השעיה של הודעות Gmail

במסגרת פרויקטים של eDiscovery בנתונים של Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי לשמור הודעות ב-Gmail ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בהתחייבויות משפטיות או בהתחייבויות לשמירת נתונים. אפשר להחיל החזקה לצורך משפטי על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. החזקות לצורך משפטי עוקפות את כללי השמירה, כך שהנתונים שמוחזקים לצורך משפטי מוגנים מפני כללי משילות המידע הרגילים, שאחרת היו עלולים למחוק אותם.

מידע חשוב על החזקות ב-Gmail

לפני שמגדירים החזקות, מומלץ לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם החזקות ב-Google Vault ולבדוק אילו הודעות Gmail נתמכות ב-Vault.

אילו נתונים אפשר לשמור?

מכוסה:

  • הודעות והקבצים המצורפים שלהן שנשלחו, התקבלו או נשמרו כטיוטה על ידי משתמשים בארגון
  • הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון

מה לא נכלל בקורס:

  • קבצים מקושרים
  • פריסות אימייל
  • הודעות שנשלחות דרך שירותים אחרים של Google, כמו יומן Google או Google Docs, אלא אם מופעלת אחסון מקיף של הודעות
  • תוכן דינמי בהודעות דינמיות
  • טיוטות שנמחקו וגרסאות של טיוטות שנשמרו אוטומטית
פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים.

הודעות שנמחקו ונמצאות בהחזקה תמיד גלויות ב-Vault, אבל לא גלויות למשתמשים

כשמשתמש מוחק הודעה שבהחזקה, הוא לא יכול יותר לגשת אליה, אבל היא לא נמחקת באופן סופי. אדמינים ב-Vault עם הרשאות מתאימות עדיין יכולים לחפש את ההודעה, לראות תצוגה מקדימה שלה ולייצא אותה באמצעות Vault.

אל תשתמשו בהרבה מונחים או במונחים מורכבים כדי לצמצם את החיפוש של ההחזקה

כדי לצמצם את ההודעות שההחזקה חלה עליהן, אפשר להזין מונחי חיפוש. אנחנו ממליצים מאוד לצמצם קודם את ההחזקות לפי חשבונות (משתמשים ספציפיים או יחידות ארגוניות קטנות יותר), ואז לצמצם את הקבוצה הקטנה יותר באמצעות מונחים.

במקרים נדירים, יכול להיות שמערכת עיבוד המדיניות של Google לא תהיה ניתנת להתאמה אם תגדירו הרבה החזקות לצורך משפטי בהיקף רחב, עם קבוצות מורכבות של תנאים לסינון ההודעות שבהחזקה. לדוגמה, יכול להיות שתגיעו למגבלה אם תגדירו כמה פריטים להחזקה לצורך משפטי עם היקפים שכוללים יותר מ-100,000 חשבונות, ותצמצמו אותם באמצעות מונחים מורכבים, כמו כמה כינויים והרבה הצהרות AND/OR. אם זה יקרה, יכול להיות שהארגון שלכם ייחסם זמנית ולא יוכל ליצור כללי מדיניות של אדמין ב-Google Workspace, כמו הוספת משתמשים חדשים או החלת כללי אבטחה חדשים.

החלת החזקה לצורך משפטי על הודעות ב-Gmail

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים.

  3. אם העניין כבר קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:

    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין, ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.

  4. לוחצים על החזקות ואז יצירה.

  5. מזינים שם ייחודי להחזקה.

  6. לוחצים על בחירת שירות ואז Gmail.

  7. לוחצים על המשך.

  8. בוחרים את היקף ההחזקה:

    • חשבונות ספציפיים –מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או קבוצה.

    • יחידה ארגונית –בוחרים יחידה ארגונית.

      הערה: מומלץ מאוד לא לבחור ביחידה הארגונית ברמה העליונה. לא תוכלו למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. מידע נוסף

  9. לוחצים על המשך.

  10. (אופציונלי) מגדירים את התנאים להחזקה:

    • תאריך שליחה –מזינים תאריכים כדי להגביל את ההחזקה להודעות שנשלחו בין תאריך ההתחלה לתאריך הסיום.
      • כדי להחזיק הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או אחריו, מזינים רק תאריך התחלה.
      • כדי להחזיק הודעות שנשלחו בתאריך מסוים או לפניו, מזינים רק תאריך סיום.
      • כדי להחזיק הודעות בלי קשר למועד השליחה שלהן, לא מזינים תאריך התחלה או תאריך סיום.

    • מונחים –מזינים מונחי חיפוש ואופרטורים כדי להחיל את ההחזקה לצורך משפטי רק על הודעות שתואמות למונחים.

      שימו לב:

      • כשהחשבון של המשתמש נמצא בהיקף של ההחזקה לצורך משפטי, אי אפשר למחוק את החשבון עד שההחזקה תוסר, גם אם אף אחת מההודעות שלו לא תואמת לתנאים. אם מגדירים החזקה ביחידה הארגונית ברמה העליונה ומצמצמים אותה באמצעות מונחים, אי אפשר למחוק משתמשים.
      • אי אפשר להשתמש ב-is:chat כדי להחיל החזקה לצורך משפטי ב-Gmail על הודעות צ'אט ב-Google Chat. כדי להחזיק הודעות בצ'אט, מגדירים החזקה ב-Chat.

  11. לוחצים על יצירה.

עריכת הכלה על הודעות ב-Gmail

אתם יכולים לשנות חלק מהפרמטרים של ההחזקה, אבל לא את השירות (למשל, מ-Gmail לשירות אחר) או את סוג ההיקף (למשל, מחשבונות ליחידה ארגונית).

  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים ואז על העניין שמכיל את ההחזקה.

  3. כדי לשנות את החשבונות או היחידות הארגוניות שההחזקה חלה עליהם:

    1. לוחצים על היקף.

    2. מוסיפים או מסירים חשבונות או משנים את היחידה הארגונית.

      הערה: אי אפשר להוסיף חשבונות להחזקה שחלה על יחידה ארגונית, ואי אפשר להוסיף יחידות ארגוניות להחזקה שחלה על חשבונות ספציפיים.

      אם תסירו את כל החשבונות, תתבקשו למחוק את ההחזקה.

    3. לוחצים על המשך.

  4. כדי לשנות את טווח תאריכי השליחה או את התנאים, לוחצים על תנאים.

    • תאריך השליחה – הרחבה או הגבלה של טווח התאריכים שחלה עליהם ההחזקה לצורך משפטי.
    • מונחים –אפשר להוסיף או להסיר מונחי חיפוש ואופרטורים כדי לשנות את ההודעות שחלה עליהן ההחזקה לצורך משפטי.

  5. לוחצים על שמירה.