שירותים וסוגי נתונים נתמכים

ההודעות זמינות ב-Vault ברגע שהן מתקבלות ב-Gmail.

כדי לסנן הודעות בכללי שמירה, בהחזקות לצורך משפטי ובחיפוש, Gmail מוסיף לאינדקס כ-1MB בסך הכול לכל הודעה. מגה בייט אחד שווה ערך לכ-250 דפי טקסט. אם טקסט ההודעה קטן מ-1MB ויש בהודעה קבצים מצורפים, המערכת מוסיפה לאינדקס את הקבצים המצורפים עד שהיא מגיעה ל-1MB של נתונים בסך הכול.

אפשר לחפש ב-Vault רק נתונים שנוספו לאינדקס, אבל הייצוא מ-Vault כולל את כל ההודעה ואת כל הפריטים שמשויכים אליה, כולל קובצי Drive שמקושרים בהיפר-קישור (אם נבחרו).

‫Gmail מוסיף לאינדקס את הנתונים הבאים:

• טקסט של הודעה – עד כ-250 דפים.
• קבצים מבוססי-טקסט שמצורפים ישירות להודעה – אפשר להוסיף לאינדקס את רוב הקבצים מבוססי-הטקסט, כמו PDF,‏ XLSX ו-DOCX, שמצורפים ישירות להודעה. הקבצים המצורפים האלה כפופים לכללי שמירה ולהחזקות לצורך משפטי. אפשר לחפש קבצים מצורפים שמבוססים על טקסט (אם הם נוספו לאינדקס), הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.
• קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה – בקובצי וידאו, אודיו, תמונה וקבצים בינאריים שכלולים בהודעות או מצורפים אליהן, המטא-נתונים של הקובץ, כמו שם הקובץ, נוספים לאינדקס, אבל תוכן הקובץ לא נוסף לאינדקס.

Vault תומך בקבצים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה. כללי שמירה והחזקות לצורך משפטי חלים על קובצי וידאו, אודיו, תמונות וקבצים בינאריים שמוטמעים בהודעות או מצורפים אליהן. הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.

באילו היפר-קישורים אפשר להשתמש?

• היפר-קישורים לקבצים ב-Drive – אם משתמש שיתף קובץ ב-Drive על ידי הוספת קישור לקובץ בהודעת Gmail, הקובץ המקושר לא נכלל כשאתם שומרים, מחזיקים או מחפשים הודעות Gmail. עם זאת, אתם יכולים לייצא קובצי Drive שמקושרים בהיפר-קישורים על סמך ההיפר-קישורים שנמצאים בגוף ההודעות בייצוא של Gmail. פרטים נוספים זמינים במאמר אילו היפר-קישורים ב-Drive אפשר לייצא ואילו לא? (בהמשך הדף).

  הערה: ייצוא של קובצי Drive שמקושרים בהיפר-קישור יכול להגדיל באופן משמעותי את נפח האוספים.

• היפר-קישורים לתוכן בשירותים אחרים של Google – Vault לא תומך בהיפר-קישורים לתוכן שמאוחסן במוצרים אחרים של Google, כמו YouTube ו-Google Photos.

אילו היפר-קישורים ב-Drive אפשר לייצא ואילו לא?

כדי לעמוד בדרישות לייצוא:

• הקובץ צריך להיות ב-Drive, והוא צריך להיות מסוג קובץ שנתמך ב-Drive.

  פרטים נוספים זמינים במאמר קבצים ב-Drive וב-Meet שנתמכים ב-Vault.

• לאדמין ב-Vault צריכה להיות הרשאה לייצא את הקובץ. כדי לקבל הרשאה:
  • הבעלים של האימייל שמכיל את הקישור הוא בעל גישה לקובץ ב-Drive ונמצא בהיקף ההרשאות של האדמין ב-Vault. או שהבעלים של הקובץ ב-Drive נמצא בהיקף ההרשאות של האדמין ב-Vault.
  • אם הקובץ ב-Drive נמחק, הוחזק או נשמר, הבעלים של הקובץ ב-Drive צריך להיות בהיקף ההרשאות של האדמין ב-Vault.

אי אפשר לייצא חלק מההיפר-קישורים ל-Drive. לדוגמה, אי אפשר לייצא היפר-קישורים שגלויים לכולם, כמו דפים שפורסמו ב-Google Sites וקישורים לטפסים ב-Google Forms שאפשר לשלוח. בנוסף, אי אפשר לייצא היפר-קישורים מסוימים בפורמט קישור מדור קודם של Drive.

