تجميد بيانات Drive وMeet و"مواقع Google"

في إطار مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية للبيانات" في Google Workspace، يمكنك استخدام عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ بالعناصر في Drive إلى أجل غير مسمى لاستيفاء الالتزامات القانونية أو الالتزامات المتعلقة بالاحتفاظ. يمكنك تطبيق عملية تجميد بيانات على حسابات فردية أو جميع الحسابات في وحدة تنظيمية، واختيار تضمين مساحات تخزين سحابي مشتركة. يتم تضمين تسجيلات Google Meet والسجلات ذات الصلة في عمليات تجميد البيانات على Drive، وكذلك المواقع الإلكترونية التي تم إنشاؤها في الإصدار الجديد من "مواقع Google". تلغي عمليات تجميد البيانات قواعد الاحتفاظ بالبيانات، حيث تتم حماية البيانات الخاضعة للتجميد من قواعد إدارة البيانات العادية التي قد تؤدي إلى إزالتها نهائيًا، إذا لم يتم تجميدها.

معلومات مهمة عن Drive وعمليات تجميد البيانات

قبل إعداد عمليات تجميد البيانات، ننصحك بقراءة بدء استخدام عمليات تجميد البيانات في Google Vault ومراجعة أنواع البيانات المتوافقة مع Drive وMeet و"مواقع Google".

البيانات التي يمكن تجميدها

البيانات المشمولة:

  • معظم الملفات في مساحات التخزين السحابي المشتركة ومساحات Drive للمستخدمين تنطبق عملية الاحتفاظ بالبيانات في Drive على الملفات المملوكة للمستخدمين والتي تمت مشاركتها مباشرةً معهم أو مع المؤسسات المشمولة بعملية الاحتفاظ بالبيانات.
  • لا تخضع مساحات التخزين السحابي المشتركة الخاصة بالمستخدم لعملية تجميد البيانات إلا إذا تم وضع علامة في المربّع تضمين مساحات التخزين السحابي المشتركة.

البيانات غير المشمولة:

  • المجلدات واختصارات Drive
  • الملفات المرتبطة
  • الملفات الخارجية التي تتم مشاركتها مع المستخدمين
  • المواقع الإلكترونية التي تم إنشاؤها في الإصدار الكلاسيكي من "مواقع Google"
  • الملفات التي تمت مشاركتها ثم إلغاء مشاركتها مع مستخدم
  • الملفات التي تمت مشاركتها مع المستخدم من خلال العنوان البديل للبريد الإلكتروني أو انتساب في المجموعة في مجموعة Google (وليس مباشرةً مع حسابه)
  • الملفات التي أزالها مستخدم من مساحة تخزين سحابي مشتركة ولم يتم تجميد بياناته

للتعرُّف على التفاصيل، يُرجى الاطلاع على أنواع الخدمات والبيانات المتوافقة (الأقسام المتعلقة بتطبيقات Drive وMeet و"مواقع Google").

تظل العناصر المحذوفة الخاضعة للتجميد مرئية دائمًا في Vault، ولكنها لا تكون مرئية للمستخدمين

عند حذف مستخدم لملف خاضع لعملية تجميد بيانات أو قاعدة احتفاظ بالبيانات، لا يمكن للمستخدم الوصول إلى الملف بعد ذلك، ولكن لن تتم إزالة الملف نهائيًا. بصفتك مشرف Vault يمتلك الامتيازات المناسبة، لا يزال بإمكانك البحث عن الملف ومعاينته وتصديره باستخدام Vault.

كيف تؤثر مساحة تخزين سحابي مشتركة في عملية الاحتفاظ بالبيانات؟

لا يمكن إخضاع البيانات في مساحة تخزين سحابي مشتركة لتجميد فوري. فيتم تجميد هذه البيانات (وفقًا للمَعلمات أدناه) إذا كان مالكها عضوًا في هذه المساحة وتم وضع علامة في المربّع تضمين مساحات Drive المشتركة.

