שמירת הודעות מ-Google Chat באמצעות Vault

בעקבות השקת הצ'אט ב-Meet, נוצרות ב-Google Chat שיחות חדשות לפגישות עד 7 ימים לפני שהן מתחילות. הפגישות האלה יופיעו בכלי לניהול המרחבים של האדמין, וגם בכלי הדיווח ורישום הביקורות. חשוב לדעת: כל שיחה בפגישה שלא נעשה בה שימוש תימחק אוטומטית תוך 8 ימים מתאריך היצירה שלה.

הערה: עדכונים נוספים יושקו בחודשים הקרובים.

Vault

כשהצ'אט המתמשך לפגישה פועל, השיחות בפגישה נשמרות כמרחבים ב-Chat. השיחות האלה כפופות גם למדיניות שמירת הנתונים של הארגון ב-Google Chat ולכללים למניעת אובדן נתונים (DLP). כללי DLP למשתמשים לא רשומים לא חלים על שיחות בפגישות.

הגדרת המארח ברמת הפגישה

אם מארח הפגישה משבית את הצ'אט המתמשך לפגישה, ההודעות בפגישה יחזרו לגרסה הקודמת. ההודעות לא נשמרות ב-Google Chat ולא כפופות למדיניות שמירת הנתונים של הארגון. פרטים נוספים מופיעים במאמר איך משתמשים ב-Chat ב-Google Meet.

• הגדרות אדמין – בשלב הזה, אי אפשר להשבית את השיחות בפגישות לכל הדומיין. חשוב לדעת שהתכונה הזו נמצאת בפיתוח.
• מסוף Admin – פעילות של משתמשים חיצוניים, משתמשים שהצטרפו לשיחה ומשתמשים אנונימיים בשיחות של פגישות נכללת בדיווח על אירועים ביומן.

השיחות בפגישות יתחילו להופיע בקטע "מרחבים משותפים" בניהול המרחבים המשותפים ובדוחות של האדמינים. השיחות של הפגישות נוצרות על ידי המערכת, ולכן כל השיחות של הפגישות זמינות דרך יומני הביקורת, גם אם לא משתמשים בהן. היומנים האלה נמצאים במסוף Google Admin בקטע דיווח ביקורת וחקירה אירועים ביומן Chat.

במסגרת ההשקה של הצ'אט המתמשך לפגישה, יכול להיות שתבחינו בעלייה בנפח האחסון המדווח.

השיחות ב-Meet הן עכשיו מרחבים משותפים ב-Chat שנוצרו על ידי המערכת, ולכן יש שינויים בארבעה תחומים ספציפיים במסוף Admin. זו התנהגות צפויה.

דוחות של אפליקציות

הנתונים של דוח האפליקציות נמצאים בקטע דוחות דוחות של אפליקציות Google Chat.

יכול להיות שתבחינו בעלייה במדד "מרחבים משותפים שנוצרו" בתרשים של דוחות Chat. העלייה הזו משקפת את העובדה שהמערכת יוצרת מרחבים באופן אוטומטי 7 ימים לפני הפגישות שנקבעו. זה לא בהכרח מעיד על עלייה בפעילות המשתמשים הידנית.

הכלי לניהול המרחבים המשותפים

אפשר לגשת לשיחות בפגישות בכלי לניהול מרחבים משותפים בקטע אפליקציות Google Workspace הגדרות ל-Google Chat ניהול מרחבים משותפים.

המרחבים האלה מנוהלים כמו כל מרחב אחר ב-Chat, אבל הם יימחקו אוטומטית אם לא ישתמשו בהם. מידע נוסף מופיע בקטע "מחיקה אוטומטית של שיחות בצ'אט בפגישה" בהמשך.

הערה: אנחנו בודקים אפשרות להפריד בין שיחות שנוצרו על ידי המערכת בעדכון עתידי כדי להפחית את העומס בתצוגה הזו.

ביקורת וחקירה

היצירה של המרחבים האלה יוצרת אירועים מסוג "החדר נוצר" ביומני הביקורת של Chat.

היצירה של המרחבים האלה יוצרת אירועים מסוג החדר נוצר ביומני הביקורת של Chat. אפשר למצוא אותם בקטע דיווח ביקורת וחקירה אירועים ביומן של Chat.

הערה: למרות שהמרחבים האלה נוצרים על ידי המערכת, בשדה "הגורם" ביומן הביקורת יופיע מארגן הפגישה. השדה הזה מציין את המשתמש שעבורו הוכן המרחב.

Vault ו-Takeout

אם תתחילו ייצוא של נתונים ברמת הדומיין כשהצ'אט המתמשך לפגישה פועל, יכול להיות שתראו עלייה בנפח המרחבים בגלל הוספת מרחבים שנוצרו על ידי המערכת.