למי יש גישה לקובצי הייצוא של ההיפר-קישורים ב-Drive?

רק סופר-אדמינים ואדמינים של יחידות ארגוניות ברמה הבסיסית יכולים לגשת לכל קובצי הייצוא של היפר-קישורים ב-Drive. אדמינים של יחידות ארגוניות צאצא יכולים להוריד קבצים רק מהייצוא של ההיפר-קישורים ל-Drive שהם יצרו.

המשתמשים יכולים לשלוח הודעות אימייל באמצעות שירותי ליבה מסוימים, בנוסף ל-Gmail. לדוגמה:

• יומן – הזמנות יוצאות והודעות שנשלחות באמצעות האפשרות שליחת אימייל למשתתפים ביומן Google
• Drive –תוכן ההודעה שנשלחת כשמשתמשים משתפים קבצים ב-Drive
• ‫Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides ו-Drawings –הודעות שנשלחות על ידי האפליקציה כשמשתמשים שולחים קבצים כקבצים מצורפים באימייל
• טפסים –הודעות אימייל שמכילות טפסים או קישורים לטפסים
• ‫Keep –הודעות אימייל שנשלחות כשמשתמשים משתפים פתקים ב-Keep

כשמשתמשים שולחים הודעות דרך שירותי ליבה שהם לא Gmail, ההודעות היוצאות לא נשמרות כברירת מחדל בתיקיות הדואר היוצא של המשתמשים ב-Gmail. אם אדמין ב-Google Workspace לא מגדיר אחסון מקיף של הודעות, ששומר את ההודעות האלה בתיקיות של הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ל-Vault אין גישה להודעות האלה. בלי אחסון מקיף של הודעות, כללי השמירה וההחזקה של Vault לא חלים על ההודעות האלה, והן לא מוחזרות בחיפוש ב-Vault.

הערה: אחסון מקיף של אימיילים חל רק על שירותי הליבה של Google Workspace. שירותי Google נוספים מסוימים יכולים לשלוח הודעות אימייל בשביל המשתמשים. יכול להיות שהודעות שנשלחות על ידי השירותים האלה לא יישמרו בתיקיית הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ולא יהיו זמינות ל-Vault.

הודעות אימייל דינמי מכילות תגי עיצוב שמציגים תוכן AMP ב-Gmail. מוצרי Google אחרים יכולים לשלוח הודעות שכוללות תוכן Accelerated Mobile Pages ‏ (AMP), ויכול להיות שמשתמשים בארגון יקבלו הודעות אימייל דינמי משולחים חיצוניים.

בעזרת אימייל דינמי, משתמשי Gmail יכולים, למשל:

• לבדוק את התגובות ב-Google Docs כפי שהן קיימות ברגע שהמשתמש פותח את הודעת ההתראה ב-Gmail.
• לענות על תגובות ולסמן אותן כ"טופלו" בלי לפתוח את המסמך.
• לענות להזמנות לאירועים ביומן ולענות על סקרים.

למקור המקורי של הודעת האימייל הדינמי יש 3 סוגים של תוכן דומה:

• טקסט לא מוצפן (לתוכנות אימייל שמוצג בהן רק טקסט לא מוצפן).
• ‫HTML (לתוכנות אימייל שלא מוצג בהן תוכן דינמי).
• תגי עיצוב מסוג AMP כשמשתמש ב-Gmail פותח את ההודעה, מוצג לו תוכן AMP דינמי ואינטראקטיבי. כשההודעה נפתחת, תגי העיצוב מסוג AMP יכולים לאחזר את כל העדכונים ולהציג אותם למשתמש באופן מיידי.

בגלל האופי הדינמי של ההודעות, התוכן שמוצג ב-Gmail עשוי להשתנות עם הזמן. לדוגמה, הודעת תגובה ממסמך Google Docs פעיל עשויה להיות שונה בכל פעם שהמשתמש פותח מחדש את אותה הודעה במהלך כמה ימים.

תמיכה של Vault בהודעות אימייל דינמיות

• שמירה והחזקות לצורך משפטי – כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי ב-Vault שומרים את תגי העיצוב של HTML, טקסט פשוט ו-AMP שכלולים בהודעת אימייל דינמית. ל-Vault אין דרך לשמור את התוכן הדינמי שאולי יאוחזר ויוצג כשהמשתמש יפתח הודעת אימייל דינמית.
• חיפוש – ב-Vault אפשר לחפש טקסט פשוט ו-HTML בהודעת אימייל דינמית. עם זאת, תגי עיצוב של AMP ותוכן AMP לא נוספים לאינדקס ואי אפשר לחפש אותם.
• תצוגה מקדימה – כשמציגים תצוגה מקדימה של הודעת אימייל דינמית, Vault מציג את גרסת ה-HTML של ההודעה. לוחצים על הצגת המקור כדי לראות את כל חלקי ההודעה, כולל תגי העיצוב של AMP.
• ייצוא – כשמייצאים הודעות אימייל דינמיות, כל הטקסט הפשוט, ה-HTML ותגי העיצוב של AMP נכללים בייצוא.

