שימוש ב-Vault כדי לחפש ב-Google Chat

כדי לחפש הודעות צ'אט ב-Google Chat, לחצו כאן.

‫Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?

כחלק מפרויקטים של eDiscovery בנתונים של Google Workspace, אתם יכולים להשתמש ב-Vault כדי לחפש הודעות צ'אט ב-Google Chat, לבדוק את תוכן ההודעות ואת המשתתפים, להוריד קבצים מצורפים ולייצא את תוצאות החיפוש.

מה צריך לדעת לפני שמחפשים

לפני שאתם מחפשים הודעות צ'אט, מומלץ לעיין בהודעות ב-Chat שנתמכות ב-Vault ובשאלות הנפוצות בנושא חיפוש ב-Vault.

אילו נתונים אפשר לחפש ולייצא

חיפוש וייצוא:

  • ההודעות והקבצים המצורפים שנשלחו כשההיסטוריה פועלת
  • תוכן של קובץ מצורף מבוסס-טקסט
  • מטא-נתונים של הקובץ המצורף
  • צ'אטים ישירים שמשתמשים חיצוניים שלחו למשתמשים שלכם
  • הודעות שנשלחו על ידי משתמשים חיצוניים בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים משותפים של הארגון

לא נכללים בחיפוש או בייצוא:

  • הודעות שנשלחות כשההיסטוריה מושבתת
  • קבצים מקושרים
  • הודעות במרחבים משותפים חיצוניים ב-Chat
  • הודעות שהוצגו בתצוגה מקדימה
פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים ובסעיפים הבאים.

חיפוש הודעות צ'אט לפי חשבונות ספציפיים, יחידה ארגונית או מרחבים ושיחות קבוצתיות ספציפיים

חיפוש מבוסס-חשבון – חיפוש הודעות שנשלחו או התקבלו על ידי חשבונות ספציפיים או כל החשבונות ביחידה ארגונית. כברירת מחדל, החיפוש מתבצע רק בצ'אטים אישיים ובשיחות קבוצתיות שנוצרו לפני תחילת דצמבר 2020. אם רוצים, אפשר לכלול הודעות במרחבים משותפים ב-Chat שהחשבונות היו חברים בהם. מידע נוסף

חיפוש מבוסס-מרחבים ב-Chat – חיפוש הודעות בשיחות קבוצתיות שנוצרו אחרי תחילת דצמבר 2020 ובמרחבים. אי אפשר לחפש בכל המרחבים המשותפים. כדי לבחור מרחבים משותפים ושיחות קבוצתיות, צריך להזין את החשבון של אחד מהמשתתפים במרחב המשותף. מה ההבדלים בין צ'אטים קבוצתיים למרחבים משותפים?

שימוש במונחי חיפוש כדי לסנן את התוצאות

אתם יכולים לסנן את החיפוש לפי תאריך השליחה, אזור הזמן ומונחים אחרים כמו מילות מפתח, סוג הקובץ המצורף וסוג החדר. מידע נוסף על אופרטורי חיפוש ב-Chat

מערכת Vault מתאימה את תנאי החיפוש לכל הודעה. רק הודעות שתואמות לכל תנאי החיפוש מוחזרות. פרטים נוספים זמינים בדוגמאות.

אי אפשר לחפש או לייצא חלק מהקבצים שמשויכים להודעות

קבצים ששותפו באמצעות קישורים לא נכללים בחיפוש או בייצוא – כשמישהו משתף בהודעה קובץ שמאוחסן ב-Drive, ‏Chat מוסיף קישור במקום לצרף עותק של הקובץ להודעה. אפשר לחפש לפי כתובת ה-URL של הקובץ, אבל Vault לא מוסיף לאינדקס את הכותרת או התוכן של הקובץ. הקבצים לא נכללים כשמחפשים או מייצאים הודעות צ'אט.

קבצים שמצורפים להודעות צ'אט נכללים בחיפוש ובייצוא – ב-Vault, שם הקובץ של קבצים שמצורפים להודעות צ'אט מתווסף לאינדקס לצורך חיפוש. ‫Vault גם מוסיף לאינדקס את התוכן של רוב סוגי הקבצים שמבוססים על טקסט (לדוגמה, קבצים עם הסיומות ‎ .pdf,‏ ‎.xlsx ו-‎ .docx). הקבצים האלה נכללים כשמחפשים ומייצאים הודעות צ'אט, והם כפופים לכללי השמירה וההחזקה לצורך משפטי של Chat.

לראות תצוגה מקדימה של עד 1,500 הודעות

אתם יכולים לראות תצוגה מקדימה של עד 1,500 הודעות בתוצאות החיפוש, כולל ההודעות שמופיעות בהקשר. לפרטים על ההודעות לפי הקשר, אפשר לעיין בקטע תצוגה מקדימה של הודעות בתוצאות החיפוש שבדף הזה.

