Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?
במאמר הזה מוסבר איך לשמור הודעות Gmail ב-Google Vault.
כחלק מתוכנית ניהול המידע של הארגון, אתם יכולים לקבוע למשך כמה זמן הודעות Gmail יישמרו ב-Google Vault. אתם יכולים להשתמש בכללי שמירה כדי להגדיר כמה זמן לשמור את ההודעות ומתי למחוק אותן, אם בכלל.
כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.
מידע חשוב על שמירת נתונים ב-Gmail
לפני שמגדירים כללי שמירה מומלץ מאוד לקרוא את ההסבר על שמירת נתונים ולבדוק אילו סוגים של הודעות ב-Gmail נתמכים ב-Vault.
התנהגות מרכזית של שמירת נתונים ב-Gmail
- כשהודעה נכללת בהחזקה לצורך משפטי, Gmail לא יכול למחוק אותה לצמיתות, גם אחרי שכל תקופות השמירה הרלוונטיות מסתיימות.
- כללי שמירה מותאמים אישית ב-Gmail תמיד גוברים על כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Gmail.
- אם כמה כללי שמירה מותאמים אישית חלים על הודעה, Gmail שומר את ההודעה לפי הכלל עם תקופת השמירה שמסתיימת אחרונה.
- מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום יכולה לעכב את המחיקה הסופית של ההודעות.
התנהגות נוספת של שמירת נתונים ב-Gmail
אילו נתונים אפשר לשמור
מכוסה:
- הודעות והקבצים המצורפים שלהן שנשלחו, התקבלו או נשמרו כטיוטה על ידי משתמשים בארגון
- הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון
מה לא נכלל בקורס:
- קבצים מקושרים
- פריסות אימייל
- הודעות שנשלחות דרך שירותים אחרים של Google, כמו יומן Google או Google Docs, אלא אם מופעלת אחסון מקיף של הודעות
- תוכן דינמי בהודעות דינמיות
- טיוטות שנמחקו וגרסאות של טיוטות שנשמרו אוטומטית
כשהודעות ב-Gmail נמחקות באופן סופי
כדי ש-Gmail ימחק הודעה באופן סופי, ההודעה צריכה לעמוד בקריטריונים גם של Vault וגם של Gmail:
- הם לא נשמרים על ידי כללי שמירה.
- הוא לא בהמתנה.
- היא כוללת את התווית
^deletedשנוצרה על ידי המערכת של Gmail במשך 30 ימים לפחות.
אם ההודעה נכללת בכלל שמירה או בהחזקה לצורך משפטי, Vault לא מאפשר ל-Gmail למחוק אותה באופן סופי. אחרי שכל תקופות השמירה וההחזקות הרלוונטיות מסתיימות, מערכת Gmail בודקת אם אפשר למחוק את ההודעה באופן סופי על סמך משך הזמן שבו ההודעה מסומנת בתווית ^deleted.
כשהתווית ^deleted מוחלת
Gmail מוסיף את התווית ^deleted להודעות שאפשר להסיר ממערכות Google. הודעה מקבלת את התווית הזו כשמתרחשת אחת מהפעולות הבאות:
- משתמשי Gmail מרוקנים את האשפה או בוחרים הודעות באשפה ולוחצים על מחיקה סופית.
- הודעות שנמצאות באשפה במשך 30 ימים נמחקות אוטומטית מ-Gmail.
- תקופת השמירה מסתיימת בהודעה שעדיין אין לה את התווית
^deleted. - משתמשי Gmail מוחקים טיוטות של הודעות.
התווית ^deleted מסתירה הודעות ממשתמשי Gmail, והמשתמשים לא יכולים לשחזר את ההודעות האלה בלי עזרה מאדמין ב-Google Workspace. עם זאת, עדיין אפשר לחפש ולייצא הודעות עם התווית הזו באמצעות Vault עד שההודעות האלה יימחקו.
מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 יום
ל-Gmail יש מדיניות שמירה ששומרת הודעות למשך 30 יום לפחות אחרי שהתווית ^deleted הוחלה. המדיניות הזו מחליפה את כל כללי השמירה ב-Vault שהתוקף שלהם פג במהלך 30 הימים האלה.
כדי להבין טוב יותר איך מדיניות השמירה ל-30 יום של Gmail משפיעה על מועד המחיקה של ההודעות, כדאי לעיין בדוגמאות לשמירת הודעות.