‫Vault לא יכול לקבוע אם משתמשי Gmail באמת קיבלו תוכן דינמי כשהם פתחו הודעה שכוללת תגי עיצוב מסוג AMP. ‫Gmail לא מציג תוכן דינמי בתרחישים הבאים:

• אדמין משבית את האימייל הדינמי בארגון שלכם.
• המשתמשים משנים את ההגדרות שלהם ב-Gmail כדי להשבית את האימייל הדינמי.

כשהאימייל הדינמי מושבת, תוכן AMP לא מוצג ב-Gmail. עם זאת, תגי העיצוב של AMP עדיין נכללים במקור ההודעה וזמינים ב-Vault.

המצב הסודי של Gmail מאפשר למשתמשים להגביל את הגישה של הנמענים לתוכן רגיש באימייל. התכונה הזו זמינה בארגונים שהפעילו אותה ובחשבונות Gmail אישיים.

כשמשתמש שולח הודעה סודית, Gmail מחליף את גוף ההודעה ואת הקבצים המצורפים בקישור. רק הנושא והקישור נשלחים באמצעות SMTP.

הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון

אם הארגון שלכם מפעיל את המצב הסודי של Gmail, ‏Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור, לחפש ולייצא הודעות שנשלחו במצב סודי על ידי משתמשים בארגון אחרי 30 בנובמבר 2018.

ההודעות זמינות ב-Vault גם אם השולח מגדיר תאריך תפוגה או מבטל את הגישה של הנמענים להודעות במצב סודי.

הודעות במצב סודי משולחים חיצוניים

גם אם הארגון שלכם לא מפעיל את המצב הסודי של Gmail, יכול להיות שהמשתמשים שלכם יקבלו הודעות במצב סודי ממשתמשים בארגונים אחרים או מחשבונות Gmail אישיים.

אתם יכולים להחזיק לצורך משפטי, לשמור, לחפש ולייצא כותרות ונושאים של הודעות סודיות חיצוניות. עם זאת, אי אפשר לחפש או לייצא תוכן או קבצים מצורפים של הודעות סודיות חיצוניות.

עבודה עם הודעות במצב סודי

עבודה עם הודעות במצב סודי

‫Vault תומך בהודעות במצב סודי באופן הבא:

• ‫Vault מחזיר הודעות פנימיות במצב סודי שתואמות לשאילתת החיפוש.
• כשאתם צופים בתצוגה מקדימה של הודעות, תוכן ההודעה מוסתר כברירת מחדל. אתם יכולים להציג את התוכן בתצוגה מקדימה.
• כשמדפיסים או מייצאים הודעות, אפשר להחריג תוכן של הודעות סודיות. כשבוחרים באפשרות הזו, הכותרות, השולח, הנמען ומטא-נתונים אחרים מודפסים או מיוצאים, אבל התוכן של ההודעה הסודית לא מודפס או מיוצא.
• אתם יכולים לייצא הודעה במצב סודי מהארגון של השולח, אבל לא מהארגון של הנמען.
• כשמייצאים מהארגון של השולח, Vault יכול לחלץ היפר-קישורים ל-Drive שנוספו להודעות במצב סודי, אבל הוא לא יכול לחלץ היפר-קישורים שהתקבלו מארגונים חיצוניים.
• כדי לחפש, לשמור או להחזיק הודעות סודיות בלבד, משתמשים במונח label:confidentialmode.

נתוני Gmail של משתמש יכולים לכלול 3 סוגים של טיוטות של הודעות:

• הודעות שלא נשלחו בתיקיית הטיוטות – ההודעות האלה מעובדות כמו הודעות אחרות ב-Gmail. הם כפופים להחזקות לצורך משפטי ולכללי שמירה, אלא אם מחריגים טיוטות. הם גם נכללים בתוצאות החיפוש, אלא אם מחריגים אותם.

  הערה: תבניות אימייל נחשבות להודעות טיוטה. אם כלל שמירה מוחק באופן סופי טיוטות של הודעות אחרי פרק זמן מוגדר, גם התבניות נמחקות באופן סופי.