כלל ברירת המחדל לשמירת נתונים חל על כל הצ'אטים האישיים, ההודעות הקבוצתיות, השיחות בפגישות והמרחבים ב-Chat בארגון.

אפשר להחיל כלל שמירה מותאם אישית על קבוצות שונות של הודעות:

אם כמה כללי שמירה מותאמים אישית חלים על הודעה מסוימת, היא נשמרת בהתאם לכלל המותאם אישית שתוקפו פג אחרון.

כדי לשמור את כל ההודעות (צ'אטים אישיים, צ'אטים קבוצתיים והודעות במרחבים משותפים) באמצעות כללי שמירה מותאמים אישית, צריך ליצור לפחות שני כללים. אתם יוצרים כלל אחד לכל המרחבים המשותפים ב-Chat כדי לכסות הודעות במרחבים ובשיחות קבוצתיות מסוימות, ויוצרים כלל נוסף ליחידה הארגונית ברמה העליונה כדי לכסות צ'אטים אישיים והודעות קבוצתיות.

מה ההבדלים בין צ'אטים קבוצתיים למרחבים משותפים?

הערה: בניגוד לכללי שמירה ב-Gmail ובקבוצות Google, אי אפשר להשתמש במונחים כדי לטרגט כללי שמירה ב-Chat להודעות שמשויכות לחשבונות ספציפיים או שמכילות מילות מפתח ספציפיות.

צ'אטים ישירים

הצ'אטים האישיים הם בבעלות הארגון של המשתתף שיצר את השיחה. בדרך כלל, אבל לא תמיד, זה האדם ששולח את ההודעה הראשונה.

כשמשתתפים בצ'אט שייכים לאותו ארגון אבל חלים עליהם כללי שמירה שונים, חל כלל השמירה הארוך יותר מבין השניים. לדוגמה, משתתף 1 נמצא ביחידה ארגונית שכפופה לכלל שמירה שמוחק לצמיתות צ'אטים אישיים אחרי 7 ימים, והוא מתכתב בצ'אט עם משתתף 2 שנמצא ביחידה ארגונית שכפופה לכלל שמירה ללא הגבלת זמן של צ'אטים אישיים. לשני המשתתפים תהיה גישה לצ'אטים האישיים ללא הגבלת זמן, וחיפוש ב-Vault של כל אחד מהמשתתפים יחזיר הודעות של שני המשתמשים ללא הגבלת זמן.

צ'אטים אישיים עם משתמשים חיצוניים

בלי קשר לבעלות, כשמשתתפים שייכים לארגונים שונים, הצ'אטים האישיים נשמרים בהתאם לכללי השמירה של כל ארגון.

לדוגמה, חברה א' שומרת צ'אטים אישיים למשך שבוע וחברה ב' שומרת צ'אטים אישיים למשך שנתיים. מערכת Vault תשמור את הצ'אטים האישיים של האדמינים בחברה א' למשך שבוע, ואת הצ'אטים האישיים של האדמינים בחברה ב' למשך שנתיים. ב-Chat יש תקופת שמירה של 30 יום, שבה ההודעות נשמרות למשך 30 יום אחרי שהן נמחקות על ידי מדיניות שמירה או מדיניות מחיקה אוטומטית. במהלך התקופה הזו, ההודעות עדיין זמינות ב-Vault. אחרי שתקופת השמירה ב-Chat מסתיימת, הצ'אט האישי לא זמין יותר ב-Vault לאף אחת מהחברות.

הערה: מדיניות השמירה של הארגון שבבעלותו נמצאת השיחה חלה על השיחות בממשק המשתמש של המוצר, בעוד שהמדיניות של כל ארגון חלה על ההודעות ב-Vault. יכולים להיות מקרים שבהם המשתמשים יוכלו לראות את ההודעות לזמן ארוך יותר מהאדמין שלהם, למשל כשהמדיניות של הארגון שבבעלותו הצ'אט קובעת שהנתונים יישמרו לזמן ארוך יותר מאשר המדיניות של האדמין של האורח. במקרים כאלה, נרחיב את הרשאות הגישה ב-Vault כדי שיהיו זהות לפחות להרשאות הגישה של המשתמש.

מרחבים ב-Chat

כשמגדירים כלל שמירה שמוגדר כברירת מחדל או יוצרים כלל שמירה בהתאמה אישית ל-Chat, מערכת Vault יכולה לשמור הודעות רק במרחבים (כולל שיחות בפגישות) שההיסטוריה שלהם מופעלת. כללי השמירה ב-Chat שמוגדרים ליחידות ארגוניות לא חלים על הודעות במרחבים משותפים.