שרשורים ב-Gmail מטופלים באופן שונה מהודעות בודדות
בשרשורי אימיילים, כללי השמירה חלים באופן הבא:
- אם הודעה אחת בשרשור נשמרת לפי כלל שמירה או החזקה לצורך משפטי, כל השרשור נשמר.
- כללי שמירה שמבוססים על תוויות משתמשים בתאריך של ההודעה האחרונה שסומנה בתווית בשרשור לצורכי שמירה.
לדוגמה, אם כלל שמירה שומר הודעות עם התווית project-A למשך 365 ימים, ולהודעה הראשונה בשרשור יש את התווית הזו, כל ההודעות בשרשור יישמרו למשך 365 ימים מהמועד שבו ההודעה הראשונה נשלחה. אם הודעה מאוחרת יותר בשרשור מקבלת את התווית project-A, כל ההודעות בשרשור נשמרות למשך 365 ימים מהמועד שבו ההודעה המאוחרת יותר נשלחה. אחרי שתוקף כלל השמירה פג ו-Gmail מוחק באופן סופי את ההודעות עם התוויות, יכול להיות עיכוב של עד 24 שעות במחיקה הסופית של ההודעות ללא התוויות.
הכללים חלים על תוויות, אבל לא על תוויות משנה מקוננות
אם יוצרים כלל שמירה מותאם אישית שמבוסס על תווית ב-Gmail, הכלל לא חל על תוויות משנה שמוטמעות. תוויות משנה לא נכללות כי הן לא מכילות באופן ישיר את התווית שעליה מבוסס הכלל.
לדוגמה, למשתמש יש תווית בשם קבלות ותווית משנה בשם נסיעות. אם מגדירים כלל שמירה לתווית קבלות, ההודעות עם התווית נסיעות לא נשמרות כי אין להן את התווית קבלות באופן ישיר.
קבצים מצורפים שנוספו ל-Drive מ-Gmail מכוסים על ידי כללי השמירה של Drive
כשפריט שמצורף להודעה ב-Gmail נוסף ל-Drive באמצעות התכונה הוספה ל-Drive, נוצר עותק של הפריט הזה ב-Drive. ההודעה והקובץ המצורף ב-Gmail כפופים למדיניות שמירת הנתונים של Gmail. הפריט שהועתק ל-Drive כפוף למדיניות השמירה של Drive.
דוגמאות לכללי שמירה ב-Gmail וההשפעה שלהם
דוגמה לכלל ברירת מחדל: שמירת כל ההודעות ללא הגבלת זמן
כלל ברירת המחדל הזה שומר את כל ההודעות ב-Gmail ביחידה הארגונית שנבחרה ללא הגבלת זמן. המשתמשים עדיין יכולים למחוק הודעות, וההודעות יוסרו מהאשפה שלהם אחרי 30 יום או כשהמשתמש ירוקן את האשפה. עם זאת, אדמינים ב-Vault עדיין יכולים לחפש ולייצא את ההודעות.
הגדרת כללים
- משך הזמן: ללא הגבלה
ההשפעה על הודעות שנשלחות ומתקבלות
| פעולת משתמש בהודעה שנשלחה או התקבלה | כש-Gmail מוסיף ^deleted תווית |
מתי Gmail מוחק את ההודעה |
|---|---|---|
|
המשתמש לא עושה כלום עם ההודעה |
אף פעם | אף פעם |
|
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה ומרוקן את האשפה יום אחד אחרי שההודעה נשלחה |
יום אחד אחרי השליחה | אף פעם |
|
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה יום אחד אחרי שההודעה נשלחה (אבל לא מרוקן את האשפה) |
31 ימים אחרי השליחה, כש-Gmail מסיר את ההודעה מהאשפה באופן אוטומטי | אף פעם |
ההשפעה על טיוטות של הודעות
| פעולת משתמש בטיוטת הודעה | כש-Gmail מוסיף ^deleted תווית |
מתי Gmail מוחק את ההודעה |
|---|---|---|
|
משתמש כותב טיוטה של הודעה אבל לא שולח אותה |
אף פעם | אף פעם |
|
המשתמש כותב טיוטה של הודעה ומוחק אותה בלי לשלוח אותה |
כשהמשתמש מוחק את הטיוטה | 30 ימים אחרי שהמשתמש מחק את הטיוטה (בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 ימים) |
דוגמה לכלל מותאם אישית: מחיקה סופית של הודעות שנמחקו אחרי 365 ימים
הגדרת הכלל
- משך הניסוי: 365 ימים
- פעולה אחרי תאריך התפוגה: רק הודעות שנמחקו לתמיד יימחקו באופן סופי
ההשפעה על הודעות שנשלחות ומתקבלות
| פעולת משתמש בהודעה שנשלחה או התקבלה | כש-Gmail מוסיף ^deleted תווית |
מתי Gmail מוחק את ההודעה |
|---|---|---|
|
המשתמש לא עושה כלום עם ההודעה |
אף פעם | אף פעם |
|
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה ומרוקן את האשפה יום אחד אחרי שההודעה נשלחה |
יום אחד אחרי השליחה | 365 ימים אחרי השליחה |
