחידה הארגונית.

      הערה: אי אפשר להוסיף חשבונות להחזקה שחלה על יחידה ארגונית, ואי אפשר להוסיף יחידות ארגוניות להחזקה שחלה על חשבונות ספציפיים.

      אם תסירו את כל החשבונות, תתבקשו למחוק את ההחזקה.

    3. לוחצים על המשך.

  4. כדי לשנות את ההגדרה של החלת ההחזקה על תיקיות אחסון שיתופי, לוחצים על היקף ואז כולל פריטים בתיקיות אחסון שיתופי.

  5. לוחצים על שמירה.