‫Vault מחפש במרחבים משותפים ב-Chat על סמך החברות בהם

בחיפושים שמבוססים על חשבון, Vault מחפש במרחבים המשותפים ב-Chat שהחשבון שחיפשתם, או כל חשבון ביחידה הארגונית, חבר בהם. אם החשבון כבר לא חבר במרחב משותף ב-Chat, ‏Vault מחפש רק את ההודעות שנשלחו לפני שהוא עזב.

מרחבים משותפים ומשתמשים חיצוניים ב-Chat – אי אפשר לחפש הודעות שנשלחו על ידי משתמשים בארגון שלכם במרחבים משותפים ב-Chat שנוצרו על ידי ארגון אחר.

אתם יכולים לחפש הודעות שנשלחו על ידי משתמשים חיצוניים במרחבים משותפים ב-Chat שנוצרו על ידי מישהו מהארגון שלכם.

נתונים בהחזקה – אתם יכולים להגביל את החיפוש לנתונים בהחזקה, שהם הודעות שמשויכות לחשבון משתמש שבהחזקה. במקרה כזה, Vault מחפש הודעות אם משתמש שנמצא בהחזקה לצורך משפטי ותואם לפרמטרים של החיפוש היה חבר במרחב המשותף. אם כל המשתמשים שהוחלה עליהם החזקה עוזבים את המרחב המשותף ב-Chat, חיפוש של הודעות שהוחזקו יחזיר רק הודעות שנשלחו לפני שהמשתמש האחרון שהוחלה עליו החזקה עזב.

מרחבים ב-Chat במצב העברה

מרחבים משותפים ב-Chat שנמצאים במצב העברה לא יופיעו בתוצאות החיפוש. אחרי שההעברה של מרחב משותף מסתיימת, הוא מופיע בתוצאות כמו מרחבים משותפים רגילים.

דוגמאות לחיפוש ב-Chat

איך מונחי החיפוש חלים על הודעות במרחבים ב-Chat

לדוגמה, נניח שבמרחב משותף מסוים מתנהלת השיחה הבאה:

Participant 1: hi
Participant 2: hello

אם אתם משתמשים במונחי חיפוש, תהליך החיפוש, התצוגה המקדימה והייצוא מעבד את ההודעות באופן הבא:

מונח חיפוש איך פועלים החיפוש, התצוגה המקדימה והייצוא של מרחבים משותפים ב-Chat
hi

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 1 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

תצוגה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 1 ואת כל ההודעות במרחב המשותף או בשרשור (בחדרים עם שרשורים) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hello

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 2 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

תצוגה מקדימה וייצוא: כוללים את ההודעה של משתתף 2 ואת כל ההודעות במרחב המשותף או בשרשור (בחדרים עם שרשורים) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hi hello

לא יוחזרו או ייצאו הודעות כי אין הודעה ספציפית שמכילה את שני מונחי החיפוש.
hi from:participant1@example.com

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 1 מוחזרת כי רק היא תואמת לשני מונחי החיפוש.

תצוגה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 1 ואת כל ההודעות במרחב המשותף או בשרשור (בחדרים עם שרשורים) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hi from:participant2@example.com לא יוחזרו או ייצאו הודעות כי אין הודעה ספציפית שתואמת לשני מונחי החיפוש.
‑hi from:participant1@example.com אף הודעה מהשיחה לדוגמה לא מוחזרת או מיוצאת, כי אין הודעה ספציפית שתואמת לשני מונחי החיפוש.
‑hi from:participant2@example.com

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 2 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