|
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה יום אחד אחרי שההודעה נשלחה (אבל לא מרוקן את האשפה) |
31 ימים אחרי השליחה, כש-Gmail מסיר את ההודעה מהאשפה באופן אוטומטי | 365 ימים אחרי השליחה |
| המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה ומרוקן את האשפה 360 ימים אחרי שההודעה נשלחה | 360 ימים אחרי השליחה | 390 ימים אחרי השליחה (30 ימים אחרי שהאשפה רוקנה בגלל מדיניות השימור של Gmail למשך 30 ימים) |
| המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה 400 ימים אחרי שההודעה נשלחה (אבל לא מרוקן את האשפה) | 430 ימים אחרי השליחה, כש-Gmail מסיר את ההודעה מהאשפה באופן אוטומטי | 460 ימים אחרי השליחה (30 ימים אחרי שההודעה הוסרה מהאשפה ב-Gmail בגלל מדיניות השמירה ל-30 ימים של Gmail) |
ההשפעה על טיוטות של הודעות
| פעולת משתמש בטיוטת הודעה | כש-Gmail מוסיף ^deleted תווית |
מתי Gmail מוחק את ההודעה |
|---|---|---|
|
משתמש כותב טיוטה של הודעה אבל לא שולח אותה |
אף פעם | אף פעם |
|
המשתמש כותב טיוטה של הודעה ומוחק אותה בלי לשלוח אותה |
כשהמשתמש מוחק את הטיוטה | 30 ימים אחרי שהמשתמש מחק את הטיוטה (בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 ימים) |
דוגמה לכלל מותאם אישית: מחיקה סופית של הודעות אחרי 365 ימים
הכלל הזה מאפשר ל-Gmail למחוק לצמיתות את כל ההודעות של היחידה הארגונית שנבחרה אחרי 365 ימים, כולל טיוטות והודעות שהמשתמשים לא מחקו.
הגדרת כללים
- משך הניסוי: 365 ימים
- החרגת טיוטות: לא מסומן (ediscovery.google.com בלבד)
- פעולה אחרי תאריך התפוגה: מחיקה סופית של הודעות מתיבות הדואר ב-Gmail והודעות שנמחקו באופן סופי. הכלל הזה מוחק טיוטות.
ההשפעה על הודעות שנשלחות ומתקבלות
| פעולת משתמש בהודעה שנשלחה או התקבלה | כש-Gmail מוסיף ^deleted תווית |
מתי Gmail מוחק את ההודעה |
|---|---|---|
|
המשתמש לא עושה כלום עם ההודעה |
365 ימים אחרי השליחה, כשתקופת השמירה מסתיימת | 395 ימים אחרי השליחה (30 ימים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת, בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 ימים) |
|
המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה ומרוקן את האשפה יום אחד אחרי שההודעה נשלחה |
יום אחד אחרי השליחה | 365 ימים אחרי השליחה, כשתקופת השמירה מסתיימת |
| המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה ומרוקן את האשפה 360 ימים אחרי שההודעה נשלחה | 360 ימים אחרי השליחה, כשהמשתמש מרוקן את האשפה | 390 ימים אחרי השליחה (30 ימים אחרי שהאשפה רוקנה בגלל מדיניות השמירה של Gmail למשך 30 ימים) |
| המשתמש מעביר את ההודעה לאשפה 360 ימים אחרי שההודעה נשלחה (אבל לא מרוקן את האשפה) | 365 ימים אחרי השליחה, כשתקופת השמירה מסתיימת | 395 ימים אחרי השליחה (30 ימים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת, בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 ימים) |
ההשפעה על טיוטות של הודעות
| פעולת משתמש בטיוטת הודעה | כש-Gmail מוסיף ^deleted תווית |
מתי Gmail מוחק את ההודעה |
|---|---|---|
|
משתמש כותב טיוטה של הודעה אבל לא שולח אותה |
365 ימים אחרי השליחה, כשתקופת השמירה מסתיימת | 395 ימים אחרי השליחה (30 ימים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת, בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 ימים) |
|
המשתמש כותב טיוטה של הודעה ומוחק אותה בלי לשלוח אותה |
כשהמשתמש מוחק את הטיוטה | 30 ימים אחרי שהמשתמש מחק את הטיוטה (בהתאם למדיניות השמירה של Gmail למשך 30 ימים) |
הגדרת כלל שמירה מותאם אישית ל-Gmail
- נכנסים אל vault.google.com.