• טיוטות שנמחקו – טיוטה שנמחקה היא הודעה שמשתמש מחק בלי לשלוח. ההודעות האלה מוסרות מיד מהתצוגה של המשתמש, Gmail מחיל עליהן את התווית ^deleted והן נמחקות באופן סופי 30 יום אחרי שהן נזרקו. ההודעות האלה לא כפופות להחזקות או לכללי שמירה, אבל אפשר לחפש ולייצא אותן עד שהן נמחקות באופן סופי.
• גרסאות של טיוטות שנשמרות באופן אוטומטי – כשמשתמש כותב הודעה, Gmail שומר גרסה באופן אוטומטי בכל פעם שהמשתמש עוצר לכמה שניות. המשתמש יכול לראות רק את הגרסה האחרונה של טיוטת ההודעה. גרסאות קודמות זמינות לחיפוש ולייצוא ב-Vault, אבל הן לא כפופות להחזקות לצורך משפטי ולכללי שמירה.

  גרסאות שנשמרו אוטומטית זמינות ל-Vault עד שהן נמחקות, גם אחרי שהמשתמש שולח את ההודעה. גרסאות של טיוטות של הודעות שנוצרו על ידי רוב לקוחות Google Gmail (כמו Gmail באינטרנט, Gmail ל-iPad ול-iPhone ו-Gmail ל-Android) נמחקות באופן סופי יום אחד אחרי ש-Gmail שמר אותן. במקרים מסוימים, כמו בתוכנות IMAP של צד שלישי, גרסאות של טיוטות הודעות נמחקות אחרי 30 יום.

אם אתם מעוניינים רק בהודעות שמשתמשים שלחו וקיבלו, אתם יכולים להחריג טיוטות מכללי שמירה, מהחזקות לצורך משפטי, מתוצאות חיפוש ומייצוא. החרגה של גרסאות שנשמרו אוטומטית יכולה להקל על עיבוד הנתונים, כי לא יהיו לכם גרסאות דומות של אותה הודעה.

ב-Gmail, המערכת יוצרת תוויות כדי לסווג הודעות, והמשתמשים יכולים לראות תוויות כדי למיין הודעות בתיבות הדואר הנכנס שלהם. יכול להיות ש-Gmail יוסיף את התווית finance שנוצרה על ידי המערכת להודעות שמגיעות מהבנק של המשתמש, ואת התווית travel שנוצרה על ידי המערכת להודעות שכוללות הזמנות של מלונות.

המשתמשים יכולים ליצור ולהוסיף תוויות שגלויות למשתמשים. לפעמים התוויות האלה יכולות להתאים לתוויות שנוצרו על ידי המערכת. כשיש התאמה בין שני סוגי התוויות, Vault מחיל כללי שמירה, החזקות לצורך משפטי ושאילתות חיפוש על ההודעות עם התווית שנוצרה על ידי המשתמש, ולא על ההודעות עם התווית הזהה שנוצרה על ידי המערכת. אם אתם יוצרים כלל שמירה, החזקה לצורך משפטי או שאילתת חיפוש על סמך תווית, יכול להיות שתכללו או תחריגו יותר הודעות ממה שהתכוונתם.

דוגמה

הארגון שלכם נדרש לשמור את כל הנתונים שקשורים לכספים של החברה למשך 7 שנים, והפעולות הבאות מתרחשות:

• העובדים מקבלים הנחיה ליצור תווית, finance, ולהחיל אותה על הודעות שכוללות מידע פיננסי של החברה.
• העובדים מקבלים את פירוט העסקאות בכרטיס האשראי של החברה באימייל לחשבונות שלהם בעבודה. הם לא מוסיפים את התווית finance שנוצרה על ידי המשתמש, אבל Gmail מוסיף להודעות האלה את התווית finance שנוצרה על ידי המערכת.

בתרחיש הזה, כלל שמירה שכולל הודעות עם label:finance שומר רק את ההודעות שהמשתמשים תייגו, ולא את ההודעות עם התווית שהמערכת יצרה, שמכילות את פירוט העסקאות בכרטיסי האשראי של העובדים. באופן דומה, שאילתת חיפוש שכוללת הודעות עם label:finance מחזירה רק את ההודעות שהמשתמשים תייגו, ולא את ההודעות עם התווית שנוצרה על ידי המערכת שמכילות את דפי חשבון הבנק האישיים של העובדים.