תצוגה מקדימה וייצוא: כוללים את ההודעה של משתתף 2 ואת כל ההודעות במרחב שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. עניינים מאפשרים לכם לקבץ יחד פריטים קשורים של שמירה, חיפוש וייצוא. העניינים לא מגבילים את הנתונים שאפשר לחפש – אפשר לחפש את כל הנתונים שיש לכם הרשאת גישה אליהם מכל עניין.
  3. אם העניין שבו רוצים להריץ את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אם לא, יוצרים עניין:
    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין, ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה. הכרטיסייה חיפוש נפתחת באופן אוטומטי.
  4. בוחרים בשירות Chat.
  5. בוחרים את נתוני המקור לחיפוש:
    • כל הנתונים – חיפוש בכל ההודעות בארגון.
    • נתונים בהחזקה – חיפוש רק בהודעות שמוחזקות לצורך העניין.
  6. בוחרים את הישות שרוצים לחפש:
    • חשבונות ספציפיים – מזינים עד 5,000 כתובות אימייל של חשבונות.
    • יחידה ארגונית – חיפוש חשבונות ביחידה ארגונית ספציפית ברמת צאצא.
      • אי אפשר לחפש ביחידה הארגונית ברמה העליונה (כל הארגון). אם תבחרו ביחידה הזו, לא תקבלו תוצאות.
      • אם ליחידה הארגונית יש יחידות צאצא ארגוניות, החיפוש מתבצע גם בחשבונות שביחידות הצאצא הארגוניות.
      • אם יש לכם מבנה ארגוני גדול, יכול להיות שלא יוצגו תוצאות אם תבחרו ביחידה ארגונית ברמה העליונה. במקום זאת, צריך לבחור יחידת בת ארגונית ספציפית.
      • בכל יחידה ארגונית יכולים להיות עד 5,000 חברים.
  • מרחבים משותפים ב-Chat – חיפוש במרחב משותף אחד או יותר:
    1. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חברים במרחבים המשותפים שרוצים לחפש בהם.
    2. לוחצים על Find (חיפוש).
    3. ברשימת המרחבים, בוחרים את המרחבים שרוצים לחפש בהם ולוחצים על הוספה.
  1. (אופציונלי) אם מחפשים בחשבונות או ביחידה ארגונית, כדי לכלול הודעות במרחבים משותפים, לוחצים על "הכללת הודעות במרחבים משותפים ב-Chat" . ‫Vault מחפש במרחב רק אם החשבון שחיפשתם הוא חבר במרחב.
  2. (אופציונלי) בוחרים אזור זמן.

  3. (אופציונלי) מזינים טווח של תאריך השליחה.

    הערה: אם מזינים תאריכים, Vault מחזיר את כל השיחות שכוללות הודעות בטווח התאריכים הזה ותואמות למונחי השאילתה. יכול להיות שהתוצאות יכללו גם הודעות שתואמות למונחי השאילתה אבל לא נמצאות בטווח התאריכים.

    • אם מזינים תאריך התחלה, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או אחריו.
    • אם מזינים תאריך סיום, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או לפניו.

  4. (אופציונלי) בשדה מונחים, מזינים מונח חיפוש אחד או יותר:

    מונחי החיפוש לא יכולים לכלול יותר מ-2,000 תווים.

    • כדי לחפש מילת מפתח אחת או יותר בהודעה, מזינים מילים עם סימן פלוס (+) לפניהן ומופרדות ברווחים. לדוגמה, +project +goals.
    • כדי לחפש ביטוי, צריך להוסיף מירכאות למילים ולפניהן סימן פלוס (+). לדוגמה, +"project goals".
    • כדי לחפש רק בצ'אטים אישיים, כותבים is:dm. כדי לחפש רק הודעות במרחבים, כותבים is:room.
    • כדי לחפש לפי חשבון, תאריך או מאפייני הודעה, משתמשים בסימנים או במילים למיקוד החיפוש.
    • לוחצים על אחת מהאפשרויות הבאות:
    • חיפוש – הפעלת החיפוש והצגת רשימה של הודעות שתואמות לשאילתה.
    • ייצוא – ייצוא ישיר של תוצאות החיפוש בלי להציג תצוגה מקדימה של תוצאות החיפוש. מידע נוסף על ייצוא

  5. אחרי שהחיפוש או הייצוא מסתיימים, אתם יכולים לבצע את הפעולות הבאות:

    • כדי לערוך את החיפוש, לוחצים על הרחבה.
    • כדי לפתוח תצוגה מקדימה של הודעה ושל השיחה שלה, לוחצים על ההודעה.
    • כדי לייצא את תוצאות החיפוש, לוחצים על ייצוא. מידע נוסף
    • כדי לשמור את השאילתה, לוחצים על שמירה. מידע נוסף
    • כדי לנקות את כל השדות ולהתחיל חיפוש חדש, לוחצים על ניקוי.

תצוגה מקדימה של הודעות בתוצאות החיפוש

אחרי שמריצים חיפוש, אפשר לבדוק את ההודעות שתואמות לשאילתה, לבדוק את המשתתפים ולהוריד קבצים מצורפים.

כדי לראות תצוגה מקדימה של הודעה, לוחצים על ההודעה ברשימת תוצאות החיפוש. תיפתח רשימה של הודעות.

כדי לספק הקשר להודעות תואמות בצ'אטים אישיים, בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים משותפים עם שרשורים, Vault כולל הודעות שנשלחו 12 שעות לפני ההודעה התואמת ו-12 שעות אחריה. פרטים נוספים זמינים במאמר היקף החיפוש והייצוא של Chat ב-Vault.

הודעות עם מכילות קובץ מצורף אחד או יותר. כדי להוריד קובץ מצורף, פותחים את ההודעה בתצוגה מקדימה ולוחצים על הורדה.