החזקה לצורך משפטי של קבוצות

כחלק מפרויקטים של eDiscovery בנתונים של Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות לצורך שמירה כדי לשמור הודעות בקבוצות ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות שמירה. אתם יכולים להחיל הכלה על קבוצות ספציפיות או על כל הקבוצות בארגון. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, כך שהנתונים שבהחזקה מוגנים מפני כללי משילות המידע הרגילים, שאחרת היו עלולים למחוק אותם באופן סופי.

מידע חשוב על קבוצות והחזקות

לפני שמגדירים החזקות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם החזקות ב-Google Vault ולבדוק אילו הודעות בקבוצות נתמכות ב-Vault.

החלת החזקה לצורך משפטי על הודעות בקבוצות Google

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים.
3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:
   1. לוחצים על יצירה.
   2. מזינים שם לעניין, ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
   3. לוחצים על יצירה.
4. לוחצים על החזקות יצירה.
5. מזינים שם ייחודי להחזקה.
6. לוחצים על בחירת שירות קבוצות.
7. לוחצים על המשך.

8. בוחרים את היקף ההחזקה:

   • קבוצות ספציפיות –מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של קבוצות.

   • כל הקבוצות –הודעות בכל הקבוצות מוחזקות.

9. לוחצים על המשך.

10. (אופציונלי) מגדירים את התנאים להחזקה:

    • תאריך שליחה –מזינים תאריכים כדי להגביל את ההחזקה להודעות שנשלחו בין תאריך ההתחלה לתאריך הסיום.
      • כדי להחזיק הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או אחריו, מזינים רק תאריך התחלה.
      • כדי להחזיק הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או לפניו, מזינים רק תאריך סיום.
      • כדי להחזיק הודעות בלי קשר למועד השליחה שלהן, לא מזינים תאריך התחלה או תאריך סיום.
    • מונחים –מזינים מונחי חיפוש ואופרטורים כדי להחיל את ההחזקה לצורך משפטי רק על הודעות שתואמות למונחים.

11. לוחצים על יצירה.

עריכת החזקה לצורך משפטי של הודעות בקבוצות Google

אתם יכולים לשנות חלק מהפרמטרים של ההחזקה, אבל לא את השירות (למשל, מקבוצות לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מקבוצות ספציפיות לכל הקבוצות).

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההחזקה.
3. בהחזקות שחלות על קבוצות ספציפיות, אפשר לשנות את הקבוצות שההחזקה חלה עליהן:
   1. לוחצים על היקף.
   2. להוסיף או להסיר קבוצות. אם מסירים את כל הקבוצות, מוצגת בקשה למחוק את ההחזקה לצורך משפטי.
   3. לוחצים על המשך.
4. כדי לשנות את טווח תאריכי השליחה או את התנאים, לוחצים על תנאים.
   • תאריך השליחה – הרחבה או הגבלה של טווח התאריכים שחלה עליהם ההחזקה לצורך משפטי.
   • מונחים –אפשר להוסיף או להסיר מונחי חיפוש ואופרטורים כדי לשנות את ההודעות שחלה עליהן ההחזקה לצורך משפטי.
5. לוחצים על שמירה.