שימוש ב-Vault כדי לחפש בקבוצות Google

‫Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?

כחלק מפרויקטים של eDiscovery בנתונים של Google Workspace, אתם יכולים להשתמש ב-Vault כדי לחפש הודעות בקבוצות Google, לבדוק ולהדפיס את תוכן ההודעות, ולראות ולהוריד קבצים מצורפים.

מה צריך לדעת לפני שמחפשים

לפני שאתם מחפשים הודעות, מומלץ לעיין בהודעות בקבוצות Google שנתמכות ב-Vault ובשאלות נפוצות בנושא חיפוש ב-Vault.

חיפוש הודעות בקבוצות

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. עניינים מאפשרים לכם לקבץ יחד פריטים קשורים של שמירה, חיפוש וייצוא. העניינים לא מגבילים את הנתונים שאפשר לחפש – אפשר לחפש את כל הנתונים שיש לכם הרשאת גישה אליהם מכל עניין.

3. אם העניין שבו רוצים להריץ את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אם לא, יוצרים עניין:

   1. לוחצים על יצירה.
   2. מזינים שם לעניין, ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
   3. לוחצים על יצירה.

   הכרטיסייה חיפוש נפתחת.

4. בוחרים באפשרות קבוצות בשירות.

5. בוחרים את נתוני המקור לחיפוש:

   • כל הנתונים – חיפוש בכל ההודעות בארגון.
   • נתונים בהחזקה – חיפוש רק בהודעות שמוחזקות לצורך העניין.
   • נתונים שלא עובדו – חיפוש רק בהודעות שעדיין מעובדות בקבוצות Google או שלא ניתן להוסיף אותן לאינדקס. לפרטים, ראו את הקטע למה לחפש נתונים שלא עברו עיבוד? בדף הזה.

6. צריך להזין לפחות קבוצה אחת. אם מזינים כמה קבוצות, צריך להפריד ביניהן באמצעות פסיקים. אפשר לחפש עד 50 קבוצות.

7. (אופציונלי) בוחרים אזור זמן.

8. (אופציונלי) מזינים טווח של תאריך השליחה.

   • אם מזינים תאריך התחלה, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או אחריו.
   • אם מזינים תאריך סיום, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או לפניו.

9. (אופציונלי) בשדה מונחים, מזינים מונח חיפוש אחד או יותר:

   • כדי לחפש מילת מפתח אחת או יותר בהודעה, מזינים מילים מופרדות ברווחים. לדוגמה, project goals.
   • כדי לחפש ביטוי, צריך להוסיף מירכאות סביב המילים. לדוגמה,"project goals".
   • כדי לחפש לפי חשבון, תאריך, מאפייני הודעה או נושא, משתמשים באופרטורי חיפוש.

   מונחי החיפוש לא יכולים לכלול יותר מ-2,000 תווים.

10. לוחצים על אחת מהאפשרויות הבאות:

    • חיפוש – הפעלת החיפוש והצגת רשימה של הודעות שתואמות לשאילתה.
    • ספירה – חישוב מספר ההודעות שתואמות לשאילתת החיפוש ומספר החשבונות שיש בהם הודעות שתואמות לשאילתת החיפוש. כדי להוריד קובץ CSV של נתוני מספר השאילתות, לוחצים על הורדת החשבונות עם ההתאמות. מידע נוסף על הערכת ההיקף של שאילתה
    • ייצוא – ייצוא ישיר של תוצאות החיפוש בלי להציג תצוגה מקדימה של תוצאות החיפוש. מידע נוסף על ייצוא

11. אחרי שהחיפוש, הספירה או הייצוא מסתיימים, אפשר לבצע את הפעולות הבאות:

    • כדי לערוך את החיפוש, לוחצים על הרחבה.
    • כדי לפתוח תצוגה מקדימה של הודעה ושל השרשור שלה, לוחצים על ההודעה. מידע נוסף
    • כדי לייצא את תוצאות החיפוש, לוחצים על ייצוא. מידע נוסף
    • כדי לשמור את השאילתה, לוחצים על שמירה. מידע נוסף
    • כדי לנקות את כל השדות ולהתחיל חיפוש חדש, לוחצים על ניקוי.

תצוגה מקדימה של הודעות בתוצאות החיפוש

אחרי שמריצים חיפוש, אפשר לבדוק ולהדפיס את ההודעות שתואמות לשאילתה, ולצפות בקבצים המצורפים ולהוריד אותם.

1. ברשימת תוצאות החיפוש, לוחצים על ההודעה. רשימת ההודעות בשרשור נפתחת, והתוכן של ההודעה האחרונה בשרשור מוצג באופן אוטומטי.
   • הודעות עם מכילות קובץ מצורף אחד או יותר. לוחצים על ההודעה כדי להוריד את הקובץ המצורף או לצפות בו.
   • בשרשורים ארוכים, רק 100 ההודעות האחרונות זמינות בתצוגה המקדימה. עם זאת, ייצוא של תוצאות החיפוש כולל את כל ההודעות שתואמות לשאילתה, כולל הודעות שלא מופיעות בתצוגה המקדימה.
2. כדי להציג את התוכן של הודעה מסוימת, לוחצים עליה. כדי להציג את התוכן של כל ההודעות בשרשור, לוחצים על הסמל להרחבת כל ההודעות .
3. כדי לראות הודעה ואת כל תוכן הכותרת שלה, לוחצים על המקור.
4. כדי להדפיס הודעה ספציפית, לוחצים על הדפסה. כדי להדפיס את כל ההודעות בשרשור, לוחצים על הסמל להדפסת השרשור .