משתמשים חיצוניים במרחבים ב-Chat

אם המשתתפים שייכים לארגונים שונים, השיחה נשמרת לפי הכללים של הארגון של יוצר המרחב. אם משתמשים בארגון שלכם משתתפים במרחבים משותפים שבבעלות ארגון אחר, ההודעות האלה לא זמינות ב-Vault לשמירה, להחזקה לצורך משפטי, לחיפוש או לייצוא.

בכללי השמירה של Chat אין אפשרות למחוק באופן סופי רק הודעות שהמשתמשים מחקו. כלל שמירה עם תאריך תפוגה מוחק לצמיתות את כל ההודעות כשתקופת השמירה מסתיימת.

‫Google Chat מוחק באופן אוטומטי ולתמיד שיחות ריקות ולא פעילות שנוצרו על ידי המערכת (כמו שיחות של פגישות). המערכת יכולה ליצור שיחות לפגישות עד 7 ימים לפני שהפגישה אמורה להתחיל.

שיחות שנוצרו על ידי המערכת נמחקות רק אם כל התנאים הבאים מתקיימים:

• אין במרחב הודעות שנוצרו על ידי משתמשים, בין אם הן גלויות או נמחקו באופן זמני. הודעות שנוצרות על ידי המערכת (למשל, משתמשים שמצטרפים או עוזבים) לא נכללות.
• לא הוצמד כלום.
• אי אפשר לשלוח אימייל למרחב המשותף. מידע נוסף
• לא הייתה פעילות משתמש (למשל, שליחת הודעות, העלאת קבצים, שינויים ברשימת המשתתפים) בשיחה ב-8 הימים האחרונים.

  הערה: זה קרה רק אחרי 30 ימים בנובמבר ובתחילת דצמבר 2025, אבל מאז התקופה הזו צומצמה ל-8 ימים. יכול להיות שתבחינו בעלייה חדה בפעילות במהלך התקופה הזו, אבל היא אמורה לרדת באופן משמעותי בהמשך.

המחיקה של השיחות שנוצרו על ידי משתמשים או על ידי המערכת כוללת את שם השיחה ואת רשימת החברים. התהליך הזה לא מתנגש עם מדיניות שמירת ההודעות או עם החזקות לצורך משפטי ב-Google Vault, כי הוא חל רק על שיחות שאין בהן הודעות.

אדמינים יכולים למצוא רשומות של מחיקות ביומני הביקורת של Chat במסוף Google Admin.

שיחות ריקות ולא פעילות (צ'אטים קבוצתיים ומרחבים) נמחקות אוטומטית ולתמיד מ-Google Chat. זה קורה רק אם כל התנאים הבאים מתקיימים:

• אין במרחב הודעות שנוצרו על ידי משתמשים, בין אם הן גלויות או נמחקו באופן זמני. הודעות שנוצרות על ידי המערכת (לדוגמה, משתמשים שמצטרפים או עוזבים) לא נכללות.
• אין משאבים או משימות מוצמדים.
• אי אפשר לשלוח אימייל למרחב המשותף. פרטים נוספים מופיעים במאמר איך שולחים אימיילים למרחבים ב-Google Chat.
• לא הייתה פעילות משתמש בשיחה ב-30 הימים האחרונים. לדוגמה, לא נשלחו הודעות, לא הועלו קבצים ולא בוצעו שינויים במשתתפים.
• המרחב לא נמצא בתהליך העברה.

המחיקה כוללת את שם השיחה ואת רשימת המשתתפים. המרחב המשותף מועבר למצב "נמחק באופן זמני" למשך 60 יום. במהלך התקופה הזו, למרות שלמשתמשים אין גישה למידע, Google Vault מאפשר לאדמינים עם רישיון לאחזר מידע. בסיום 60 הימים, המרחב המשותף נמחק באופן סופי. התהליך הזה לא מתנגש עם מדיניות שמירת ההודעות או עם החזקות לצורך משפטי ב-Google Vault, כי הוא חל רק על שיחות שאין בהן הודעות.

אם אתם משתמשים במצב העברה כדי להעביר הודעות ל-Chat, אתם צריכים להעביר את כל המרחבים המשותפים תוך 90 יום.

למרחבים במצב העברה יש מגבלת זמן קשיחה של 90 יום להשקה. במהלך פרק הזמן הזה, אפליקציית ההעברה צריכה לייבא את כל התוכן למרחב ולהוציא את המרחב ממצב העברה. אם מרחב משותף לא יצא ממצב העברה עד היום ה-90, הוא יימחק אוטומטית מהאחסון. אחרי שהמרחב המשותף יוצא ממצב העברה, חלים עליו כללי השמירה הרגילים של Vault.