عند تجميد البيانات في مساحة تخزين سحابي مشتركة، لا يتم الاحتفاظ بالملفات في حال:

  • عضو في مساحة تخزين سحابي مشتركة:
    • نقل ملف خارج مساحة التخزين السحابي المشتركة، وكان العضو غير خاضع لعملية تجميد بيانات.
    • إزالة أحد الأعضاء الخاضعين حاليًا لعملية تجميد بيانات من مساحة التخزين السحابي المشتركة، ولم يكن أيّ عضو آخر خاضعًا لعملية تجميد بيانات
  • عدم تجميد بيانات أي عضو في مساحة التخزين السحابي المشتركة

عند تجميد الملفات في مجلّد فرعي ضمن مساحة تخزين سحابي مشتركة، لا يتم الاحتفاظ بالبيانات إذا فرض أحد مدراء المساحة قيودًا على إمكانية الوصول إلى المجلّد الفرعي لمنع المستخدم الخاضع لعملية التجميد من الوصول إليه.

عند حذف مساحة تخزين سحابي مشتركة، تخضع الملفات المتاحة فيها لسيناريوهات عمليات تجميد البيانات التالية:

  • إذا كان المستخدم عضوًا مباشرًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة المحذوفة (وليس عضوًا من خلال مجموعة Google) ويخضع لعملية تجميد بيانات، يتم الاحتفاظ بالملفات في المساحة إلى أن تتم إزالة عملية تجميد البيانات. وبعد إزالة التجميد، يتم حذف الملفات في حال لم تخضع لعملية تجميد أخرى أو لقاعدة احتفاظ بالبيانات.

  • إذا لم يكن المستخدم عضوًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة المحذوفة إلا أنّه يملك إذن وصول مباشر إلى ملف في تلك المساحة (ليس كعضو في مجموعة Google أو من خلال عنوان بديل للبريد الإلكتروني) وكان خاضعًا لعملية تجميد بيانات، سيتم الاحتفاظ بذلك الملف فقط إلى أن تتم إزالة عملية تجميد البيانات المفروضة على المستخدم. تُحذَف الملفات التي لا تتطابق مع إحدى قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو إحدى عمليات تجميد البيانات.

تجميد ملفات Drive وMeet و"مواقع Google"

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على المسائل القانونية.
  3. إذا كانت المسألة القانونية متوفِّرة من قبل، انقر عليها لفتحها. وبخلاف ذلك، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:
    1. انقر على إنشاء.
    2. أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
    3. انقر على إنشاء.
  4. انقر على عمليات تجميد البيانات ثم إنشاء.
  5. أدخِل اسمًا فريدًا لعملية تجميد البيانات.
  6. انقر على اختيار الخدمة ثم Drive.
  7. انقر على متابعة.

  8. اختَر نطاق تجميد البيانات:

    • حسابات مُحدَّدة: أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر أو عناوين بريد إلكتروني لمجموعة.

    • وحدة تنظيمية: اختَر وحدة تنظيمية.

      ملاحظة: ننصحك بشدة بعدم اختيار الوحدة التنظيمية العليا. لن تتمكّن من حذف أي حسابات على Google Workspace من مؤسستك. مزيد من المعلومات

  9. اختَر ما إذا كنت تريد أن تشمل عملية تجميد البيانات عناصر في مساحات التخزين السحابي المشتركة، ثم انقر على متابعة.

  10. انقر على إنشاء.

تعديل عملية تجميد ملفات Drive وMeet و"مواقع Google"

يمكنك تغيير بعض معلّمات تجميد البيانات، ولكن لا يمكنك تغيير الخدمة (من Drive إلى خدمة أخرى) أو نوع النطاق (من الحسابات إلى وحدة تنظيمية على سبيل المثال).

  1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
  2. انقر على المسائل القانونية ثم المسألة القانونية التي تتضمن عملية تجميد البيانات.

  3. لتغيير الحسابات أو الوحدات التنظيمية التي تشملها عملية تجميد البيانات، اتّبِع الخطوات التالية:

    1. انقر على النطاق.

    2. يمكنك إضافة حسابات أو إزالتها أو تغيير الوحدة التنظيمية.

      ملاحظة: لا يمكنك إضافة حسابات إلى عملية تجميد بيانات تشمل وحدة تنظيمية، ولا يمكنك إضافة وحدات تنظيمية إلى عملية تجميد بيانات تشمل حسابات مُحدَّدة.

      إذا أزلت جميع الحسابات، سيُطلَب منك حذف عملية تجميد البيانات.

    3. انقر على متابعة.

  4. لتغيير ما إذا كانت عملية تجميد البيانات تسري على مساحات التخزين السحابي المشتركة، انقر على النطاق ثم تضمين العناصر المتوفِّرة في مساحات التخزين السحابي المشتركة.

  5. انقر على حفظ.