Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar la conservación para preservar elementos en Drive de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de conservación. Puedes aplicar una retención a cuentas individuales o a todas las cuentas de una unidad organizacional y, de manera opcional, incluir unidades compartidas. Las grabaciones de Google Meet y los registros asociados se incluyen en las retenciones de Drive, al igual que los sitios creados en la nueva versión de Google Sites. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos en conservación están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos.
Información importante sobre las unidades y las retenciones
Antes de establecer suspensiones, te recomendamos que leas el artículo Primeros pasos con las suspensiones en Google Vault y revises los tipos de datos admitidos para Drive, Meet y Sites.
Qué datos se pueden conservar
Cobertura:
- La mayoría de los archivos en las unidades de los usuarios y las unidades compartidas La conservación en Drive se aplica a los elementos que pertenecen a los usuarios o las organizaciones sujetos a la conservación, y a la mayoría de los elementos que se comparten directamente con ellos.
- Las unidades compartidas de un usuario están sujetas a la retención solo si se marca la casilla Incluir unidades compartidas.
No se incluyen los siguientes temas:
- Carpetas y accesos directos de Drive
- Archivos vinculados
- Archivos externos compartidos con tus usuarios
- Sitios creados en la versión clásica de Sites
- Archivos que se comparten con un usuario y, luego, se dejan de compartir
- Archivos compartidos con el usuario a través de un alias o la pertenencia a un grupo de Google (no directamente con su cuenta)
- Archivos que quitó de una unidad compartida un usuario que no está en espera
Para obtener más información, consulta Servicios y tipos de datos compatibles (secciones para Drive, Meet y Sites).
Los elementos borrados en conservación siempre son visibles en Vault, pero no para los usuarios
Cuando un usuario o una regla de retención borran un archivo en conservación, el usuario ya no puede acceder a él, pero el archivo no se borra definitivamente. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, aún puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el archivo con Vault.
¿Cómo afecta una retención a una unidad compartida?
Los archivos de una unidad compartida no se conservan con una suspensión en los siguientes casos:
-
Miembro de una unidad compartida:
- mueve un archivo fuera de una unidad compartida y ese miembro no está en espera.
- Quita de la unidad compartida a un miembro que está en espera actualmente y no hay otros miembros en espera.
- Ningún miembro de la unidad compartida está en espera.
Los archivos de una subcarpeta de la unidad compartida no se conservan con una suspensión si un administrador de la unidad compartida limita el acceso a la subcarpeta de modo que el usuario en suspensión no tenga acceso a ella.
Cuando se borra una unidad compartida, los archivos que contiene están sujetos a las siguientes situaciones de bloqueo:
-
Si un usuario es miembro directo de la unidad compartida borrada (no es miembro a través de un Grupo de Google) y está sujeto a una retención, los archivos de la unidad compartida se conservan hasta que se quite la retención. Después de que se quita la conservación del usuario, y si los archivos no están sujetos a otra conservación o regla de retención, se borran.
-
Si un usuario no es miembro de la unidad compartida borrada, pero tiene acceso directo a un archivo de la unidad (no como miembro de un Grupo de Google ni a través de un alias) y está sujeto a una retención, solo se conservará ese archivo hasta que se quite la retención del usuario. Se borran los archivos que no coinciden con una regla de retención o una conservación.
Cómo aplicar una retención en archivos de Drive, Meet y Sites
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
- Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
- Haz clic en Crear.
- Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
- Haz clic en Crear.
- Haz clic en Retenciones
Crear. - Ingresa un nombre único para la retención.
- Haz clic en Elegir servicio Drive.
- Haz clic en Continuar.
Selecciona el alcance de la retención:
- Cuentas específicas: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de cuentas o grupos.
Unidad organizativa: Selecciona una unidad organizativa.
Nota: Te recomendamos que no selecciones la unidad organizativa superior. No podrás borrar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización. Más información
Elige si quieres que la retención incluya elementos de unidades compartidas y, luego, haz clic en Continuar.
Haz clic en Crear.
Cómo editar una retención en archivos de Drive, Meet y Sites
Puedes cambiar algunos parámetros de la retención, pero no el servicio (por ejemplo, de Drive a otro servicio) ni el tipo de alcance (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la retención.
Para cambiar las cuentas o las unidades organizativas que abarca la conservación, haz lo siguiente:
- Haz clic en Permiso.
Agregar o quitar cuentas, o cambiar la unidad organizativa
Nota: No puedes agregar cuentas a una retención que abarque una unidad organizativa, ni puedes agregar unidades organizativas a una retención que abarque cuentas específicas.
Si quitas todas las cuentas, se te pedirá que borres la retención.
Haz clic en Continuar.
Para cambiar si la retención se aplica a las unidades compartidas, haz clic en Alcance
Incluir elementos en unidades compartidas.Haz clic en Guardar.