תוויות נפוצות שנוצרות על ידי המערכת

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

‫Vault יכול לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא את הפריטים הבאים שמאוחסנים ב-Drive ובתיקיות אחסון שיתופי:

• גרסאות של קבצים ב-Google Docs, ‏Sheets, ‏Slides, ‏Forms, ‏הגרסה החדשה של Google Sites, ‏Drawings, ‏Vids ו-Pics

  מידע נוסף על גרסאות זמין במאמר חיפוש בהיסטוריית הגרסאות של קובץ.

• תוצרי הפגישה של Google Meet וכל יומני הצ'אט, התמלילים, השאלות והתשובות והסקרים שמשויכים אליהן, והערות ש-Gemini כתב (מידע נוסף על הקלטות של Meet)
• קובצי Jamboard שנשמרו ב-Drive של המשתמשים
• קבצים שאינם של Google שהמשתמשים העלו ל-Drive (מידע נוסף על הנתונים שנכללים בחיפוש)
• קבצים שמוצפנים באמצעות הצפנה מצד הלקוח ב-Google Workspace

‫Vault מתעלם מהדברים הבאים:

• תיקיות ב-Drive
• קיצורי דרך ב-Drive
• סקריפטים מ-Google App Script ותהליכי העבודה שמשויכים אליהם

בחלק מהעורכים של Google Docs, המשתמשים יכולים לקשר קובץ לקובץ אחר. לדוגמה, במסמך ב-Google Docs אפשר להוסיף תרשים שמקושר לנתונים בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. בכל פעם שהגיליון האלקטרוני מתעדכן, גם התרשים במסמך מתעדכן.

הערה: הפונקציה IMAGE ב-Google Sheets יכולה להפנות לתמונה לפי כתובת URL, כמו "https://www.example.com/images/logo.jpg". במקרה כזה, כשאתם צופים בתצוגה מקדימה או מייצאים גיליון אלקטרוני ב-Vault, התמונה מאוחזרת בזמן אמת מהמקור. אם הועלו או הוספו תמונות לגיליון האלקטרוני, Vault מאחסן ומציג את התמונה שזמינה בזמן שצוין בשאילתה.

קבצים מקושרים לא נכללים באופן אוטומטי בכללי שמירה, בהחזקות לצורך משפטי או בתוצאות חיפוש שחלים על הקבצים שמקשרים אליהם. קבצים מקושרים נכללים רק אם הם תואמים גם להיקף ולתנאים. לדוגמה, כשמחפשים קבצים ב-Drive, ‏Vault מחזיר רק את הקבצים שתואמים לקריטריונים לחיפוש. אם הקבצים האלה מקושרים לקבצים שלא תואמים לשאילתה, הקבצים המקושרים לא נכללים בתוצאות.

קבצים שבבעלות גורמים מחוץ לארגון ושותפו עם המשתמשים שלכם לא כפופים להחזקות לצורך משפטי או לכללי השמירה של הארגון.

עם זאת, אתם יכולים לחפש ולייצא קבצים ששותפו עם המשתמשים שלכם ממקורות חיצוניים, אם הם נגישים בזמן החיפוש או הייצוא.

‫Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור ולחפש רק הודעות בקבוצות Google שהיסטוריית השיחות שלהן מופעלת. בעלי הקבוצות יכולים להפעיל או להשבית את היסטוריית השיחות בקבוצות שלהם. אם בעלי הקבוצה יוצרים קבוצה כשהיסטוריית השיחות מושבתת, ההודעות לא זמינות ל-Vault דרך קבוצות Google. יכול להיות שההודעות זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים ב-Gmail (כהודעות שהתקבלו או נשלחו).

אם בעלי הקבוצה מפעילים או משביתים את היסטוריית השיחות בקבוצה קיימת, רק ההודעות שנשלחו כשהיסטוריית השיחות הייתה מופעלת זמינות ב-Vault.

ההודעות זמינות ב-Vault ברגע שהן מתפרסמות בקבוצה, אלא אם בעלי הקבוצה בוחרים לנהל את ההודעות. הודעות שממתינות לאישור לא זמינות ב-Vault עד שמנהל מאשר אותן. אחרי שההודעות מאושרות, אפשר לשמור אותן, להחיל עליהן החזקה לצורך משפטי, לחפש אותן ולייצא אותן, בדיוק כמו כל הודעה אחרת.

כדי לסנן הודעות בכללי שמירה, בהחזקות לצורך משפטי ובחיפוש, קבוצות Google מוסיפה לאינדקס כ-1MB בסך הכול לכל הודעה. מגה בייט אחד שווה ערך לכ-250 דפי טקסט. אם טקסט ההודעה קטן מ-1MB ויש בהודעה קבצים מצורפים שמבוססים על טקסט, הקבצים המצורפים נוספים לאינדקס עד שמגיעים ל-1MB של נתונים בסך הכול.

