Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar conservaciones para preservar elementos en Drive de forma indefinida y cumplir con las obligaciones legales o de preservación. Puedes aplicar una conservación a cuentas individuales o a todas las cuentas de una unidad organizativa y, de manera opcional, incluir unidades compartidas. Las grabaciones de Google Meet y los registros asociados se incluyen en las conservaciones de Drive, al igual que los sitios creados en la nueva versión de Google Sites. Las conservaciones anulan las reglas de retención, por lo que los datos conservados están protegidos de las reglas normales de administración de datos que, de lo contrario, podrían borrarlos.
Información importante sobre Drive y las conservaciones
Antes de configurar conservaciones, te recomendamos que leas Cómo comenzar a usar las conservaciones en Google Vault y revises los Tipos de datos compatibles con Drive, Meet y Sites.
Qué datos se pueden conservar
Se incluyen los siguientes elementos:
- La mayoría de los archivos de las unidades de los usuarios y de las unidades compartidas. Una conservación en Drive se aplica a los elementos que son propiedad de los usuarios o las organizaciones cubiertos por la conservación y a la mayoría de los elementos que se comparten directamente con ellos.
- Las unidades compartidas de un usuario están sujetas a conservación solo si está marcada la casilla Incluir unidades compartidas.
No se incluyen los siguientes elementos:
- Carpetas y accesos directos de Drive
- Archivos vinculados
- Archivos externos compartidos con tus usuarios
- Sitios creados en la versión clásica de Sites
- Archivos que se comparten con un usuario y, luego, se deja de compartir
- Archivos compartidos con el usuario a través de un alias o la pertenencia a un grupo de Google (no directamente con su cuenta)
- Archivos que un usuario que no está afectado por una conservación quitó de una unidad compartida
Para obtener más detalles, consulta Servicios y tipos de datos compatibles (secciones de Drive, Meet y Sites).
Los elementos borrados que están afectados por una conservación siempre son visibles en Vault, pero no para los usuarios
Cuando un usuario o una regla de retención borra un archivo que está afectado por una conservación, el usuario ya no puede acceder a él, pero no se borra. Como administrador de Vault con los privilegios adecuados, puedes buscar, obtener una vista previa y exportar el archivo con Vault.
¿Cómo afecta una unidad compartida a una conservación?
Los archivos de una unidad compartida no se conservan si ocurre lo siguiente:
-
Un miembro de la unidad compartida
- mueve un archivo fuera de una unidad compartida y ese miembro no está afectado por una conservación.
- quita de la unidad compartida a un miembro que está afectado por una conservación y no hay otros miembros de la unidad compartida afectados por una conservación.
- Ningún miembro de la unidad compartida está afectado por una conservación.
Los archivos de una subcarpeta de una unidad compartida no se conservan si un administrador de la unidad compartida limita el acceso a la subcarpeta de modo que el usuario afectado por una conservación no tenga acceso a ella.
Cuando se borra una unidad compartida, los archivos de la unidad compartida borrada están sujetos a las siguientes situaciones de conservación:
-
Si un usuario es miembro directo de la unidad compartida borrada (no es miembro a través de un Grupo de Google) y está afectado por una conservación, los archivos de la unidad compartida se conservan hasta que se quite la conservación. Después de que se quite la conservación del usuario, y si los archivos no están sujetos a otra conservación o regla de retención, se borran.
-
Si un usuario no es miembro de la unidad compartida borrada, pero tiene acceso directo a un archivo de la unidad compartida (no como miembro de un Grupo de Google ni a través de un alias) y está afectado por una conservación, solo se conservará ese archivo hasta que se quite la conservación del usuario. Los archivos que no coincidan con una regla de retención o conservación se borrarán.
Cómo aplicar una conservación a archivos de Drive, Meet y Sites
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos.
- Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
- Haz clic en Crear.
- Ingresa un nombre para el asunto y, de manera opcional, una descripción.
- Haz clic en Crear.
- Haz clic en Conservaciones
Crear. - Ingresa un nombre único para la conservación.
- Haz clic en Elegir servicio Drive.
- Haz clic en Continuar.
Selecciona el alcance de la conservación:
- Cuentas específicas: Ingresa una o más direcciones de correo electrónico de cuentas o grupos.
Unidad organizativa: Selecciona una unidad organizativa.
Nota: Te recomendamos que no selecciones la unidad organizativa superior. No podrás borrar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización. Más información
Elige si quieres que la conservación incluya elementos de unidades compartidas y luego, haz clic en Continuar.
Haz clic en Crear.
Cómo editar una conservación en archivos de Drive, Meet y Sites
Puedes cambiar algunos parámetros de conservación, pero no puedes cambiar el servicio (de Drive a otro servicio) ni el tipo de alcance (como cuentas a una unidad organizativa).
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Asuntos y, luego, en el asunto que contiene la conservación.
Para cambiar las cuentas o las unidades organizativas que están cubiertas por la conservación, haz lo siguiente:
- Haz clic en Alcance.
Agrega o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.
Nota: No puedes agregar cuentas a una conservación que cubre una unidad organizativa, ni puedes agregar unidades organizativas a una conservación que cubre cuentas específicas.
Si quitas todas las cuentas, se te solicitará que borres la conservación.
Haz clic en Continuar.
Para cambiar si la conservación se aplica a las unidades compartidas, haz clic en Alcance
Incluir elementos de unidades compartidas.Haz clic en Guardar.