שימוש ב-Vault כדי לחפש ב-Gmail

חיפשת:

• ‫1MB הראשונים של הטקסט והקבצים המצורפים של ההודעה
• הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון
• כותרות ונושאים של הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי שולחים חיצוניים
• טיוטות, כולל טיוטות שנמחקו וגרסאות שנשמרו אוטומטית
• הכותרת והנושא של אימיילים שמוצפנים מצד הלקוח, שלא מוצפנים

לא נכללו בחיפוש:

• התוכן של הודעות במצב סודי שנשלחות על ידי שולחים חיצוניים
• קבצים מקושרים
• פריסות אימייל
• הודעות שנשלחות דרך שירותים אחרים של Google, כמו יומן Google או Google Docs, אלא אם מופעלת אחסון מקיף של הודעות
• תוכן דינמי בהודעות דינמיות
• הטקסט המוצפן של תוכן האימיילים שמוצפנים מצד הלקוח

נתוני Gmail של משתמש יכולים לכלול 3 סוגים של טיוטות של הודעות. אתם יכולים להחריג את כל הטיוטות או רק סוגים מסוימים של טיוטות מתוצאות החיפוש ומהייצוא:

• כדי להחריג את כל סוגי הטיוטות, מסמנים את התיבה החרגת טיוטות לפני החיפוש. התצוגות המקדימות עדיין כוללות גרסאות שנשמרו באופן אוטומטי של טיוטות של הודעות, אבל הן לא נכללות כשמייצאים.
• כדי לוודא שטיוטות שנשמרו אוטומטית לא ייכללו בחיפוש, צריך להוסיף את האופרטור הבא למונחי החיפוש: -label:^r_ad.
• כדי לוודא שטיוטות שנמחקו וגרסאות שנשמרו אוטומטית לא ייכללו בחיפוש, ורק טיוטות שלא נשלחו ייכללו בו, צריך להוסיף את האופרטור -(label:^deleted AND label:drafts) למונחי החיפוש. התצוגה המקדימה עדיין תכלול גרסאות שנשמרו באופן אוטומטי של טיוטות של הודעות, אבל הן לא ייכללו בייצוא.

צריך להוסיף את האופרטור הבא למונחי החיפוש: -label:^admin_quarantine.

מידע נוסף על הכנסת הודעות להסגר על ידי האדמין

כדי לוודא שאתם מקבלים את כל הנתונים שרלוונטיים לבקשה, כדאי לחפש בנתונים שלא עברו עיבוד. הנתונים שלא עברו עיבוד כוללים:

• התוכן בהודעות ובקבצים המצורפים ש-Gmail עדיין מוסיף לאינדקס.
• בהודעות ובקבצים מצורפים גדולים, שבהם רק ה-1MB הראשון נוסף לאינדקס, התוכן שמעבר ל-1MB.
• קבצים מצורפים שלא ניתן היה להמיר לטקסט ולהוסיף לאינדקס.

ב-Vault, אימיילים שהוצפנו מצד הלקוח נשמרים ומוחזקים כמו קבצים אחרים.

• אתם יכולים לראות תצוגה מקדימה של המטא-נתונים הלא מוצפנים של האימייל, כמו הנושא, השולח והנמען.
• התוכן המוצפן של האימייל יופיע כקובץ מצורף מסוג smime.p7m או smime.p7s בתצוגה המקדימה של החיפוש. כדי לראות את התוכן, צריך ליצור ייצוא. כדי לפענח ייצוא בפורמט mbox, אתם יכולים להשתמש בכלי לפענוח (בטא). כדי לראות אימיילים עם הצפנה מצד הלקוח בפורמט PST, צריך לייבא את קובץ ה-p7m של כל משתמש ל-Microsoft Outlook.

מידע נוסף על הצפנה מצד הלקוח

אתם יכולים לחפש הודעות שמשויכות למשתמש מסוים, בלי לגשת לחשבון שלו. כשמתחילים חיפוש, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע "נתוני המקור", בוחרים באפשרות כל הנתונים.
• בקטע "ישות", בוחרים באפשרות חשבונות ספציפיים ומזינים את כתובת האימייל של המשתמש.
• (אופציונלי) מצמצמים את החיפוש באמצעות מונחים כמו:
  • כדי למצוא רק הודעות שנשלחו מהחשבון הספציפי, מזינים from:email_address.
  • כדי למצוא רק הודעות שהתקבלו בחשבון הספציפי, מזינים to:email_address. החיפוש הזה מחזיר אימיילים שבהם החשבון הספציפי היה בשדות "אל", "עותק" או "עותק מוסתר". הוא לא מחזיר אימיילים שנשלחו לקבוצות שהחשבון רשום אליהן.