הנתונים הבאים נוספים לאינדקס של קבוצות Google:

• טקסט של הודעה – עד כ-250 דפים.
• קבצים מבוססי-טקסט שמצורפים ישירות להודעה – אפשר להוסיף לאינדקס את רוב הקבצים מבוססי-הטקסט, כמו PDF,‏ XLSX ו-DOCX, שמצורפים ישירות להודעה. הקבצים המצורפים האלה כפופים לכללי שמירה ולהחזקות לצורך משפטי. אפשר לחפש קבצים מצורפים שמבוססים על טקסט (אם הם נוספו לאינדקס), הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.
• קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה – בקובצי וידאו, אודיו, תמונה וקבצים בינאריים שכלולים בהודעות או מצורפים אליהן, המטא-נתונים של הקובץ, כמו שם הקובץ, נוספים לאינדקס, אבל תוכן הקובץ לא נוסף לאינדקס.

כדי לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא צ'אטים אישיים וקבוצתיים, צריך להפעיל את ההיסטוריה. אדמינים ב-Google Workspace יכולים לקבוע אם ההיסטוריה תופעל או תושבת, או לאפשר למשתמשים להחליט בעצמם.

כשמשתמש משתף קובץ ששמור ב-Drive, כמו מסמך, גיליון אלקטרוני או קובץ PDF, ב-Chat נוסף קישור במקום לצרף עותק של הקובץ להודעה. הקובץ המקורי מאוחסן ב-Drive, ולכן הוא לא נשמר כששומרים הודעות בצ'אט, לא מוחזק כשמחילים החזקה לצורך משפטי על נתונים ב-Chat ולא מוחזר בחיפוש ב-Chat. אפשר לחפש לפי כתובת ה-URL של הקובץ, אבל Vault לא מוסיף לאינדקס את הכותרת או התוכן של הקובץ.

אם מדובר בסוגי קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעת צ'אט:

• הקבצים נכללים בכללי השמירה וההחזקה של Chat, ומשויכים להודעה שאליה הם צורפו.
• ‫Vault מוסיף לאינדקס את שם הקובץ והבעלים שלו לצורך חיפוש. ‫Vault גם מוסיף לאינדקס את התוכן של רוב סוגי הקבצים שמבוססים על טקסט (לדוגמה, קבצים עם הסיומות ‎ .pdf,‏ ‎.xslx ו-‎ .docx).

האדמין שלכם ב-Google Workspace יכול לאפשר למשתמשים בארגון לשוחח בצ'אט עם משתמשים חיצוניים. אם מאפשרים את זה, משתמשים חיצוניים ומשתמשים מהארגון יכולים לשלוח הודעות ישירות אחד לשני, ומשתמשים חיצוניים יכולים להשתתף בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים משותפים. בהקשרים האלה, הודעות שנשלחות למשתמשים חיצוניים ומתקבלות מהם כפופות לכללי השמירה ולהחזקות לצורך משפטי של הארגון שלכם.

אם משתמשים בארגון שלכם משתתפים בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים משותפים שבבעלות ארגון אחר, ההודעות האלה לא זמינות לארגון שלכם דרך Vault לצורך שמירה, החזקה לצורך משפטי, חיפוש או ייצוא.

כשמשתמש מוזמן למרחב משותף ב-Chat, הוא יכול לראות את ההודעות במרחב בתצוגה מקדימה לפני שהוא מצטרף. אם המשתמש לא הצטרף למרחב, ההודעות שהוא פתח בתצוגה מקדימה לא נכללות כששומרים, מחזיקים או מחפשים את נתוני Chat של אותו משתמש.

המשתמשים יכולים להוסיף עיצוב Rich Text להודעות צ'אט, כמו טקסט מודגש, נטוי, עם קו חוצה או עם קו תחתון. העיצוב הזה לא נשמר בייצוא הנתונים של Vault.

Vault תומך בצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts וב-Google Talk. אתם יכולים לשמור, לחפש ולהחיל החזקות לצורך משפטי על:

• הגרסה הקלאסית של Hangouts עם היסטוריה מופעלת. אדמינים ב-Google Workspace יכולים לקבוע אם ההיסטוריה תופעל או תושבת, או לאפשר למשתמשים להחליט בעצמם. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא היסטוריית הצ'אט. כשההיסטוריה מופעלת, Vault יכול לגשת לכל הצ'אטים שמתרחשים ב-Gmail ובאפליקציות לנייד של הגרסה הקלאסית של Hangouts.
• שיחות ב-Google Talk שמתועדות. אדמינים ב-Google Workspace לא יכולים להגדיר שצ'אטים יתועדו. עם זאת, הם יכולים להשבית את היסטוריית הצ'אט בארגון.

