Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare l'archiviazione a fini legali per conservare i messaggi dell'app Gemini a tempo indeterminato, al fine di rispettare le obbligazioni di legge o di conservazione. Puoi applicare un blocco ad account individuali o a tutti gli account di un'unità organizzativa. Le conservazioni hanno la priorità sulle regole di conservazione; pertanto, i messaggi di Gemini sottoposti a conservazione sono protetti contro le normali regole di governance dei dati che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.
Se l'amministratore di Google Workspace rimuove la licenza di un utente che supporta Vault, i messaggi Gemini di questo utente soggetti all'archiviazione a fini legali non saranno più protetti dall'eliminazione. I messaggi contrassegnati per l'eliminazione potranno essere eliminati immediatamente in modo definitivo, senza possibilità di ripristino. Scopri di più su come conservare i dati degli utenti.
Informazioni importanti sulle conservazioni dell'app Gemini
Prima di impostare i blocchi, ti consigliamo vivamente di leggere Guida introduttiva ai blocchi di Google Vault e di consultare la sezione Messaggi delle app Gemini supportati in Vault.
Come vengono bloccati i dati
- Impostazioni amministratore: puoi utilizzare l'impostazione Cronologia delle conversazioni con Gemini nella Console di amministrazione per decidere se le conversazioni con l'app Gemini vengono salvate e per quanto tempo prima che vengano eliminate automaticamente. Indipendentemente da come vengono salvate le conversazioni, gli amministratori possono conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare le conversazioni con l'app Gemini con Vault. Per maggiori dettagli sulla gestione della cronologia delle conversazioni con Gemini, vai a Gestisci la cronologia delle conversazioni con Gemini.
- Impostazioni utente: indipendentemente dal fatto che l'azione o l'impostazione di un utente causi l'eliminazione delle conversazioni con l'app Gemini, gli amministratori possono conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare le conversazioni con l'app Gemini con Vault. Per maggiori dettagli sulla gestione dell'Attività delle app Gemini, vai a Gestisci l'Attività delle app Gemini.
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Regole di conservazione e archiviazioni a fini legali di Vault: puoi impostare regole di conservazione personalizzate o predefinite per conservare le conversazioni dell'app Gemini (comprese le risposte dell'app Gemini e i prompt degli utenti) per periodi specifici o a tempo indeterminato. Puoi anche impostare un'archiviazione a fini legali per i dati dell'utente.
Se attive, le regole di conservazione e le archiviazioni a fini legali di Vault hanno la precedenza sulle impostazioni della Console di amministrazione (come l'impostazione della cronologia delle conversazioni con Gemini) o sulle impostazioni utente. Qualsiasi impostazione della Console di amministrazione o dell'utente nasconderà le conversazioni alla vista degli utenti solo se è presente una regola di conservazione o un'archiviazione a fini legali.
I messaggi eliminati soggetti a blocco sono sempre visibili in Vault, ma non sono visibili agli utenti
Quando i messaggi delle app Gemini soggetti ad archiviazione a fini legali vengono eliminati da un utente o da un'impostazione della cronologia dell'amministratore, l'utente non può più accedervi, ma i messaggi non vengono eliminati definitivamente. In qualità di amministratore di Vault con i privilegi appropriati, puoi comunque cercare ed esportare i messaggi.
Applica una conservazione ai messaggi dell'app Gemini
- Accedi a vault.google.com.
Se hai creato una pratica, fai clic su Pratiche
seleziona la pratica.In caso contrario, puoi crearne una. Per ulteriori dettagli, vedi Creare e gestire pratiche.
Fai clic su Archiviazioni a fini legali
Crea e inserisci un nome univoco per la regola di archiviazione a fini legali.Fai clic su Scegli servizio
App Gemini
Continua.Seleziona l'ambito del blocco:
- Account specifici: inserisci gli indirizzi email di uno o più account o email di gruppo.
Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.
Importante: è consigliabile evitare di selezionare l'unità organizzativa di primo livello, perché in tal caso non potrai eliminare alcun account di Google Workspace dalla tua organizzazione. Per ulteriori dettagli, vedi Perché non dovrei applicare una regola di archiviazione a fini legali all'unità organizzativa di primo livello?
Fai clic su Crea.
Modifica un'archiviazione a fini legali
Puoi modificare alcuni parametri dell'archiviazione a fini legali, ma non puoi cambiare il servizio o il tipo di ambito. Ad esempio, non puoi sostituire l'app Gemini con un altro servizio, né sostituire un account con un'unità organizzativa.
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche seleziona la pratica che contiene la regola di archiviazione a fini legali.
- Fai clic su Archiviazioni a fini legali seleziona il nome della regola di archiviazione a fini legali.
- Fai clic su Ambito, quindi aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.
- Fai clic su Salva.
Elimina un'archiviazione a fini legali
Importante: quando elimini una regola di un'archiviazione a fini legali, vengono immediatamente applicati i criteri di conservazione normali. Al ciclo di eliminazione successivo, Vault elimina i contenuti che hanno superato la data di scadenza della regola di conservazione applicata.
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche seleziona la pratica che contiene la regola di archiviazione a fini legali.
- Fai clic su Blocchi.
- Posiziona il puntatore del mouse sul nome della regola di archiviazione a fini legali e fai clic su Elimina Elimina.