- לוחצים על שמירה
כללים מותאמים אישית
יצירה. - בוחרים בשירות Gmail ולוחצים על המשך.
- בוחרים את היחידה הארגונית שהכלל יחול עליה. לוחצים על השדה כדי לפתוח את חלון הבחירה, ואז לוחצים על היחידה הארגונית.
- לוחצים על המשך.
(אופציונלי) בוחרים את התנאים שצריכים להתקיים כדי שההודעות ייכללו בכלל הזה:
- מזינים ערכים בשדה תאריך השליחה. אם מציינים רק תאריך התחלה, הכלל חל על כל ההודעות שנשלחו אחרי התאריך הזה. אם מציינים רק תאריך סיום, הכלל חל על כל ההודעות שנשלחו לפני התאריך הזה.
מזינים מונחים שההודעות צריכות להתאים להם. הערה:
- אפשר להשתמש בכל סימני החיפוש הנתמכים, חוץ מתווים כלליים לחיפוש (*).
- אם ביטוי המפתח או הערך מתחילים במקף, כמו -1000%, צריך לשים אותם במירכאות כדי לוודא שהם לא יפורשו כאופרטור
NOT. אי אפשר להשתמש ב-
is:chatכדי להחיל כלל שמירה של Gmail על הודעות צ'אט ב-Google Chat. כדי להגדיר כללי שמירה להודעות בצ'אט, צריך להגדיר כלל שמירה ב-Chat.אנחנו ממליצים לבדוק את התנאים שלך בחיפוש Vault כדי לוודא שהם מתאימים לנתונים כפי שציפית.
לוחצים על המשך.
בוחרים כמה זמן לשמור את ההודעות:
- כדי לשמור לתמיד את ההודעות שהכלל הזה חל עליהן, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
- כדי למחוק הודעות אחרי פרק זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.
אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם ההודעות כשתקופת השמירה מסתיימת:
- כדי למחוק לצמיתות רק הודעות שכבר רוקנו מהאשפה של המשתמשים, בוחרים באפשרות הראשונה.
- כדי למחוק לצמיתות את כל ההודעות, כולל הודעות שלא נמחקו אבל לא כולל טיוטות ותבניות אימייל, בוחרים באפשרות השנייה.
- כדי למחוק לצמיתות את כל ההודעות, כולל הודעות שלא נמחקו, טיוטות ותבניות של אימיילים, בוחרים באפשרות השלישית.
לוחצים על יצירה. אם הגדרתם תקופת שמירה, מסמנים את תיבת האישור ולוחצים על אישור.
הגדרת כלל ברירת המחדל לשמירה ב-Gmail
כלל ברירת המחדל לשמירה חל על הודעות Gmail שלא חל עליהן כלל מותאם אישית או מצב החזקה לצורך משפטי.
- נכנסים אל vault.google.com.
- לוחצים על שמירה. תיפתח רשימה של כללי ברירת מחדל.
- לוחצים על Gmail
. - בוחרים לכמה זמן לשמור את ההודעות:
- כדי לשמור לתמיד הודעות שהכלל הזה חל עליהן, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
- כדי למחוק הודעות אחרי פרק זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500.
אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם ההודעות כשתקופת השמירה מסתיימת:
- כדי למחוק באופן סופי רק הודעות שכבר נמחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
- כדי למחוק לצמיתות את כל ההודעות, כולל הודעות שלא נמחקו, טיוטות ותבניות, בוחרים באפשרות השנייה.
לוחצים על שמירה. ב-Vault תתבקשו לאשר שאתם מבינים את ההשפעות של הכלל. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי לשמור את הכלל.