• ההודעות בארכיון של Gmail יסומנו כמחוקות אחרי 1 בינואר 2023. כלומר, כל ההודעות יימחקו בסופו של דבר אחרי שתקופת השמירה תסתיים, אלא אם הן מוגנות על ידי כלל שמירה או החזקה לצורך משפטי ב-Chat.
• הודעות חדשות שנשלחו אחרי 1 בינואר 2023 לא מסונכרנות ל-Gmail מהגרסה הקלאסית של Hangouts.
• האדמינים יכולים להמשיך להשתמש ב-Vault כדי לחפש ולייצא הודעות מהגרסה הקלאסית של Hangouts שמסונכרנות עם Gmail, כל עוד הן לא נמחקו, גם אחרי 1 בינואר 2023.

הפרטים הבאים של צ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts זמינים ב-Vault:

• כל המשתמשים שהשתתפו בצ'אט.
• כל ההודעות שהועברו במהלך הצ'אט, וגם קישורים לקבצים המצורפים.
• שמות של שיחות קבוצתיות בגרסה הקלאסית של Hangouts. (המשתתפים יכולים לתת שם לשיחת Hangout קבוצתית). אי אפשר לתת שם לצ'אטים בין שני משתמשים.
• השעה שבה הצ'אט התחיל והשעה שבה הוא הסתיים.

הנתונים הבאים לא זמינים ל-Vault:

• הזמנות לצ'אט שלא אושרו. אם משתמש לא משתתף בצ'אט, ההודעות שנשלחות אליו לא נשמרות.
• שיחות וידאו.
• צ'אטים שמתרחשים ב-Google Docs.
• תמונות, סרטונים וקבצים מצורפים של אודיו שנשלחו בגרסה הקלאסית של Hangouts.

‫Vault מקבץ את כל ההודעות מהגרסה הקלאסית של Hangouts לשרשור אחד. הודעות נוספות לשרשור עד ש:

• עברו שלוש שעות מאז שנשלחה הודעת הצ'אט האחרונה.
• בשרשור יש יותר מ-1,000 הודעות.

כשמייצאים הודעה מהגרסה הקלאסית של Hangouts, כל השרשור נכלל כשמורידים את קובץ הייצוא.

כדי ש-Vault יוכל לשמור, לחפש, להחזיק או לייצא את נתוני Voice של משתמש, צריך להיות לו רישיון ל-Voice Standard או ל-Voice Premier. פרטים נוספים זמינים במאמר השוואה בין מינויי Voice.

כדי לשלוח הודעות טקסט, למשתמש ב-Voice צריך להיות מספר טלפון שתומך בהודעות טקסט. מידע נוסף

‫Vault לא תומך בשמירה או בהחזקה לצורך משפטי של נתונים שנאספים בזיהוי קולי בחשבונות עם רישיונות Archived User.

בעזרת Vault אפשר לשמור, להחזיק, לחפש ולייצא את רוב הנתונים שנאספים בזיהוי קולי הבאים:

• הודעות טקסט
• הודעות קוליות והתמלילים שלהן
• יומני שיחות
• הקלטות של שיחות (אי אפשר לחפש הקלטות, אבל אפשר לייצא אותן. פרטים נוספים זמינים במאמר שמירה וייצוא של הקלטות שיחה.)

נתוני Voice הבאים לא זמינים ב-Vault:

• נתונים שנאספים בזיהוי קולי שנוצרו לפני 5 ביוני 2019 (שעון החוף המערבי של ארה"ב, GMT-7)
• הודעות טקסט, הודעות קוליות והתמלילים שלהן או יומני שיחות שכוללים מספר טלפון שמוקצה ליותר ממשתמש אחד

במדינות ובאזורים נתמכים, משתמשי Voice יכולים להחליף הודעות טקסט עם משתמשי Voice אחרים ועם מספרי טלפון שאינם של Google. ‫Vault מטפל בהודעות SMS באופן הבא:

• הודעות SMS שהמשתתפים שולחים אחד לשני באותו יום מקובצות לשיחה. למטרות Vault, היום מתחיל בשעה 00:00 (GMT-7) ומסתיים בשעה 23:59 (GMT-7).
• אם שיחה כוללת יותר מ-500 הודעות או שהגודל שלה עולה על 4MB (לא כולל קבצים מצורפים), Vault מפצל אותה לקבוצות קטנות יותר של הודעות לצורך תצוגה מקדימה וייצוא.
• תאריך השינוי האחרון של שיחה מבוסס על המועד שבו נשלחה ההודעה האחרונה בשיחה. תאריך השינוי האחרון לא מושפע כשמשתמש מוחק הודעה.