אתם יכולים לחפש הודעות שנשלחו בין משתמשים ספציפיים. הדוגמאות הבאות הן ל-2 משתמשים, אבל אפשר להוסיף עוד חשבונות. כשמתחילים חיפוש, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע "נתוני המקור", בוחרים באפשרות כל הנתונים.
• בקטע "ישות", בוחרים באפשרות חשבונות ספציפיים ומזינים את אחת מכתובות האימייל של המשתמשים. אין צורך להזין את שניהם כאן.
• לצמצם את החיפוש באמצעות מונחים:
  • כדי למצוא הודעות שנשלחו בין שני החשבונות, כשכל אחד מהם יכול להיות השולח או הנמען, מזינים from:(email_address_1 OR email_address_2) AND to:(email_address_1 OR email_address_2).
  • כדי למצוא הודעות שנשלחו מחשבון אחד לחשבון אחר, מזינים from:sender_email_address AND to:receiver_email_address. הערה: אם למשתמשים שאתם מתעניינים בהם יש הרבה חשבונות, ודאו שאתם מתאימים את כל כתובות האימייל שלהם לפי הדוגמה הקודמת והזינו את כל החשבונות.

אתם יכולים לבדוק אילו חשבונות שלחו או קיבלו הודעות ממשתמשים בחברה אחרת. כשמתחילים חיפוש, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע "נתוני המקור", בוחרים באפשרות כל הנתונים.
• בוחרים באפשרות כל החשבונות בתור הישות.
• לצמצם את החיפוש באמצעות מונחים:
  • כדי למצוא הודעות שנשלחו למשתמש כלשהו בחברה אחרת, מזינים to:*@example.com. החיפוש הזה מחזיר אימיילים שבהם חשבון כלשהו בדומיין שצוין היה בשדות "אל", "עותק" או "עותק מוסתר".
  • כדי למצוא הודעות שנשלחו למשתמשים בארגון שלכם מכל משתמש בחברה אחרת, מזינים from:*@example.com.

כדי למצוא הודעות מקבוצות בחיפוש ב-Gmail, אי אפשר לציין את כתובת האימייל של הקבוצה כחשבון לחיפוש. במקום זאת, צריך להשתמש בפרמטרים הבאים:

• בוחרים באפשרות כל החשבונות בתור הישות.
• כדי לחפש מונחים, מזינים from:group_address. לדוגמה, כדי למצוא הודעות שנשלחו לקבוצה sales@solarmora.com, מזינים from:sales@solarmora.com.

הערה: הגישה הזו מחזירה הודעות רק אם משתמש אחד או יותר נרשמו לקבוצה, הם מקבלים תקציר מקוצר או אימיילים של תקציר, וההודעות עדיין זמינות ל-Vault (לא נמחקו ונמחקו באופן סופי).

אתם יכולים לבדוק אילו חשבונות שלחו או קיבלו הודעות שמכילות מילה, ביטוי או קובץ מצורף ספציפיים. כשמתחילים חיפוש, משתמשים בפרמטרים הבאים:

• בקטע "נתוני המקור", בוחרים באפשרות כל הנתונים.
• בוחרים באפשרות כל החשבונות בתור הישות.
• לצמצם את החיפוש באמצעות מונחים:
  • כדי לחפש הודעות שמכילות מילה מסוימת, מזינים word. אם תזינו הרבה מילים, החיפוש יחזיר רק הודעות שמכילות את כל המילים. ‫Vault מחפש ב-1MB הראשונים של הטקסט בהודעה ובקבצים המצורפים. אי אפשר להגביל את החיפוש רק לטקסט של הקובץ המצורף או לטקסט של ההודעה.
  • כדי למצוא הודעות שמכילות ביטוי ספציפי, מזינים את המילים במירכאות כפולות, למשל "project alpha". החיפוש לא תלוי אותיות רישיות, ולכן יוחזרו הודעות שמכילות את Project Alpha, Project alpha, project Alpha או project alpha.
  • כדי למצוא הודעות עם קובץ מצורף, מזינים has:attachment. כדי למצוא הודעות עם קובץ מצורף שמכיל מילת מפתח בשם הקובץ, מזינים filename:word.