Applica una conservazione ai messaggi dell'app Gemini

Nell'ambito dei tuoi progetti eDiscovery con i dati di Google Workspace, puoi utilizzare l'archiviazione a fini legali per conservare i messaggi dell'app Gemini a tempo indeterminato, al fine di rispettare le obbligazioni di legge o di conservazione. L'archiviazione a fini legali può essere applicata a singoli account oppure a tutti gli account di un'unità organizzativa. Poiché l'archiviazione a fini legali ha la precedenza sulle regole di conservazione, i messaggi Gemini soggetti a tali regole sono protetti dall'eliminazione definitiva eventualmente prevista dalle normali regole di governance dei dati.

Se l'amministratore di Google Workspace rimuove la licenza di un utente che supporta Vault, i messaggi Gemini di questo utente soggetti all'archiviazione a fini legali non saranno più protetti dall'eliminazione. I messaggi contrassegnati per l'eliminazione potranno essere eliminati immediatamente in modo definitivo, senza possibilità di ripristino. Scopri di più sulla conservazione dei dati degli utenti.

Informazioni importanti sull'archiviazione a fini legali nell'app Gemini

Prima di impostare l'archiviazione a fini legali, ti consigliamo vivamente di leggere la guida Guida introduttiva all'archiviazione a fini legali in Google Vault e di consultare la sezione Messaggi dell'app Gemini supportati in Vault.

Come vengono archiviati a fini legali i dati

  • Impostazioni di amministrazione: puoi utilizzare l'impostazione Cronologia delle conversazioni con Gemini nella Console di amministrazione per decidere se le conversazioni dell'app Gemini vengono salvate e per quanto tempo, prima che vengano eliminate automaticamente. Indipendentemente da come vengono salvate le conversazioni, gli amministratori possono conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare le conversazioni dell'app Gemini con Vault. Per maggiori dettagli sulla gestione della cronologia delle conversazioni con Gemini, vai a Gestire la cronologia delle conversazioni con Gemini.
  • Impostazioni utente: indipendentemente dal fatto che l'azione o l'impostazione di un utente causi l'eliminazione delle conversazioni dell'app Gemini, gli amministratori possono conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare le conversazioni dell'app Gemini con Vault. Per maggiori dettagli sulla gestione dell'attività delle app Gemini, vai a Gestire l'attività delle app Gemini.
  • Regole di conservazione e archiviazioni a fini legali di Vault: puoi impostare regole di conservazione personalizzate o predefinite per conservare le conversazioni dell'app Gemini (comprese le risposte ai prompt degli utenti e dell'app Gemini) per periodi specifici o a tempo indeterminato. Puoi anche impostare un'archiviazione a fini legali sui dati dell'utente.

    Se attive, le regole di conservazione e le archiviazioni a fini legali di Vault hanno la precedenza sulle impostazioni della Console di amministrazione (ad esempio l'impostazione Cronologia delle conversazioni con Gemini) o sulle impostazioni utente. Qualsiasi impostazione della Console di amministrazione o impostazione utente nasconderà le conversazioni dalla visualizzazione degli utenti solo se è in vigore una regola di conservazione o un'archiviazione a fini legali.

I messaggi eliminati soggetti ad archiviazione a fini legali sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti

Quando i messaggi dell'app Gemini soggetti ad archiviazione a fini legali vengono eliminati da un utente o da un'impostazione della cronologia di amministrazione, l'utente non può più accedere ai messaggi, ma questi non vengono eliminati definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con i privilegi appropriati, puoi comunque cercare ed esportare i messaggi.

Applicare un'archiviazione a fini legali ai messaggi dell'app Gemini

  1. Accedi a vault.google.com.

  2. Se hai creato una pratica, fai clic su Pratiche e poi la tua pratica.

    In caso contrario, puoi crearne una. Per ulteriori dettagli, vedi Creare e gestire pratiche.

  3. Fai clic su Archiviazione a fini legali e poi Crea e inserisci un nome univoco per la regola di archiviazione a fini legali.

  4. Fai clic su Scegli servizio e poi App Gemini e poi Continua.

  5. Seleziona l'ambito dell'archiviazione a fini legali:

  6. Fai clic su Crea.

Modificare un'archiviazione a fini legali

Puoi modificare alcuni parametri dell'archiviazione a fini legali, ma non puoi cambiare il servizio o il tipo di ambito. Ad esempio, non puoi sostituire l'app Gemini con un altro servizio, né sostituire un account con un'unità organizzativa.

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche e poi la pratica che contiene la regola di archiviazione a fini legali.
  3. Fai clic su Archiviazione a fini legali e poi il nome della regola di archiviazione a fini legali.
  4. Fai clic su Ambito, quindi aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.
  5. Fai clic su Salva.

Eliminare un'archiviazione a fini legali

Importante: quando elimini una regola di un'archiviazione a fini legali, vengono immediatamente applicati i criteri di conservazione normali. Al ciclo di eliminazione successivo, Vault elimina i contenuti che hanno superato la data di scadenza della regola di conservazione applicata.

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche e poi la pratica che contiene la regola di archiviazione a fini legali.
  3. Fai clic su Archiviazione a fini legali.
  4. Posiziona il puntatore del mouse sul nome della regola di archiviazione a fini legali e fai clic su Elimina e poi Elimina.