• רק בגרסה החדשה של Google Sites – רק אתרים שנוצרו בגרסה החדשה של Google Sites נתמכים ב-Vault. אתרים שנוצרו בגרסה הקלאסית של Google Sites לא מאוחסנים ב-Drive ולא זמינים ב-Vault.
• אתרים חיצוניים – אתרים ששותפו עם המשתמשים שלכם מארגון חיצוני לא כפופים לכללי השמירה או להחזקות לצורך משפטי של הארגון שלכם. אתם יכולים לחפש אתרים חיצוניים ששותפו עם המשתמשים שלכם, אבל אתם צריכים לחפש לפי חשבונות ספציפיים, יחידה ארגונית או תיקיות אחסון שיתופי. אי אפשר לחפש אתרים חיצוניים לפי כתובת ה-URL שפורסמה.

• תוכן מוטמע והיפר-קישורים – אתר יכול להכיל חלקים רבים: האתר עצמו, דף שהוא חלק מהאתר, טקסט, תמונות, קוד מוטמע, קבצים מוטמעים והיפר-קישורים לתוכן אחר.

  כללי שמירה והחזקות חלים רק על האתר עצמו, על הדפים באתר, על הטקסט בדפי האתר, על תמונות שהועלו ועל קוד מוטמע. קבצים מוטמעים, היפר-קישורים ופריטים אחרים שלא נכללים בקובץ האתר לא מכוסים על ידי כללי שמירה או החזקות לצורך משפטי.

  אתם יכולים לראות תצוגה מקדימה של היפר-קישורים. אתם יכולים גם לראות תצוגה מקדימה של קבצים מוטמעים אם הם נתמכים בתצוגה מקדימה, כמו גיליון או מסמך מוטמעים, וגם יש לכם הרשאות גישה לקובץ. עם זאת, הייצוא לא כולל את התוכן של היפר-קישורים וקבצים מוטמעים.

תאריך היצירה

תאריך היצירה של אתר הוא התאריך שבו משתמש יוצר אתר חדש. תאריך היצירה לא משתנה כשהמשתמש מוסיף דפים חדשים.

תאריך השינוי האחרון

תאריך השינוי האחרון של אתר מתעדכן בכל פעם שהאתר עצמו, דף שהוא חלק מהאתר, טקסט, תמונות או קוד מוטמע נערכים, נמחקים או נוצרים. כשמשתמשים מטמיעים קובצי Google וסרטונים ב-YouTube, או תוכן אחר עם כתובת URL, תאריך השינוי האחרון מתעדכן. עם זאת, אם התוכן המוטמע עצמו משתנה, תאריך השינוי האחרון של האתר לא מתעדכן.

ב-Vault אפשר לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא את האירועים הבאים ביומן:

• אירועים ביומן הראשי, כולל אירועים רגילים, אירועים מסוג "לא בעבודה", זמן לעצמי ופגישות שנקבעו.
• גרסאות של אירועים ביומן הראשי. איך מחפשים בהיסטוריית הגרסאות של אירוע

Vault לא שומר תזכורות, משימות, מיקומי עבודה, פגישות שלא הוזמנו או אירועים ביומנים משניים, כמו חגים או יומנים קבוצתיים.

המידע הבא רלוונטי לכללי שמירה, החזקות, חיפוש וייצוא באפליקציית Gemini:

• ב-Vault אפשר לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא הנחיות שהמשתמשים הזינו ותשובות שנוצרו על ידי אפליקציית Gemini.
• ‫Vault לא שומר, מחזיק, מחפש ומייצא קובצי מדיה או Gems שמשתמשים מצרפים להנחיות באפליקציית Gemini, או קובצי מדיה שנוצרו באמצעות אפליקציית Gemini כחלק מהתשובה שלה למשתמשים.

המידע הבא רלוונטי ל-Gemini ב-Workspace:

• ב-Vault אפשר לייצא הנחיות שהמשתמשים הזינו ותשובות, כולל תמונות, שנוצרו על ידי Gemini ב-Workspace.
• ‫Vault לא שומר, מחזיק, מחפש או מציג בתצוגה מקדימה נתונים של Gemini ב-Workspace.